إدارة المشاركات والواردات عبر الروابط الذكية

Use Case: إدارة المشاركات والواردات عبر الروابط الذكية (Smart Document Link Interaction)

المشاركون:

• الجهة المرسلة (الداخلية): موظف أو إدارة داخل الشركة تستخدم نظام "مستند".
• الجهة المستقبلة (الخارجية): عميل، مورد، أو جهة خارجية لا تملك حسابًا داخل النظام.

الهدف العام:

تمكين التواصل الآمن والتفاعلي بين الجهة الداخلية والخارجية من خلال رابط ذكي واحد،

يسمح بالاطلاع والتوقيع والرد ورفع المرفقات، مع تسجيل كل تفاعل رسميًا كـ “وارد” في النظام.

السيناريو الأساسي:

1. إنشاء المستند الداخلي:

   الموظف داخل النظام يقوم بإنشاء مستند جديد (عقد، عرض، تعميم، طلب اعتماد...).

2. إرسال المشاركة:

   من داخل النظام، يختار “مشاركة مع جهة خارجية”.

   النظام ينشئ رابطًا ذكيًا (Smart Link) يحتوي:

   • صلاحيات مخصصة (عرض فقط / توقيع / رفع مرفقات / تعليق).
   • مدة صلاحية للرابط.
   • هوية الجهة المستقبلة (بريد إلكتروني / اسم / جهة).

3. استلام الجهة الخارجية:

   الجهة تتلقى الرابط عبر البريد الإلكتروني أو الرسالة الرسمية.

   بالضغط على الرابط، تُفتح واجهة آمنة تعرض المستند.

   من خلالها يمكنهم:

   • عرض المستند بكامل تفاصيله.
   • توقيعه إلكترونيًا أو ختمه.
   • رفع مرفقات (مثل رد رسمي أو نسخة معدّلة).
   • كتابة ملاحظات أو تعليقات رسمية.

4. توليد وارد ذكي تلقائيًا:

   بمجرد أن تقوم الجهة الخارجية بأي إجراء (توقيع، رفع مرفق، أو رد):

   • النظام يُنشئ واردًا جديدًا تلقائيًا مرتبطًا بنفس المستند الأصلي.
   • يتم ترقيم الوارد وإضافته إلى “سجل المراسلات الواردة”.
   • يُربط مع المرسل الأصلي (العقد أو الخطاب).
   • يتم تنبيه الجهة الداخلية بوجود وارد جديد ورد عبر الرابط.

5. معالجة الوارد داخليًا:

   الجهة الداخلية تفتح الوارد داخل النظام،

   وتقدر:

   • تراجع الرد أو المرفق الجديد.
   • ترفعه لمسؤول آخر عبر Workflow (في Enterprise).
   • أو ترسل ردًا جديدًا بنفس الطريقة (يُسجَّل كصادر).

6. إغلاق الحلقة التفاعلية:

   تنتهي الدورة عند اعتماد الوثيقة أو اكتمال الردود.

   النظام يحتفظ بسجل كامل يوضح:

   • من أرسل.
   • من استقبل.
   • متى فُتح الرابط.
   • متى وُقّع أو رُفع المرفق.
   • ما هو الرد المرسل.
   • كل ذلك في Log رسمي قابل للتدقيق.

السيناريوهات البديلة:

• Expired Link:

  إذا انتهت صلاحية الرابط قبل الرد، يتم إشعار الجهة الداخلية لتجديده.

• Multiple Parties:

  يمكن مشاركة نفس المستند مع أكثر من جهة، ويُسجَّل لكل جهة وارد منفصل عند الرد.

• No Action:

  إذا لم تتفاعل الجهة الخارجية، يُظهر النظام تنبيه “لم يتم الرد على المشاركة بعد”.

النتائج:

• الجهة الداخلية لا تحتاج بوابة خارجية أو مراسلات يدوية.
• الجهة الخارجية لا تحتاج تسجيل دخول أو حساب.
• كل رد أو إجراء من الخارج يُحوّل تلقائيًا إلى وارد رسمي داخل النظام.
• تتكوّن سلسلة وثائق مترابطة (صادر ↔ وارد ↔ اعتماد).