حالات المستندات في إدارة المجلدات والمستندات

تُستخدم حالات المستند داخل إدارة المجلدات والمستندات لتنظيم مسار المستند عمليًا منذ إنشائه وحتى اعتماده أو إغلاقه. الهدف من هذه الحالات هو إعطاء صورة واضحة عن وضع المستند الحالي، وتحديد الإجراء المطلوب عليه، ومن المسؤول عنه، بدون الحاجة للتواصل أو المتابعة اليدوية. كل حالة تعبّر عن مرحلة تشغيلية مختلفة، وتؤثر مباشرة على إمكانية التعديل، الإرسال، أو الاعتماد.

تبدأ دورة المستند بحالة مسودة. تعني أن المستند لا يزال تحت الإعداد أو التعديل ولم يتم اعتماده أو إرساله لأي طرف. في هذه الحالة يمكن تعديل المحتوى بحرية، إضافة المرفقات، أو حفظ المستند مؤقتًا إلى حين اكتماله. هذه الحالة لا يترتب عليها أي إجراء رسمي.

بعد اكتمال المحتوى مبدئيًا، يمكن نقل المستند إلى حالة قيد المراجعة. تُستخدم هذه الحالة عندما يكون المستند جاهزًا للمراجعة الداخلية فقط، سواء من مدير، قسم قانوني، أو جهة مختصة داخل المنشأة. الهدف منها التأكد من صحة المحتوى قبل الانتقال لأي مرحلة اعتماد. أي تعديل على المستند في هذه المرحلة يعيده إلى مسودة لضمان أن النسخة النهائية تمت مراجعتها فعليًا.

عند الانتهاء من المراجعة واعتماد المحتوى، ينتقل المستند إلى حالة في انتظار التوقيع. هذه الحالة مخصصة للمستندات التي تتطلب توقيعًا رسميًا من طرف واحد أو عدة أطراف. في هذه المرحلة لا يُفترض تعديل المستند، بل يقتصر الإجراء المطلوب على التوقيع فقط، مثل العقود، التفويضات، أو الاتفاقيات.

في حال كان المستند لا يتطلب توقيعًا قانونيًا، وإنما يحتاج اعتمادًا إداريًا فقط، يتم استخدام حالة في انتظار الموافقة. تُستخدم هذه الحالة للطلبات الداخلية، السياسات، أو المستندات التي تحتاج موافقة مسؤول أو إدارة معينة داخل النظام دون توقيع رسمي.

بعد إتمام جميع التوقيعات أو الموافقات المطلوبة، ينتقل المستند إلى حالة تمت الموافقة. هذه الحالة تعني أن المستند أصبح معتمدًا ورسميًا ويمكن الاعتماد عليه تشغيليًا أو قانونيًا. في هذه المرحلة يُحفظ المستند ضمن الأرشيف الرسمي مع سجل كامل للإجراءات التي تمت عليه.

إذا تم رفض المستند من أحد الأطراف، يتم تحويله إلى حالة مرفوض. تعني هذه الحالة أن المستند لم يتم اعتماده بسبب ملاحظة أو اعتراض، ولا يمكن استخدامه في هذه الحالة. غالبًا ما يُعاد إلى مسودة لإجراء التعديلات أو يتم إنهاؤه حسب الإجراء المتبع.

تُستخدم حالة ملغي عندما يتم إيقاف المستند إداريًا دون ارتباط برفض المحتوى، مثل إلغاء طلب، استبدال مستند بآخر، أو عدم الحاجة له قبل اكتمال اعتماده. يبقى المستند محفوظًا لأغراض التتبع دون أي أثر تشغيلي.

وأخيرًا، حالة منتهي الصلاحية تُستخدم للمستندات التي كانت معتمدة ولكن انتهت مدة سريانها. هذه الحالة تمنع الاعتماد على مستندات غير صالحة، وتساعد في متابعة التجديد أو اتخاذ الإجراء المناسب في الوقت الصحيح.

بهذا الشكل، تضمن حالات المستند داخل إدارة المجلدات والمستندات وضوح الحالة الحالية لكل مستند، وتسهّل على الفرق معرفة ما يجب فعله دون تعقيد أو لبس.