إعدادات الترجمة في مستند: لغة افتراضية وقاموس مصطلحات رسمي

إعدادات «الترجمة» في مستند هي المكان الذي تحدد فيه منشأتك قواعد ترجمة المستندات مرة واحدة للجميع: اللغة المستهدفة الافتراضية، ونموذج الترجمة، واللغات المسموح لفريقك الترجمة إليها. وتتيح لك تفعيل «القاموس الحكومي» للحفاظ على اتساق المصطلحات الرسمية السعودية، وتشغيل الترجمة التلقائية للمستندات الواردة. تفيد هذه الصفحة مسؤولي إعدادات المنشأة، وتنعكس نتيجتها على كل مستخدم يضغط زر «ترجمة» في صفحة أي مستند.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو خلال نصف دقيقة تقريباً التبويبات الثلاثة لإعدادات الترجمة بالترتيب: «عام»، ثم «قاموس المصطلحات»، ثم «الترجمة التلقائية».

لماذا هذه الميزة؟

ترجمة المستندات في المنشآت لا تقتصر على نقل الكلمات من لغة إلى أخرى. فالعقد المترجم أو الخطاب الموجه لجهة رسمية يجب أن يستخدم المصطلحات المعتمدة نفسها في كل مرة. وحين يترجم كل موظف بطريقته، أو يختار لغة مختلفة، أو يستخدم أداة خارجية، تظهر ترجمات متضاربة للمصطلح الواحد، ويصعب ضبط الجودة.

تحل إعدادات الترجمة هذه المشكلة بنقل القرار من مستوى الفرد إلى مستوى المنشأة. فأنت تحدد مسبقاً اللغة الأكثر استخداماً، والنموذج الذي يترجم، واللغات المسموح بها، وتفعّل قاموساً يحافظ على المصطلحات الرسمية. وبذلك يحصل كل مستخدم على ترجمة متسقة دون أن يحتاج إلى معرفة هذه التفاصيل.

القيمة للمنشأة: اتساق في المصطلحات، وضبط للغات المستخدمة، وتقليل للأخطاء في المستندات الرسمية. القيمة للفرد: خطوات أقل عند الترجمة، وثقة أكبر في جودة النتيجة.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية افتح «الإعدادات».
2. اختر «الترجمة».
3. تظهر لك صفحة «الترجمة» بعنوانها الفرعي «اضبط ترجمة المستندات لمؤسستك»، وفيها التبويبات: «عام»، و«قاموس المصطلحات»، و«الترجمة التلقائية».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/settings/translation

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: اضبط تبويب «عام»

افتح تبويب «عام». ستجد قسم «الإعدادات العامة» وفيه ثلاثة إعدادات تحدد سلوك الترجمة لكل أعضاء المنشأة:

1. «اللغة المستهدفة الافتراضية»: اختر اللغة التي تُحدَّد مسبقاً عند ترجمة أي مستند. في المثال اختيرت «الإنجليزية». اختر اللغة الأكثر طلباً في عملك، فهي التي سيجدها المستخدم جاهزة دون بحث.
2. «نموذج الترجمة»: يحدد طريقة ترجمة المستندات. وتوضح الواجهة أن النماذج كلها تحافظ على تنسيق الصفحة الأصلي. والخيار «متقدم (موصى به)» يقدم ترجمة أعلى جودة تراعي السياق باستخدام النموذج اللغوي.
3. «اللغات المتاحة»: حدد اللغات التي يمكن لفريقك الترجمة إليها بوضع علامة أمام كل لغة. وإذا تركت الجميع دون تحديد، يُسمح بكل اللغات.

لماذا يهم هذا التبويب؟ لأنه يختصر قرارات متكررة. فبدلاً من أن يختار كل موظف اللغة في كل مرة، تصبح اللغة الأكثر استخداماً هي الافتراضية. وبحصر اللغات المتاحة تمنع الترجمة إلى لغات لا تحتاجها المنشأة، فتبقى القائمة أمام المستخدم قصيرة وواضحة.

الخطوة 2: افتح «قاموس المصطلحات» وتعرّف على القاموس الحكومي

انتقل إلى تبويب «قاموس المصطلحات». ستجد بطاقة «القاموس الحكومي» ووصفها: الحفاظ على اتساق المصطلحات الحكومية السعودية الرسمية عبر الترجمات.

القاموس هو مرجع ثابت للمصطلحات. فحين يرد في المستند مصطلح رسمي، تعتمد الترجمة الصيغة الواردة في القاموس بدلاً من صيغة مختلفة في كل مرة. وهذا مهم في الخطابات الرسمية والعقود والتقارير الموجهة لجهات حكومية، حيث يؤدي اختلاف ترجمة المسمى الواحد إلى التباس.

الخطوة 3: فعّل «تطبيق القاموس» ثم «مزامنة القاموس»

داخل بطاقة القاموس الحكومي يوجد عنصران:

• «تطبيق القاموس»: فعّله ليستخدم النظام القاموس الحكومي أثناء الترجمة للحفاظ على اتساق المصطلحات الرسمية.
• «حالة القاموس» وزر «مزامنة القاموس»: تعرض الحالة وضع القاموس الحالي، ويظهر في اللقطة «لم يُهيّأ بعد». اضغط «مزامنة القاموس» لتحديثه بآخر المصطلحات.

ماذا يحدث بعدها؟ تصبح الترجمات التي تُجرى في المنشأة معتمدة على القاموس. ولهذا السبب يرد في دليل الترجمة أن الترجمة من صفحة المستند تستخدم قاموس المصطلحات الحكومية السعودية.

الخطوة 4: شغّل «الترجمة التلقائية» للمستندات الواردة

افتح التبويب الثالث «الترجمة التلقائية». تجد خيار «ترجمة المستندات الواردة تلقائياً»، ووصفه: عند التفعيل تُنشأ نسخة مترجمة تلقائياً للمستندات المستلمة حديثاً.

متى تفعّله؟ عندما تستقبل منشأتك بانتظام مستندات بلغة غير لغة العمل، وتحتاج كل مرة إلى ترجمتها قبل قراءتها. التفعيل يوفر خطوة يدوية متكررة، ويجعل النسخة المترجمة جاهزة عند الحاجة.

ومتى تتركه معطلاً؟ عندما تكون المستندات الواردة بلغة العمل غالباً، أو عندما تفضل أن تكون الترجمة قراراً يدوياً لكل مستند على حدة.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: جهة حكومية تتواصل مع شركاء دوليين

الموقف: إدارة العلاقات الدولية في جهة حكومية تترجم خطابات ومذكرات تفاهم إلى الإنجليزية، وتحتاج أن تبقى المسميات الرسمية موحدة في كل خطاب.

ما تفعله في مستند:

1. اجعل «الإنجليزية» «اللغة المستهدفة الافتراضية».
2. اختر نموذج الترجمة «متقدم (موصى به)».
3. فعّل «تطبيق القاموس» واضغط «مزامنة القاموس».
4. يترجم الموظفون الخطابات من زر «ترجمة» في صفحة كل مستند.

النتيجة: ترجمات تحافظ على تنسيق الخطاب الأصلي، وتستخدم المصطلحات الرسمية نفسها في كل مرة.

سيناريو: شركة تجارية تستقبل عروض موردين بلغات مختلفة

الموقف: شركة استيراد تستقبل عروض أسعار ومواصفات من موردين في دول مختلفة، ويحتاج فريق المشتريات قراءتها بالعربية.

ما تفعله في مستند:

1. اجعل «العربية» «اللغة المستهدفة الافتراضية».
2. فعّل «ترجمة المستندات الواردة تلقائياً» من تبويب «الترجمة التلقائية».
3. يفتح فريق المشتريات النسخة المترجمة مباشرة، ويرجع إلى الأصل عند الحاجة.

النتيجة: لا ينتظر أي عرض من يترجمه، ويبقى الأصل محفوظاً للرجوع إليه.

سيناريو: شركة محاماة تضبط لغات العمل

الموقف: شركة محاماة تعمل بالعربية والإنجليزية فقط، وتريد منع ترجمات إلى لغات أخرى قد تُستخدم خطأً في مستندات العملاء.

ما تفعله في مستند:

1. في «اللغات المتاحة» حدد العربية والإنجليزية فقط.
2. فعّل «تطبيق القاموس» لضبط المصطلحات الرسمية في المستندات الموجهة للجهات الحكومية.
3. اترك الترجمة التلقائية معطلة لتبقى الترجمة قراراً يدوياً يتخذه المحامي المسؤول.

النتيجة: قائمة لغات مختصرة أمام الفريق، وتحكم كامل في متى يُترجم كل مستند.

سيناريو: مستشفى يتعامل مع تقارير طبية بالإنجليزية

الموقف: إدارة شؤون المرضى في مستشفى تستلم تقارير وخطابات بالإنجليزية من جهات خارجية، وتحتاج نسخة عربية للإجراءات الداخلية.

ما تفعله في مستند:

1. اجعل «العربية» اللغة الافتراضية.
2. فعّل الترجمة التلقائية للمستندات الواردة.
3. راجع النسخة المترجمة قبل استخدامها في أي إجراء رسمي.

النتيجة: نسخة عربية جاهزة لكل مستند وارد، مع بقاء الأصل الإنجليزي مرجعاً.

علاقتها بالميزات الأخرى

• الترجمة: هنا تُطبَّق إعداداتك فعلياً. فعند الضغط على «ترجمة» في صفحة المستند تظهر اللغة الافتراضية، وتُستخدم المصطلحات الحكومية، وتُنشأ نسخة مستقلة بالتنسيق نفسه.
• الذكاء ومعالجة المستندات: صفحة إعدادات مجاورة تضبط التحليل التلقائي للمستندات وتصنيف درجة السرية. اضبط الصفحتين معاً لتحديد سلوك المعالجة الذكية في منشأتك.
• وكيل المستندات الذكي: يكتشف لغة المستند ضمن بيانات الملف، ومن لوحة الوكيل تتابع تقدم الترجمة حتى تكتمل.
• الإصدارات وسجل العمليات: يمكنك ترجمة إصدار سابق من المستند من قائمة الإصدار نفسه، وتطبق عليه إعدادات الترجمة ذاتها.
• المراسلات الإدارية: الخطابات الصادرة والواردة من أكثر المستندات حاجة إلى مصطلحات رسمية موحدة، والقاموس الحكومي يخدمها مباشرة.
• المشاركة الخارجية: عند مشاركة نسخة مترجمة مع جهة خارجية، تضمن الإعدادات أن تكون الترجمة متسقة مع ما سبق إرساله.

نصائح وأفضل الممارسات

1. اختر «اللغة المستهدفة الافتراضية» بناءً على اللغة الأكثر طلباً فعلياً، لا بناءً على اللغة الأكثر شيوعاً عموماً.
2. استخدم «متقدم (موصى به)» للمستندات الرسمية والعقود، لأنه يراعي السياق.
3. احصر «اللغات المتاحة» في اللغات التي تتعامل بها منشأتك، فالقائمة القصيرة تقلل الأخطاء.
4. فعّل «تطبيق القاموس» إذا كانت مستنداتك تخاطب جهات حكومية سعودية أو تتضمن مسميات رسمية.
5. اضغط «مزامنة القاموس» بعد الإعداد الأول، وراجع «حالة القاموس» دورياً.
6. لا تفعّل الترجمة التلقائية إلا إذا كانت المستندات الواردة بلغة أجنبية متكررة، حتى لا تنشأ نسخ لا يحتاجها أحد.
7. اتفق مع الفرق على أن تبقى النسخة الأصلية هي المرجع القانوني، وأن تكون الترجمة نسخة عمل مساعدة.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أغيّر اللغة الافتراضية للترجمة في مستند؟

افتح «الإعدادات» ثم «الترجمة»، ومن تبويب «عام» اختر اللغة من قائمة «اللغة المستهدفة الافتراضية». تصبح هذه اللغة محددة مسبقاً عند ترجمة أي مستند.

ما هو القاموس الحكومي في مستند؟

هو قاموس مصطلحات يحافظ على اتساق المصطلحات الحكومية السعودية الرسمية عبر الترجمات. تفعّله من «تطبيق القاموس» وتحدّثه من «مزامنة القاموس».

هل يمكن منع الموظفين من الترجمة إلى لغات معينة؟

نعم، حدد في «اللغات المتاحة» اللغات المسموح بها فقط. أما إذا تركت الجميع دون تحديد فيُسمح بكل اللغات.

ما الفرق بين نماذج الترجمة؟

كل النماذج تحافظ على تنسيق الصفحة الأصلي. والنموذج «متقدم (موصى به)» يقدم ترجمة أعلى جودة تراعي السياق باستخدام النموذج اللغوي.

هل تغيّر الترجمة التلقائية المستند الأصلي؟

لا، فهي تنشئ نسخة مترجمة من المستندات المستلمة حديثاً، ويبقى الأصل كما هو.

ماذا تعني حالة القاموس «لم يُهيّأ بعد»؟

تعني أن القاموس لم يُجهَّز للاستخدام حتى الآن. اضغط «مزامنة القاموس» لتحديثه بآخر المصطلحات.

هل تنطبق إعدادات الترجمة على كل المستخدمين؟

نعم، فهي إعدادات على مستوى المنشأة، وتنعكس على كل من يستخدم زر «ترجمة» في صفحة المستند.

كيف أترجم مستنداً بعد ضبط الإعدادات؟

افتح المستند واضغط «ترجمة» من شريط الإجراءات، واختر اللغة أو اترك الافتراضية، ثم تابع التقدم حتى تكتمل النسخة المترجمة.

الخلاصة

• إعدادات «الترجمة» توحّد طريقة ترجمة المستندات على مستوى المنشأة.
• تبويب «عام» يحدد اللغة الافتراضية ونموذج الترجمة واللغات المتاحة.
• «القاموس الحكومي» مع «تطبيق القاموس» و«مزامنة القاموس» يضمن اتساق المصطلحات الرسمية السعودية.
• «الترجمة التلقائية» تنشئ نسخة مترجمة من المستندات المستلمة حديثاً دون تدخل يدوي.
• الترجمة دائماً نسخة مستقلة بالتنسيق نفسه، والأصل لا يتغير.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند