الأقسام والفرق في مستند: نظّم فرق العمل بوضوح

تبويب «الأقسام والفرق» في مستند هو المكان الذي تبني فيه الهيكل الإداري لمنشأتك: الإدارة العامة ومدراؤها، ثم الأقسام ومدراء كل قسم، ثم الفرق داخل الأقسام بقادتها وأعضائها. يفيد مسؤولي النظام والموارد البشرية في تحويل الهيكل الفعلي للمنشأة إلى بيانات يعتمد عليها النظام، فيظهر في المخطط التنظيمي ويُستخدم في توجيه العمل.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في نحو دقيقة بناء هيكلة كاملة: من الاطلاع على الإدارة العامة إلى قسم جديد فيه فريق له قائد وأعضاء.

لماذا هذه الميزة؟

كثير من عمل المنشأة يعتمد على سؤال «من المسؤول؟». التعميم يُوجَّه إلى إدارة، والمهمة تُسند لإدارة ثم لموظف فيها، والمجلدات تُنظَّم حسب الهيكل. إذا لم يكن الهيكل مُدخلاً في النظام، يضطر كل مستخدم إلى اختيار الأشخاص يدوياً في كل مرة، وتضيع المسؤولية بين الإدارات.

يحوّل تبويب «الأقسام والفرق» هيكلك الإداري إلى بيانات منظمة. وكل شخص يُضاف بمسماه الوظيفي، فيعرف الجميع من يدير القسم ومن يقود الفريق.

القيمة للمنشأة: هيكل إداري موحد ومحدّث يعتمد عليه توجيه العمل والصلاحيات والمجلدات. القيمة للفرد: وضوح في التبعية الإدارية، ومعرفة من يقود الفريق ومن زملاؤه فيه.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية اختر «المستخدمين والأدوار».
2. في صفحة «إدارة المستخدمين» اختر تبويب «الأقسام والفرق».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/users?tab=org-departments

ولرؤية النتيجة بصرياً بعد البناء، انتقل إلى تبويب «الهيكل التنظيمي».

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: راجع الإدارة العامة والأقسام تحت إشرافها

في أعلى التبويب تظهر الإدارة العامة بجزأين:

• «المدراء العامون»: بطاقات بأسماء المدراء، وبجانب كل اسم مسماه بين قوسين، مثل «(مدير عام)» أو «(مدير تشغيل)». ويمكنك إضافة مدير بزر «إضافة»، أو إزالته بعلامة (×).
• «الأقسام تحت الإشراف»: سطر يبدأ بـ«يشرف على:» ويسرد الأقسام التابعة للإدارة العامة.

هذا الجزء يعطيك صورة سريعة عن قمة الهيكل قبل أن تنزل إلى الأقسام.

الخطوة 2: أنشئ قسماً جديداً بالاسم والوصف

اضغط «إنشاء قسم جديد» واكتب:

1. اسم القسم: مثل «إدارة التسويق».
2. الوصف: جملة تبين مجال القسم، مثل «التسويق والمحتوى والعلاقات العامة».

بعد الحفظ تظهر بطاقة القسم، وفيها جزءان فارغان: «مدراء القسم» مع عبارة «لم يتم تعيين مدراء بعد»، و«الفرق» مع عبارة «لا توجد فرق حتى الآن». وفي زاوية البطاقة زرّا التعديل والحذف.

الخطوة 3: أضف مدراء القسم بمسمياتهم الوظيفية

في جزء «مدراء القسم» اضغط «إضافة» واختر المستخدم، وحدد مسماه الوظيفي. يظهر المدير كبطاقة باسمه وبجانبه مسماه بين قوسين، مثل «(مدير التسويق)».

يمكن إضافة أكثر من مدير للقسم الواحد عند الحاجة، كأن يكون للقسم مدير ونائب. والمسمى الوظيفي يوضح طبيعة دور كل منهم.

الخطوة 4: أضف فريقاً داخل القسم

في جزء «الفرق» داخل بطاقة القسم اضغط «إضافة فريق»، واكتب اسمه ووصفه. في المثال: «فريق المحتوى» بوصف «إنتاج المحتوى الرقمي».

تظهر بطاقة الفريق داخل القسم، وفيها جزءان: «القادة» مع زر «إضافة قائد»، و«الأعضاء (0)» مع زر «إضافة عضو». ولكل فريق زرّا تعديل وحذف خاصان به.

الخطوة 5: حدد قائد الفريق

اضغط «إضافة قائد» واختر المستخدم ومسماه. يظهر القائد بجانب «القادة» باسمه ومسماه، مثل «(قائد فريق المحتوى)».

القائد هو نقطة المسؤولية المباشرة للفريق. وفي المخطط التنظيمي يُميَّز بنجمة، فيعرفه الجميع بنظرة.

الخطوة 6: أضف أعضاء الفريق

اضغط «إضافة عضو» واختر المستخدم ومسماه، مثل «(كاتب محتوى)». يتحدث العداد بجانب «الأعضاء» تلقائياً. كرر الإضافة لكل أفراد الفريق.

الخطوة 7: تحقق من الهيكلة المكتملة

أصبح لديك الآن: قسم «إدارة التسويق» له مدير، وفيه «فريق المحتوى» له قائد وعضو. هذه هي الوحدة الأساسية للهيكلة: قسم ← فريق ← قائد وأعضاء. كرر الخطوات لكل أقسام منشأتك، ثم انتقل إلى «الهيكل التنظيمي» واضغط «تحديث» لرؤية النتيجة.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: جهة حكومية تبني هيكلها في بداية الاستخدام

الموقف: جهة حكومية بعدة إدارات تبدأ استخدام مستند، وتريد أن يعكس النظام هيكلها المعتمد.

ما تفعله في مستند:

1. أضف المدراء العامين في أعلى التبويب.
2. أنشئ كل إدارة كقسم باسمها الرسمي ووصفها.
3. أضف مدراء كل قسم بمسمياتهم.
4. أنشئ الفرق داخل الأقسام وحدد قادتها وأعضاءها.
5. راجع النتيجة في «الهيكل التنظيمي».

النتيجة: هيكل مطابق للواقع يُبنى عليه توجيه التعاميم والمهام.

سيناريو: شركة مقاولات تنظم فرق المشاريع

الموقف: إدارة المشاريع في شركة مقاولات تضم فرقاً لكل مشروع رئيسي.

ما تفعله في مستند:

1. أنشئ قسم «إدارة المشاريع» وأضف مديره.
2. أضف فريقاً لكل مشروع باسمه.
3. حدد مهندس المشروع قائداً، وأضف المهندسين والمراقبين أعضاءً.

النتيجة: كل مشروع له فريق واضح المسؤوليات، ويمكن توجيه المهام إليه مباشرة.

سيناريو: مستشفى يحدّث الهيكل بعد انتقال موظف

الموقف: موظفة انتقلت من فريق الاستقبال إلى فريق السجلات الطبية.

ما تفعله في مستند:

1. في فريق الاستقبال أزلها بعلامة (×).
2. في فريق السجلات الطبية اضغط «إضافة عضو» واخترها بمسماها الجديد.
3. تحقق من العداد في كلا الفريقين.

النتيجة: الهيكل محدّث فوراً، والعمل يُوجَّه إلى الموظفة في فريقها الجديد.

سيناريو: شركة قانونية تنشئ فريقاً متخصصاً

الموقف: شركة محاماة تفتح ممارسة جديدة في قضايا الملكية الفكرية.

ما تفعله في مستند:

1. في قسم «الشؤون القانونية» اضغط «إضافة فريق» باسم الممارسة الجديدة.
2. حدد المحامي الأول قائداً.
3. أضف المحامين والمساعدين أعضاءً.

النتيجة: الفريق الجديد يظهر في الهيكل ويستقبل العمل فوراً.

علاقتها بالميزات الأخرى

• الهيكل التنظيمي: يعرض ما تبنيه هنا كمخطط تفاعلي بالألوان والرموز.
• المستخدمين: يعرض مناصب كل موظف في الأقسام والفرق.
• الدعوات: الموظف يجب أن يكون في النظام قبل إضافته لقسم أو فريق.
• الأدوار: القسم يحدد موقع الموظف، والدور يحدد صلاحياته.
• المجلدات: مجلدات الهيكل التنظيمي في مستند مرتبطة بالأقسام.
• مهمة جديدة: توجيه المهمة لإدارة ثم تكليف موظف فيها يعتمد على هذا الهيكل.

نصائح وأفضل الممارسات

1. ابدأ من الأعلى: المدراء العامون، ثم الأقسام، ثم الفرق.
2. اكتب وصفاً لكل قسم وفريق يوضح مجاله، فهو يساعد الموظفين الجدد.
3. أدخل المسمى الوظيفي بدقة لكل شخص، فهو ما يظهر للجميع.
4. احرص أن يكون لكل فريق قائد واحد على الأقل.
5. ادعُ الموظفين أولاً، ثم وزّعهم على الأقسام والفرق.
6. حدّث الهيكل فور أي انتقال أو تعيين، حتى يُوجَّه العمل للشخص الصحيح.
7. راجع «الهيكل التنظيمي» بعد كل تعديل كبير للتحقق البصري.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أنشئ قسماً جديداً في مستند؟

من تبويب «الأقسام والفرق» اضغط «إنشاء قسم جديد»، واكتب الاسم والوصف، ثم أضف مدراء القسم بزر «إضافة».

كيف أضيف فريقاً داخل قسم؟

داخل بطاقة القسم، في جزء «الفرق»، اضغط «إضافة فريق» واكتب اسمه ووصفه، ثم حدد قائده وأعضاءه.

هل يمكن أن يكون للفريق أكثر من قائد؟

يعرض الفريق جزءاً بعنوان «القادة» مع زر «إضافة قائد»، فيمكنك إضافة القادة الذين يحتاجهم الفريق.

ما فائدة المسمى الوظيفي عند إضافة شخص؟

يظهر المسمى بين قوسين بجانب الاسم، مثل «(مدير التسويق)»، فيوضح دور كل شخص في القسم أو الفريق.

كيف أنقل موظفاً من فريق إلى آخر؟

أزله من الفريق الأول بعلامة (×) بجانب اسمه، ثم أضفه في الفريق الجديد بزر «إضافة عضو» أو «إضافة قائد».

ما الفرق بين «الأقسام والفرق» و«الهيكل التنظيمي»؟

«الأقسام والفرق» هو مكان الإنشاء والتعديل، أما «الهيكل التنظيمي» فيعرض النتيجة كمخطط تفاعلي للعرض فقط.

هل إضافة موظف لقسم تمنحه صلاحيات؟

لا، الصلاحيات تأتي من الدور المسند للمستخدم من تبويب «الأدوار». أما القسم والفريق فيحددان موقعه في الهيكل.

ما المقصود بـ«الأقسام تحت الإشراف»؟

هو سطر في جزء الإدارة العامة يسرد الأقسام التابعة لها، ويبدأ بعبارة «يشرف على:».

الخلاصة

• «الأقسام والفرق» هو مكان بناء الهيكل الإداري لمنشأتك في مستند.
• يبدأ الهيكل بالإدارة العامة ومدرائها، ثم الأقسام ومدرائها، ثم الفرق.
• لكل فريق قادة وأعضاء، ولكل شخص مسمى وظيفي ظاهر.
• الوحدة الأساسية: قسم ← فريق ← قائد وأعضاء.
• النتيجة تظهر في «الهيكل التنظيمي» وتُستخدم في توجيه العمل.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند