الإصدارات وسجل العمليات في مستند: تاريخ كامل لكل مستند

الإصدارات وسجل العمليات تبويبان في صفحة المستند داخل مستند، يحفظان تاريخ المستند كاملاً. تبويب «الإصدارات» يعرض كل نسخ المستند بالتاريخ واسم من عدّلها، ويتيح معاينة أي إصدار أو تحميله أو ترجمته. وتبويب «سجل العمليات» يوضح كل إجراء تم على المستند: من قام به، ومتى، وماذا فعل. تفيد الميزة كل منشأة تحتاج إلى عدم فقد أي نسخة، وإلى إثبات واضح لما جرى على مستنداتها.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في أقل من دقيقة كيف تعدّل مستنداً وتحفظه في إصدار جديد، ثم كيف تستعرض الإصدارات وسجل العمليات.

لماذا هذه الميزة؟

المستندات المهمة نادراً ما تُكتب مرة واحدة. العقد يمر بمسودات، والسياسة تُحدّث سنوياً، والمحضر يُعدّل بعد ملاحظات الحاضرين. وحين تُحفظ كل نسخة فوق السابقة، تضيع الصياغة القديمة، ويصعب معرفة ما الذي تغير. وحين تُحفظ النسخ بأسماء مثل «نهائي» و«نهائي 2» و«نهائي معدل»، يضيع الجميع بينها.

وهناك سؤال آخر لا يقل أهمية: من فعل ماذا؟ من رفع المستند، ومن عدّله، ومن شاركه، ومن وقّعه؟ في غياب سجل موثق تتحول الإجابة إلى ذاكرة الأشخاص.

القيمة للمنشأة: حماية من فقد المعلومات، ومسار تدقيق واضح يدعم الامتثال. والقيمة للفرد: حرية التعديل دون خوف من خسارة نسخة سابقة.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية افتح «المجلدات والمستندات».
2. افتح المجلد ثم المستند.
3. في اللوحة الجانبية لصفحة المستند اختر تبويب «الإصدارات» أو «سجل العمليات».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/file/<معرّف المستند>

أما زر «حفظ التغييرات في إصدار جديد» فيظهر في أعلى المحرر عند تعديل المستند من صفحة المستند. وفي اللوحة الجانبية نفسها تجد أيضاً تبويبي «التعليقات» و«محادثة».

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: عدّل المستند من المحرر

افتح المستند، ثم ابدأ التعديل مباشرة في المحرر داخل صفحة المستند. يمكنك تعديل النصوص والجداول والتنسيق كما تفعل في أي محرر مستندات.

التعديل داخل النظام يعني أن المستند لا يخرج منه، فلا تحتاج إلى تحميله وتعديله ثم رفعه مرة أخرى. ويعني أيضاً أن كل تعديل يمكن تتبعه في سجل الإصدارات والعمليات.

الخطوة 2: احفظ في إصدار جديد

بعد الانتهاء من التعديل، ستجد أعلى المحرر عدة أزرار:

• «تعاون»: للعمل على المستند مع زملائك.
• «حفظ التغييرات»: لحفظ ما عدّلته.
• «حفظ التغييرات في إصدار جديد»: لحفظ التعديل في إصدار جديد مع إبقاء النسخة السابقة محفوظة.
• «إلغاء»: للخروج دون حفظ.

اضغط «حفظ التغييرات في إصدار جديد» عندما يكون التعديل جوهرياً، أو عندما تريد الاحتفاظ بالنسخة السابقة مرجعاً.

الخطوة 3: استعرض سجل الإصدارات

افتح تبويب «الإصدارات» في اللوحة الجانبية. يظهر «سجل الإصدارات» مع عدد الإصدارات الكلي، ثم بطاقة لكل إصدار مرتبة من الأحدث إلى الأقدم. تعرض كل بطاقة:

• رقم الإصدار، وشارة «الحالي» على الأحدث.
• نوع الملف، مثل DOCX.
• حجم الملف وعدد الصفحات.
• اسم المستخدم الذي أنشأ الإصدار.
• تاريخ الإصدار ووقته.
• ملاحظة عن مصدر الإصدار، مثل أنه أُنشئ من قالب أو عُدّل في محرر المستند.

من هذه البطاقات تعرف بنظرة واحدة كيف تطور المستند، ومن ساهم في كل مرحلة.

الخطوة 4: عاين إصداراً أو حمّله أو ترجمه

لكل إصدار قائمة خيارات تفتحها من زر النقاط الثلاث في بطاقته. منها تستطيع:

• المعاينة: لعرض محتوى هذا الإصدار، فتظهر عليه شارة «قيد المعاينة».
• التحميل: لتنزيل نسخة من هذا الإصدار تحديداً.
• الترجمة: لإنشاء نسخة مترجمة من هذا الإصدار.

هذه الخيارات تجعل الإصدارات السابقة مفيدة عملياً، لا مجرد أرشيف. فيمكنك مقارنة صياغة قديمة بالحالية، أو إرسال نسخة سابقة لطرف طلبها، أو ترجمة الإصدار المعتمد تحديداً.

الخطوة 5: راجع «سجل العمليات»

افتح تبويب «سجل العمليات» لترى كل إجراء تم على المستند بالتفصيل: من قام به، ومتى، وماذا فعل.

الفرق بين التبويبين جوهري. «الإصدارات» يخبرك كيف تغيّر محتوى المستند. أما «سجل العمليات» فيخبرك بكل ما حدث للمستند، سواء غيّر المحتوى أو لم يغيّره. لذلك يكون سجل العمليات المرجع الأول عند المراجعة الداخلية، أو عند السؤال عن مسار مستند معين.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة الشؤون القانونية في جهة حكومية

الموقف: مسودة لائحة داخلية تمر بعدة جولات ملاحظات من الإدارات، والمطلوب الاحتفاظ بكل صياغة.

ما تفعله في مستند:

1. عدّل اللائحة في المحرر بعد كل جولة ملاحظات.
2. احفظ كل جولة باستخدام «حفظ التغييرات في إصدار جديد».
3. عند السؤال عن صياغة سابقة، افتح «الإصدارات» وعاين الإصدار المطلوب.
4. راجع «سجل العمليات» لتوثيق من شارك في كل جولة.

النتيجة: تاريخ كامل للائحة، يوضح كيف وصلت إلى صيغتها النهائية.

سيناريو: إدارة العقود في شركة مقاولات

الموقف: عقد مع مقاول من الباطن عُدّلت بنوده بعد التفاوض، والمقاول يطلب نسخة العرض الأول.

ما تفعله في مستند:

1. افتح العقد ثم تبويب «الإصدارات».
2. من قائمة الإصدار الأول اختر التحميل.
3. أرسل النسخة المطلوبة للمقاول.

النتيجة: استرجاع النسخة الأولى في ثوانٍ، دون البحث في البريد أو الملفات المحلية.

سيناريو: إدارة الجودة في مستشفى

الموقف: دليل إجراءات سريرية يُراجع دورياً، ومراجعو الاعتماد يطلبون إثبات مراجعته وتحديثه.

ما تفعله في مستند:

1. احفظ كل مراجعة دورية في إصدار جديد.
2. اعرض «سجل الإصدارات» لإثبات تواريخ التحديث ومن قام بها.
3. استخدم «سجل العمليات» لإثبات الإجراءات الأخرى على الدليل.

النتيجة: دليل موثق قابل للتدقيق، يدعم متطلبات الاعتماد.

سيناريو: شركة تجارية تعد عرضاً لعميل دولي

الموقف: عرض تجاري عربي اعتُمد في إصداره الثالث، والعميل يحتاج نسخة إنجليزية من الإصدار المعتمد تحديداً.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «الإصدارات» وحدد الإصدار المعتمد.
2. من قائمته اختر الترجمة واختر الإنجليزية.
3. افتح النسخة المترجمة وراجعها قبل الإرسال.

النتيجة: ترجمة النسخة الصحيحة بالضبط، لا مسودة سابقة ولا تعديل لاحق.

علاقتها بالميزات الأخرى

• إنشاء مستند بمحرر مستند: المحرر هو المكان الذي تعدّل فيه المستند وتحفظه في إصدار جديد.
• الترجمة: يمكن ترجمة أي إصدار من قائمته في تبويب «الإصدارات».
• عارض المستند: يعرض الإصدار الذي تعاينه بالأدوات نفسها.
• التعليقات: تبويب مجاور تناقش فيه التعديلات مع زملائك قبل حفظها في إصدار جديد.
• تفاصيل المستند: تعرض نوع الملف وحجمه ومساره، وهي معلومات تظهر أيضاً على كل إصدار.
• النشاط: يعرض النشاط على مستوى المستخدمين والمنشأة، بينما يركز «سجل العمليات» على مستند واحد.

نصائح وأفضل الممارسات

1. استخدم «حفظ التغييرات في إصدار جديد» عند كل نقطة تحول: من مسودة إلى مراجعة، ومن مراجعة إلى اعتماد.
2. لا تنشئ ملفات منفصلة لكل نسخة، واعتمد على سجل الإصدارات داخل المستند الواحد.
3. عاين الإصدار السابق قبل أي تعديل كبير لتتأكد مما ستغيره.
4. حمّل إصداراً محدداً عند طلب طرف خارجي لنسخة بعينها، بدلاً من إرسال الأحدث افتراضياً.
5. ترجم الإصدار المعتمد تحديداً من قائمته لتضمن ترجمة النسخة الصحيحة.
6. راجع «سجل العمليات» دورياً للمستندات الحساسة، مثل العقود والسياسات.
7. ناقش التعديلات في «التعليقات» قبل حفظها، ليبقى سبب كل إصدار موثقاً.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أحفظ تعديلاتي دون أن أفقد النسخة السابقة؟

بعد التعديل في المحرر اضغط «حفظ التغييرات في إصدار جديد»، فيُحفظ التعديل في إصدار جديد وتبقى النسخة السابقة في سجل الإصدارات.

أين أجد النسخ السابقة من المستند؟

في تبويب «الإصدارات» في اللوحة الجانبية لصفحة المستند، حيث يظهر كل إصدار بتاريخه واسم من أنشأه.

هل يمكن تحميل نسخة قديمة من المستند؟

نعم، افتح قائمة الإصدار المطلوب من تبويب «الإصدارات» واختر التحميل.

هل يمكن ترجمة إصدار سابق؟

نعم، من قائمة أي إصدار يمكنك اختيار الترجمة، فتُنشأ نسخة مترجمة من ذلك الإصدار تحديداً.

ما الفرق بين «الإصدارات» و«سجل العمليات»؟

«الإصدارات» يعرض نسخ محتوى المستند عبر الزمن، أما «سجل العمليات» فيعرض كل إجراء تم على المستند: من قام به، ومتى، وماذا فعل.

ماذا تعني شارة «الحالي»؟

تدل على أحدث إصدار من المستند في سجل الإصدارات.

ما المعلومات التي يعرضها كل إصدار؟

يعرض رقم الإصدار ونوع الملف وحجمه وعدد صفحاته واسم من أنشأه وتاريخه ووقته، مع ملاحظة عن مصدره، مثل التعديل في المحرر أو الإنشاء من قالب.

الخلاصة

• «حفظ التغييرات في إصدار جديد» يحفظ تعديلك ويبقي النسخة السابقة.
• تبويب «الإصدارات» يعرض كل نسخ المستند بالتاريخ واسم من عدّل.
• من قائمة أي إصدار يمكنك معاينته أو تحميله أو ترجمته.
• «سجل العمليات» يوثق كل إجراء على المستند: من، ومتى، وماذا.
• معاً يمنحان المنشأة تاريخاً كاملاً قابلاً للتدقيق لكل مستند.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند