ترجمة المستندات في مستند: نسخة مترجمة بنفس التنسيق

ميزة «ترجمة» في مستند تنشئ من أي مستند نسخة مترجمة إلى اللغة التي تختارها، مع الحفاظ على تنسيق الصفحة الأصلي. يكتشف النظام لغة المصدر تلقائياً، ويطبق قاموس المصطلحات الحكومية السعودية لدقة المصطلحات، ويحفظ الترجمة مستنداً مستقلاً في المجلد نفسه دون أن يغيّر الأصل. تفيد الميزة كل منشأة تتعامل مع شركاء أو موظفين أو جهات بلغات مختلفة.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في أقل من دقيقة رحلة الترجمة كاملة: من الضغط على «ترجمة» إلى فتح النسخة المترجمة داخل المجلد.

لماذا هذه الميزة؟

ترجمة المستندات الرسمية في كثير من المنشآت عملية بطيئة. يُنسخ النص إلى أداة ترجمة خارجية، ثم يُعاد ترتيب الجداول والعناوين يدوياً، ثم يُحفظ الملف في مكان ما قد لا يعرفه بقية الفريق. وفي كل مرة تخرج فيها الوثيقة من النظام تزداد احتمالات تسرب المعلومات، وتختلف المصطلحات من مترجم إلى آخر.

ميزة الترجمة في مستند تختصر هذه الخطوات في إجراء واحد داخل النظام. فالترجمة تحافظ على التنسيق، وتعتمد قاموس مصطلحات موحداً، وتحفظ النتيجة مستنداً مستقلاً بجانب الأصل.

القيمة للمنشأة: اتساق في المصطلحات، وبقاء المستندات داخل النظام. والقيمة للفرد: وقت أقل وجهد أقل في التنسيق.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية افتح «المجلدات والمستندات».
2. افتح المجلد ثم المستند المطلوب.
3. من شريط الإجراءات أعلى الصفحة اضغط «ترجمة».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/file/<معرّف المستند>

يمكنك أيضاً ترجمة إصدار سابق محدد من المستند من قائمة الإصدار في تبويب «الإصدارات». راجع دليل الإصدارات وسجل العمليات.

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: اضغط «ترجمة» من شريط الإجراءات

افتح المستند الذي تريد ترجمته. في شريط الإجراءات أعلى الصفحة ستجد أزراراً مثل «تحميل» و«مشاركة» و«تحليل بالذكاء الاصطناعي» و«ترجمة». اضغط «ترجمة» لتفتح نافذة إعداد الترجمة.

وجود الترجمة في شريط الإجراءات يعني أنها متاحة من صفحة المستند مباشرة، دون الحاجة إلى تحميل الملف أو نقله إلى أي مكان آخر.

الخطوة 2: اختر اللغة المستهدفة

في نافذة الترجمة، يكتشف النظام لغة المصدر تلقائياً، فلا تحتاج إلى تحديدها. مهمتك فقط اختيار اللغة المستهدفة من القائمة المنسدلة، مثل «الإنجليزية». القائمة تضم عشرات اللغات، ويمكنك التمرير فيها لاختيار ما تحتاج.

ثم اضغط زر «ترجمة» لبدء العملية، أو «إلغاء» للتراجع.

الخطوة 3: اعرف ما تفعله الترجمة بالتنسيق والمصطلحات

توضح النافذة أن الترجمة تحافظ على تنسيق الصفحة الأصلي، وتطبق قاموس المصطلحات الحكومية السعودية لدقة المصطلحات.

هذان الأمران مهمان في المستندات الرسمية. فالحفاظ على التنسيق يعني أن الجداول والعناوين وترتيب الأقسام يبقى كما هو، فتصبح النسخة المترجمة جاهزة للاستخدام دون إعادة تنسيق. أما القاموس فيضمن أن مسميات الجهات والوظائف والإجراءات الرسمية تُترجم بصيغة ثابتة في كل مستندات المنشأة.

الخطوة 4: تابع التقدم من «وكيل الذكاء الاصطناعي»

بعد بدء الترجمة، تعمل العملية في الخلفية. تابع تقدمها من مؤشر «وكيل الذكاء الاصطناعي» أعلى الشاشة. اضغط عليه فتُفتح لوحة تعرض العمليات النشطة والمكتملة، ولكل عملية اسم المستند ونوعها ووقتها.

من هذه اللوحة يمكنك أيضاً فتح النتيجة، أو إزالة العملية من القائمة، أو استخدام «مسح المكتمل» لتنظيف القائمة من العمليات المنتهية.

العمل في الخلفية يعني أنك لست مضطراً للانتظار على الشاشة. يمكنك متابعة عملك ثم العودة إلى اللوحة لاحقاً.

الخطوة 5: افتح النسخة المترجمة

عند اكتمال الترجمة تظهر العملية في اللوحة بحالة «مكتمل». اضغط خيار فتح النسخة المترجمة للانتقال إليها مباشرة.

راجع النسخة المترجمة قبل إرسالها أو اعتمادها، خصوصاً في المستندات القانونية والمالية. فالترجمة الآلية تختصر الجهد الأكبر، لكن المراجعة البشرية تبقى ضرورية في الوثائق الحساسة.

الخطوة 6: افهم العلاقة بين النسخة المترجمة والأصل

النسخة المترجمة مستند مستقل داخل المجلد نفسه، بنفس تنسيق الأصل. أما المستند الأصلي فلا يتغير.

هذا يعني أن لكل نسخة حياتها الخاصة: يمكنك مشاركة النسخة المترجمة مع طرف خارجي، أو بدء سير عمل عليها، أو تعديلها، دون أن يتأثر الأصل. ويبقى الأصل مرجعاً ثابتاً تعود إليه عند الحاجة.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة العلاقات الدولية في جهة حكومية

الموقف: محضر اجتماع مع وفد أجنبي كُتب بالعربية، والمطلوب إرسال نسخة إنجليزية للوفد.

ما تفعله في مستند:

1. افتح المحضر واضغط «ترجمة».
2. اختر «الإنجليزية» واضغط «ترجمة».
3. تابع التقدم من «وكيل الذكاء الاصطناعي».
4. افتح النسخة المترجمة وراجع المسميات الرسمية.
5. شارك النسخة المترجمة مع الوفد عبر المشاركة الخارجية.

النتيجة: نسخة إنجليزية منسقة بمصطلحات رسمية موحدة، والمحضر العربي باقٍ كما هو.

سيناريو: إدارة المشتريات في شركة مقاولات

الموقف: عرض فني من مورد أجنبي وصل بالإنجليزية، ولجنة الترسية تحتاج نسخة عربية.

ما تفعله في مستند:

1. افتح العرض الفني، واضغط «ترجمة».
2. اختر «العربية» لغة مستهدفة.
3. افتح النسخة المترجمة بعد اكتمالها، وشاركها مع أعضاء اللجنة.

النتيجة: تقرأ اللجنة العرض بلغتها، مع بقاء النسخة الأصلية مرجعاً عند الحاجة إلى التدقيق.

سيناريو: الموارد البشرية في مستشفى

الموقف: دليل سياسات الموظفين بالعربية، والمستشفى يضم كوادر طبية من جنسيات متعددة.

ما تفعله في مستند:

1. افتح الدليل واضغط «ترجمة».
2. اختر «الإنجليزية» وابدأ الترجمة.
3. راجع النسخة المترجمة، ثم انشرها للموظفين.

النتيجة: وصول السياسات نفسها للجميع بلغة يفهمونها، بنفس التنسيق والترقيم.

سيناريو: شركة قانونية تراجع عقداً ثنائي اللغة

الموقف: عقد مع شريك أجنبي، ويحتاج المحامي إلى مقارنة سريعة بين الصيغتين.

ما تفعله في مستند:

1. افتح العقد الأصلي واضغط «ترجمة» إلى لغة الطرف الآخر.
2. افتح النسخة المترجمة واستخدمها مرجعاً أولياً للمقارنة.
3. استعن بخبرتك القانونية في مراجعة الصياغة النهائية.

النتيجة: مسودة ترجمة جاهزة تختصر وقت المقارنة، مع بقاء القرار القانوني بيد المختص.

علاقتها بالميزات الأخرى

• الترجمة في الإعدادات: يُضبط منها قاموس مصطلحات الترجمة الذي تعتمده الترجمة.
• الإصدارات وسجل العمليات: يمكن ترجمة إصدار سابق محدد من قائمة الإصدار.
• وكيل المستندات الذكي: يكتشف لغة المستند ضمن بيانات الملف، ويعمل مع الترجمة ضمن أدوات الذكاء الاصطناعي في صفحة المستند.
• عارض المستند: تراجع فيه النسخة المترجمة كما تراجع أي مستند آخر.
• المشاركة الخارجية: الخطوة التالية المعتادة لإرسال النسخة المترجمة إلى طرف خارج المنشأة.
• محتوى المجلد: تظهر فيه النسخة المترجمة بجانب الأصل داخل المجلد نفسه.

نصائح وأفضل الممارسات

1. اعتمد النسخة الأصلية مرجعاً دائماً، واستخدم المترجمة للتواصل.
2. راجع النسخة المترجمة قبل إرسالها، خصوصاً في العقود والوثائق المالية.
3. حدّث قاموس المصطلحات في الإعدادات بالمسميات الخاصة بمنشأتك لتحسين دقة الترجمات القادمة.
4. أعد الترجمة بعد أي تعديل جوهري على الأصل، فالنسخة المترجمة لا تتحدث تلقائياً.
5. استخدم لوحة «وكيل الذكاء الاصطناعي» لمتابعة عدة ترجمات معاً دون انتظار.
6. نظّف اللوحة بـ«مسح المكتمل» دورياً لتبقى العمليات الجارية واضحة.
7. أعطِ النسخة المترجمة اسماً واضحاً يدل على لغتها عند الحاجة، ليسهل التمييز بين النسخ في المجلد.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أترجم مستنداً في مستند؟

افتح المستند، واضغط «ترجمة» من شريط الإجراءات، واختر اللغة المستهدفة، ثم اضغط «ترجمة». تابع التقدم من «وكيل الذكاء الاصطناعي» وافتح النسخة المترجمة عند اكتمالها.

هل أحتاج إلى تحديد لغة المستند الأصلي؟

لا، يكتشف النظام لغة المصدر تلقائياً، وأنت تختار اللغة المستهدفة فقط.

هل تحافظ الترجمة على تنسيق المستند؟

نعم، تحافظ الترجمة على تنسيق الصفحة الأصلي، فتبقى العناوين والجداول وترتيب المحتوى كما هي.

هل تؤثر الترجمة على المستند الأصلي؟

لا، تُحفظ الترجمة مستنداً مستقلاً في المجلد نفسه، ويبقى الأصل دون أي تغيير.

ما هو قاموس المصطلحات الحكومية؟

هو قاموس تطبقه الترجمة لضبط المصطلحات الحكومية السعودية بدقة، فتُترجم المسميات الرسمية بصيغة ثابتة.

أين أتابع حالة الترجمة؟

من مؤشر «وكيل الذكاء الاصطناعي» أعلى الشاشة، الذي يفتح لوحة بالعمليات النشطة والمكتملة.

هل يمكن ترجمة إصدار قديم من المستند؟

نعم، من تبويب «الإصدارات» افتح قائمة الإصدار المطلوب واختر الترجمة منها.

هل تتحدث النسخة المترجمة إذا عدّلت الأصل؟

لا، النسخة المترجمة مستند مستقل. إذا عدّلت الأصل وتحتاج ترجمة محدثة فأعد الترجمة.

الخلاصة

• الترجمة في مستند تبدأ من زر «ترجمة» في شريط إجراءات المستند.
• لغة المصدر تُكتشف تلقائياً، وأنت تختار اللغة المستهدفة فقط.
• الترجمة تحافظ على التنسيق وتطبق قاموس المصطلحات الحكومية السعودية.
• تتابع التقدم من «وكيل الذكاء الاصطناعي» دون انتظار على الشاشة.
• النتيجة مستند مستقل في المجلد نفسه، والأصل لا يتغير.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند