تعلّم مستند خطوة بخطوة
لكل ميزة شرح مصور مع فيديو، مرتب حسب موديولات النظام. ابحث عن سؤالك أو تصفح الموديول كاملاً.
دليل مستند الشامل: جولة كاملة في نظام إدارة المستندات الذكي
جولة شاملة في مستند، نظام إدارة المستندات الذكي: من إنشاء الحساب والهيكل التنظيمي إلى المجلدات والتوقيع وسير العمل والمراسلات والتقارير والأرشفة.
تصفح حسب الموديول
كل موديول في مستند له مقالاته المرتبة بترتيب الاستخدام.
كل المقالات
كل مقالات مركز التعلم في صفحة واحدة، مجمّعة حسب الموديول وبترتيب الاستخدام.
البداية
تبدأ رحلتك بإنشاء حساب منشأتك. تتحقق من بريدك الإلكتروني ورقم جوالك، وتعرّف النظام بنفسك وبشركتك وقطاعها وحجمها، ثم تختار أهدافك وقالب الهيكل التنظيمي المناسب لقطاعك وهيكل المجلدات الأولي. بعد مراجعة الطلب وقبوله تسجّل دخولك، وتختار منشأتك، وتمر بجولة تعريفية وخطوات «ابدأ الآن» لتجهيز المنشأة.
سند – المساعد الذكي
«سند» مساعدك الذكي داخل مستند. تكتب له طلبك بلهجتك، مثل أن يبحث عن مستند معين ويلخصه، فيبحث ويسألك للتوضيح إذا احتاج، ثم يعطيك الملخص بأهم النقاط. وينفذ أوامر أيضاً، مثل إنشاء مجلد، مع إمكانية التراجع. محادثاتك السابقة محفوظة، ويمكنك بدء محادثة جديدة لكل موضوع.
لوحة التحكم
أول ما يستقبلك بعد الدخول لوحة التحكم. تعرض بطاقات «بانتظارك اليوم» لكل نوع من العمل: مراسلات واعتمادات وتوقيعات ومهام وتعاميم، مع عدد المتأخر من كل نوع. وتحتها أجندة الإجراءات لأسبوعك يوماً بيوم، ونشاط المستندات، و«سير عملي»، و«توصيات سند»، و«تحتاج انتباهك»، و«نشاط فريقي».
المستخدمين والأدوار
قبل أن ترفع أي مستند، تبني هيكلك الإداري كما هو على أرض الواقع. تنشئ الأقسام والفرق، وتحدد المدراء والقادة والأعضاء، وترى ذلك كله في مخطط تنظيمي تفاعلي. ثم تدير المستخدمين: تدعوهم فرادى أو دفعة واحدة، وتسند لكل منهم دوراً ومنصباً في الهيكل.
المجلدات والمستندات
المجلدات في مستند ثلاث مساحات: «المساحة الشخصية»، ومجلدات «الهيكل التنظيمي» لكل إدارة، و«مشارك معي». عند إنشاء مجلد تحدد اسمه ووصفه ودرجة سريته ولونه وأيقونته، وتعرض محتواه بطاقات أو قائمة أو جدولاً أو شجرة. وداخل المجلد تنفذ إجراءات جماعية على عدة ملفات، وتحاور الذكاء الاصطناعي عن كل ملفات المجلد.
صفحة المستند
صفحة المستند هي قلب النظام. في وسطها العارض، وفي أعلاها شريط الإجراءات: تحميل، وطباعة، ومشاركة، وتحليل، وترجمة، وتوقيع، وسير عمل، وغيرها. وعلى جانبها لوحة بتبويبات: التفاصيل، والبيانات الوصفية، والوكيل الذكي، والإصدارات، والتعليقات، والمحادثة.
البحث المتقدم
البحث في مستند لا يقتصر على أسماء الملفات. «البحث النصي» يبحث داخل المحتوى، حتى في الملفات الممسوحة ضوئياً، ويظلل المطابقات في الصفحات، ويتيح تضييق النتائج بالفلاتر وحفظ البحث للعودة إليه. و«البحث الوصفي» يتيح لك أن تصف المستند الذي في بالك بلغتك الطبيعية، فيرتب الذكاء الاصطناعي النتائج بنسبة التطابق ويشرح سببها. وهناك بحث بالقيم المستخرجة من نماذج البيانات الوصفية.
المهام والمعاملات
للإجراءات المتكررة تبني نماذج سير عمل بخطوات واضحة. لكل خطوة نوع عملية، مثل المراجعة أو الاعتماد أو التوقيع أو الختم أو الإنشاء، ولكل خطوة مسؤول ومهلة وتعليمات، ومسار عند القبول وآخر عند الرفض. بعدها تبدأ المعاملة من أي نموذج، وتتابع تقدمها خطوة بخطوة في مخطط المسار، وترى المتأخر منها وملفاتها وسجلها.
المراسلات الإدارية
موديول المراسلات الإدارية يدير الصادر والوارد بشكل رسمي. في أعلاه مؤشرات للإجمالي والوارد والصادر والمسودات والمرسلة وما يتطلب رداً، وتحته جدول بفلاتر متقدمة وإمكانية التجميع حسب المحادثة.
التقويم
يجمع التقويم كل ما له موعد: المهام والتعاميم والتذكيرات وانتهاء المستندات والمراسلات والدعوات. تعرضه بالميلادي أو الهجري أو بالاثنين معاً، وتبدّل بين عرض الشهر والأسبوع واليوم والقائمة والجدول الزمني، وتخفي أي نوع من الأحداث أو تظهره. ومن لوحة اليوم تنفذ إجراءات سريعة، مثل تحديد تذكير كمكتمل.
التعاميم
التعاميم وسيلة إيصال القرارات والسياسات إلى المنشأة كلها أو إلى وحدات ومناصب محددة. عند الإنشاء تحدد نوع الإجراء المطلوب: للعلم، أو للإقرار، أو للتوقيع، وترفق المستندات، وتضبط إعدادات مثل السماح بالتعليقات والإشعار بالبريد وإعادة الإرسال التلقائي، ثم تنشر. وبعد النشر ترى من اطّلع ومن أقرّ ومن لم يفعل، وترسل تذكيراً لمستلم محدد أو للمتأخرين جميعاً.
جهات الاتصال الخارجية
تحتفظ في مستند بدليل للعملاء والموردين والجهات التي تتعامل معها: بياناتها الأساسية ومعلومات الاتصال والعمل والأشخاص الرئيسيين والعناوين، مع تنظيمها حسب القطاع. ولكل جهة ملف يجمع المستندات والمجلدات المرتبطة بها. ومن هذا الدليل تختار الجهة عند المشاركة الخارجية أو عند إنشاء مراسلة.
التقارير
مركز التقارير يجمع تقارير النظام حسب الأقسام: المستندات والمجلدات، والمراسلات، والمهام، والمعاملات، والتعاميم، والمستخدمين. ولوحة التحليلات تعرض أبرز الرسوم البيانية في شاشة واحدة. وفي صفحة كل تقرير تصفّي البيانات فتتحدث المؤشرات والرسوم مباشرة، وتصدّرها إلى Excel أو CSV أو PDF، أو تجدولها لتتولد وتُحفظ في مجلد تختاره بشكل دوري مع إشعار.
الأرشيف
الأرشيف الرقمي يحفظ المستندات والمجلدات المؤرشفة مع تاريخ الأرشفة ومن أرشفها وسببها، ومنه تستعيد أي عنصر إلى مجلده بعد كتابة سبب الاستعادة. وسلة المحذوفات تحفظ ما حُذف مع تاريخ حذفه ومجلده الأصلي، فتستعيده أو تحذفه نهائياً، فرادى أو دفعة واحدة. ويكتمل هذا الموديول بسياسة «الأرشفة التلقائية» في الإعدادات.
التكاملات
يتكامل مستند مع Google Drive وOneDrive لاستيراد الملفات، ومع تقويم Google وOutlook لمزامنة المواعيد. وتعرض صفحة التكاملات أيضاً تكاملات متاحة عبر REST API وWebhooks مع أنظمة مثل تخطيط الموارد وإدارة العملاء، ويوصلك زر «استعرض إمكانية الربط» بفريق مستند لتفعيلها. وللربط البرمجي المباشر توجد صفحة «تكامل API» في الإعدادات.
الإعدادات
من الإعدادات تتحكم في كل ما يخص منشأتك. تضبط بياناتها، وتنسيق التاريخ والوقت بالهجري والميلادي، والمظهر والهوية بألوانك وشعارك، وهوية البريد الذي تخرج منه الإشعارات. وتضبط سلوك الذكاء الاصطناعي في التحليل وتصنيف السرية، وقاموس مصطلحات الترجمة، ومكتبة نماذج البيانات الوصفية، والأختام الرسمية.
مقالات مقترحة للبداية
الصفحات التي يبدأ منها أغلب المستخدمين.
2:15إنشاء حساب جديد في مستند: من البريد إلى تجهيز منشأتك
خطوات إنشاء حساب منشأتك في مستند: التحقق من البريد والجوال، وبيانات الشركة والقطاع، واختيار قالب الهيكل التنظيمي، ودعوة الفريق، ثم مراجعة الطلب.
1:57لوحة التحكم في مستند: كل ما ينتظرك في شاشة واحدة
تعرّف على لوحة التحكم في مستند: بطاقات «بانتظارك اليوم»، وأجندة الإجراءات، وسير العمل، وتوصيات سند، ونشاط الفريق، وكيف ترتّب يومك منها.
0:47سند – المساعد الذكي في مستند: اطلب بلغتك ودعه ينفّذ
سند هو المساعد الذكي في مستند: تكتب طلبك بلهجتك فيبحث في مستنداتك ويلخصها ويسألك للتوضيح، وينفّذ أوامر مثل إنشاء مجلد مع إمكانية التراجع.
1:26المجلدات في مستند: نظّم مستندات منشأتك من اليوم الأول
تعرّف على صفحة المجلدات في مستند: المساحة الشخصية ومجلدات الهيكل التنظيمي والمشارك معك، وإنشاء مجلد بدرجة سرية ولون وأيقونة، وطرق العرض وإجراءات المجلد.
0:41المعاملات في مستند: تابع كل مسارات العمل من شاشة واحدة
تعرّف على صفحة المعاملات في مستند: عرض كل مسارات العمل برقمها وحالتها وأولويتها ونسبة تقدمها، وتصفيتها بالنطاق والفلاتر، وتصديرها، وبدء سير عمل جديد.
0:50المراسلات الإدارية في مستند: الصادر والوارد في سجل واحد منظم
المراسلات الإدارية في مستند تجمع الصادر والوارد في سجل واحد بمؤشرات سريعة وجدول برقم مرجعي، مع فلاتر للاتجاه والحالة والسرية وتجميع الردود حسب المحادثة.