الذكاء ومعالجة المستندات: التحليل التلقائي وتصنيف السرية

صفحة «الذكاء ومعالجة المستندات» في إعدادات مستند هي المكان الذي تحدد فيه منشأتك متى يحلّل الذكاء الاصطناعي ملفاتها، وكيف يتعامل مع درجة سريتها. تختار وضع التحليل التلقائي (لكل الملفات، أو لمجلدات محددة، أو يدوياً عند الطلب)، ثم تختار سلوك «تصنيف درجة السرية بالذكاء الاصطناعي»: إيقاف، أو اقتراح، أو تلقائي. الهدف أن تحصل على فوائد التحليل الذكي بالقدر الذي تريده، وأن تبقى درجات السرية متسقة دون أن تعتمد كلياً على الاجتهاد الفردي.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في نحو نصف دقيقة قسمَي الصفحة بالترتيب: وضع التحليل التلقائي، ثم تصنيف درجة السرية بالذكاء الاصطناعي، وينتهي بحفظ الإعدادات.

لماذا هذه الميزة؟

التحليل الذكي في مستند يقرأ المستند، ويستخرج نصه، ويلخصه، ويقترح له تصنيفات ووسوماً وتواريخ وإجراءات، كما يشرح دليل وكيل المستندات الذكي. هذه قدرة مفيدة، لكن كل منشأة تختلف في حجم ملفاتها وطبيعتها. بعض المنشآت تريد تحليل كل ملف فور وصوله، وبعضها يريد حصره في مجلدات العمل الأساسية، وبعضها يفضّل أن يقرر المستخدم بنفسه متى يحلّل.

أما درجة السرية فهي من أكثر البيانات حساسية في أي نظام وثائق. حين يحددها كل موظف بتقديره الخاص تظهر مشكلتان: مستندات حساسة تبقى بدرجة منخفضة لأن أحداً لم ينتبه لمحتواها، ومستندات متشابهة تحمل درجات مختلفة لأن من رفعها أشخاص مختلفون. صُممت هذه الصفحة لتجعل النظام يقرأ المحتوى ويقترح الدرجة المناسبة من الكلمات التي يجدها، فتبقى الدرجات متسقة.

قيمتها للمنشأة: اتساق في حماية المعلومات، وتحكم في نطاق المعالجة الذكية بما يتناسب مع سياسة المنشأة. قيمتها للفرد: يقل عبء التفكير في درجة السرية عند كل رفع، ويحصل الموظف على اقتراح جاهز يراجعه ويعتمده.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية افتح «الإعدادات».
2. اختر «الذكاء ومعالجة المستندات».
3. تظهر الصفحة وفيها قسمان: «إعدادات التحليل التلقائي للمجلدات والمستندات»، ثم «تصنيف درجة السرية بالذكاء الاصطناعي»، وفي أسفلها زر «حفظ».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/settings/ai

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: اختر وضع التحليل التلقائي

في أعلى الصفحة قسم «إعدادات التحليل التلقائي للمجلدات والمستندات» بعنوان فرعي «اختر طريقة تطبيق التحليل الذكي تلقائياً على مجلداتك ومستنداتك». تحته «وضع التحليل التلقائي» بثلاثة خيارات:

• «تلقائي للكل»: تطبيق التحليل الذكي تلقائياً على كل ملف في جميع المجلدات دون استثناء.
• «تخصيص على مجلدات محددة»: تطبيق التحليل الذكي تلقائياً على ملفات المجلدات التي تختارها فقط.
• «يدوي للمجلد أو الملف»: تشغّل التحليل الذكي بنفسك على أي مجلد أو ملف من صفحة المجلدات وقتما تشاء.

اختر «تلقائي للكل» إذا كنت تريد أن تكون كل الملفات جاهزة للبحث بالمحتوى ولاقتراحات الوكيل فور رفعها. واختر «تخصيص على مجلدات محددة» إذا كانت لديك مجلدات عمل أساسية تستحق التحليل، ومجلدات أخرى لا تحتاجه. أما «يدوي» فيناسب المنشأة التي تريد أن يكون قرار التحليل بيد المستخدم في كل مرة.

الخطوة 2: تعرّف على خيارات تصنيف درجة السرية

القسم الثاني عنوانه «تصنيف درجة السرية بالذكاء الاصطناعي»، ووصفه أن تدع النظام يقرأ كل مستند ويقترح درجة سرية مناسبة من الكلمات التي يجدها، لتبقى درجات السرية متسقة. الخيارات الثلاثة:

• «إيقاف»: لا يقرأ النظام المستندات لتحديد درجة السرية، ويحدد المختصون كل درجة بأنفسهم.
• «اقتراح»: يقترح النظام درجة ويراجعها المختص قبل تطبيقها.
• «تلقائي»: يطبّق النظام الدرجة المكتشفة تلقائياً (رفعاً فقط)، لتبقى المستندات الحساسة محمية منذ وصولها.

الفرق الجوهري بين الخيارات هو من يتخذ القرار النهائي. في «إيقاف» القرار للإنسان وحده. وفي «اقتراح» يقترح النظام ويقرر الإنسان. وفي «تلقائي» يطبّق النظام الدرجة مباشرة، لكن في اتجاه واحد فقط هو رفع مستوى الحماية.

الخطوة 3: اختر «اقتراح» واحفظ

الخيار الموصى به في الواجهة هو «اقتراح»، وتصفه بأنه «الخيار المتوازن». في هذا الوضع يقرأ النظام المستند ويقترح الدرجة، ثم يعتمدها صاحب المستند أو المختص. بهذا تجمع بين ميزتين: لا يفوت النظام كلمات حساسة قد لا ينتبه لها الموظف، ولا تُطبَّق درجة دون مراجعة بشرية.

بعد اختيار الوضع المناسب في القسمين، انزل إلى أسفل الصفحة واضغط «حفظ». لا يُطبَّق أي تغيير قبل الحفظ.

الخطوة 4: تأكد من رسالة الحفظ

بعد الضغط على «حفظ» تظهر رسالة تؤكد حفظ الإعدادات. من هذه اللحظة يتعامل النظام مع الملفات حسب الوضع الذي اخترته: يحلّلها تلقائياً أو ينتظر طلبك، ويقترح درجة السرية أو يطبّقها أو يتركها للمختصين.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: جهة حكومية تحمي مراسلاتها الحساسة

الموقف: جهة حكومية تستقبل يومياً خطابات ومستندات من جهات متعددة، وبعضها يحمل معلومات لا يجوز أن تبقى بدرجة سرية منخفضة ولو لساعات.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «الذكاء ومعالجة المستندات».
2. اختر في وضع التحليل «تلقائي للكل» لتُحلَّل كل الملفات فور وصولها.
3. اختر في تصنيف السرية «تلقائي» لترفع الدرجة فور اكتشاف كلمات حساسة.
4. اضغط «حفظ»، ثم فعّل «علامة مائية لدرجة السرية» من إعدادات العلامة المائية الذكية.

النتيجة: المستند الحساس يحصل على درجة سرية مناسبة منذ وصوله، وتظهر درجته على صفحاته، دون انتظار مراجعة يدوية.

سيناريو: شركة قانونية توازن بين الدقة والسرعة

الموقف: شركة محاماة لديها عقود ومذكرات ومراسلات مع العملاء. المحامون يريدون مساعدة في تحديد الدرجة، لكنهم يريدون القرار الأخير لهم.

ما تفعله في مستند:

1. اختر «تخصيص على مجلدات محددة» وحدد مجلدات القضايا والعقود.
2. اختر في تصنيف السرية «اقتراح».
3. اضغط «حفظ».
4. يراجع المحامي صاحب المستند الدرجة المقترحة ويعتمدها أو يعدّلها من تبويب «التفاصيل».

النتيجة: درجات سرية متسقة على ملفات القضايا، مع بقاء القرار النهائي بيد المختص.

سيناريو: مستشفى يحصر التحليل في الملفات الإدارية

الموقف: إدارة مستشفى تستخدم مستند لملفاتها الإدارية من سياسات وعقود توريد ومراسلات، وتريد أن تحدد بدقة أي المجلدات تخضع للمعالجة الذكية.

ما تفعله في مستند:

1. اختر «تخصيص على مجلدات محددة».
2. حدد مجلدات السياسات وعقود التوريد والمراسلات الإدارية.
3. اختر «اقتراح» لتصنيف السرية واضغط «حفظ».

النتيجة: التحليل الذكي يعمل حيث تريده الإدارة فقط، ويبقى القرار في درجة السرية بيد المختصين.

سيناريو: شركة تجارية صغيرة في بداية استخدام النظام

الموقف: شركة بدأت للتو في رفع أرشيفها، وتريد أن تتعرف على نتائج التحليل قبل تعميمه.

ما تفعله في مستند:

1. اختر «يدوي للمجلد أو الملف».
2. شغّل التحليل على مجلد واحد من صفحة المجلدات، وراجع النتائج في تبويب «وكيل ذكي» لعدد من مستنداته.
3. بعد الاطمئنان، عد إلى الإعدادات واختر «تخصيص على مجلدات محددة» أو «تلقائي للكل» واحفظ.

النتيجة: انتقال تدريجي ومدروس إلى التحليل التلقائي بناءً على تجربة فعلية.

علاقتها بالميزات الأخرى

• وكيل المستندات الذكي: هو الذي يعرض نتائج التحليل لكل مستند، من النص المستخرج والملخص إلى الاقتراحات القابلة للتطبيق، ووضع التحليل في هذه الصفحة يحدد متى يعمل.
• تفاصيل المستند: من تبويب «التفاصيل» ترى درجة السرية الحالية للمستند وتغيّرها، وهو المكان الطبيعي لمراجعة الدرجة المقترحة.
• المجلدات: تحدد درجة السرية للمجلد عند إنشائه، ومنها تشغّل التحليل اليدوي عند اختيار الوضع «يدوي».
• رفع الملفات: بعد الرفع تُحلَّل الملفات تلقائياً إذا كان وضع التحليل يشمل المجلد الذي رُفعت إليه.
• البحث في النص: يوضح نطاق البحث عدد المستندات المحلّلة بالذكاء الاصطناعي وغير المحلّلة، وهذا يتأثر مباشرة بوضع التحليل.
• العلامة المائية الذكية: خيار «علامة مائية لدرجة السرية» فيها يُظهر درجة المستند المصنّف على كل صفحة، فيكتمل الأثر مع التصنيف الذكي.
• البيانات الوصفية: استخراج قيم الحقول بالذكاء الاصطناعي جزء من منظومة المعالجة الذكية نفسها.

نصائح وأفضل الممارسات

1. اختر «اقتراح» نقطة بداية لتصنيف السرية، فهو الخيار المتوازن الذي توصي به الواجهة.
2. لا تنتقل إلى «تلقائي» قبل أن تراجع عينة من الاقتراحات وتطمئن إلى أنها تناسب طبيعة مستنداتك.
3. إذا اخترت «تخصيص على مجلدات محددة»، فراجع قائمة المجلدات كلما أنشأت مجلدات عمل جديدة.
4. اربط هذا الإعداد بسياسة المنشأة المكتوبة لتصنيف المعلومات، حتى يفهم الموظفون سبب الدرجة المقترحة.
5. فعّل «علامة مائية لدرجة السرية» حتى تكون الدرجة ظاهرة لكل من يطّلع على المستند.
6. درّب أصحاب المستندات على مراجعة الدرجة المقترحة في تبويب «التفاصيل» بدلاً من قبولها دون قراءة.
7. وثّق أي تغيير في هذه الصفحة وسببه، لأن أثره يشمل المنشأة كلها.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هي صفحة «الذكاء ومعالجة المستندات» في مستند؟

هي صفحة في الإعدادات تحدد فيها متى يحلّل الذكاء الاصطناعي ملفات منشأتك، وكيف يتعامل مع درجة سريتها، على مستوى المنشأة كلها.

ما الفرق بين «تلقائي للكل» و«تخصيص على مجلدات محددة»؟

«تلقائي للكل» يحلّل كل ملف في جميع المجلدات دون استثناء، أما «تخصيص على مجلدات محددة» فيحصر التحليل التلقائي في ملفات المجلدات التي تختارها فقط.

كيف أشغّل التحليل الذكي يدوياً؟

اختر وضع «يدوي للمجلد أو الملف» واحفظ، ثم شغّل التحليل بنفسك على أي مجلد أو ملف من صفحة المجلدات وقتما تشاء.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي تحديد درجة سرية المستند في مستند؟

نعم، من «تصنيف درجة السرية بالذكاء الاصطناعي» يقرأ النظام المستند ويقترح درجة سرية مناسبة من الكلمات التي يجدها فيه، ويمكنك أن تجعله يقترح فقط أو يطبّق الدرجة تلقائياً.

ما الفرق بين وضع «اقتراح» ووضع «تلقائي» في تصنيف السرية؟

في «اقتراح» يقترح النظام الدرجة ويعتمدها المختص قبل تطبيقها، وفي «تلقائي» يطبّق النظام الدرجة المكتشفة مباشرة، رفعاً فقط.

ماذا تعني عبارة «رفعاً فقط»؟

تعني أن الوضع التلقائي يطبّق الدرجة المكتشفة لرفع مستوى حماية المستند، ولا يستخدمها لخفض درجته، لتبقى المستندات الحساسة محمية منذ وصولها.

ما الخيار الموصى به لتصنيف السرية؟

توصي الواجهة بخيار «اقتراح» وتصفه بالخيار المتوازن، لأنه يجمع بين قراءة النظام للمحتوى ومراجعة المختص قبل التطبيق.

هل تتغير درجة السرية في المستندات بمجرد اختيار الوضع؟

لا يُطبَّق أي إعداد قبل الضغط على «حفظ». بعد الحفظ يتعامل النظام مع المستندات حسب الوضع الذي اخترته.

الخلاصة

• صفحة «الذكاء ومعالجة المستندات» تضبط نطاق التحليل الذكي وتصنيف السرية على مستوى المنشأة.
• وضع التحليل ثلاثة خيارات: «تلقائي للكل»، و«تخصيص على مجلدات محددة»، و«يدوي للمجلد أو الملف».
• تصنيف درجة السرية بالذكاء الاصطناعي ثلاثة خيارات: «إيقاف»، و«اقتراح»، و«تلقائي» الذي يرفع الدرجة فقط.
• «اقتراح» هو الخيار المتوازن الموصى به، لأن القرار النهائي يبقى للمختص.
• يكتمل أثر التصنيف مع العلامة المائية لدرجة السرية ومراجعة الدرجة من تفاصيل المستند.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند