الدعوات في مستند: متابعة دعوات الفريق وإرسالها دفعة واحدة

تبويب «الدعوات» في مستند يعرض كل الدعوات التي أرسلتها منشأتك للانضمام إلى النظام، مع حالة كل دعوة: قيد الانتظار، أو مقبولة، أو منتهية. ومنه تعيد إرسال الدعوة أو تنسخ رابطها أو تلغيها. وعندما تحتاج إلى إضافة عدة موظفين معاً، تستخدم «دعوة متعددة» لترسل لهم الدعوات دفعة واحدة بدور ومنصب تنظيمي موحّد.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو قائمة الدعوات وتصفيتها وإجراءاتها، ثم إرسال ثلاث دعوات دفعة واحدة وظهورها في القائمة.

لماذا هذه الميزة؟

إرسال الدعوة ليس نهاية المهمة. فبعض الموظفين لا يرون البريد، وبعضهم يتأخر حتى تنتهي صلاحية الرابط، وبعض الدعوات تُرسل إلى بريد خاطئ. وإذا لم تكن هناك قائمة واضحة بالدعوات وحالتها، يبقى موظفون خارج النظام دون أن ينتبه أحد، ثم تتعطل أعمال كانت تنتظرهم.

ومن جهة أخرى، فإن إضافة فريق كامل، كإدارة جديدة أو دفعة موظفين معينين حديثاً، بدعوة كل شخص على حدة عمل متكرر ومعرّض للخطأ في اختيار الدور أو المنصب.

يحل تبويب «الدعوات» المشكلتين: قائمة واحدة تتابع منها كل دعوة حتى قبولها، و«دعوة متعددة» ترسل دعوات كثيرة بإعدادات موحّدة.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية ← «المستخدمين والأدوار».
2. اختر تبويب «الدعوات»، وهو الثاني بعد «المستخدمين».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/users?tab=invites

وتصل الدعوات إلى هذه القائمة من أكثر من مصدر:

• زر «دعوة مستخدم» في هذا التبويب أو في تبويب المستخدمين.
• زر «دعوة متعددة» في هذا التبويب.
• خطوة «ادعُ فريقك» أثناء إنشاء الحساب.

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: اطّلع على كل الدعوات المرسلة وحالتها

تعرض القائمة كل دعوة في صف، مع الأعمدة التالية:

• البريد الإلكتروني للمدعو.
• الدور الذي سيحصل عليه عند القبول، مثل «المدير» أو «مراجع وثائق».
• المناصب التنظيمية: نوع المنصب والقسم والفريق، مثل «عضو · إدارة تقنية المعلومات › فريق الدعم الفني».
• الحالة: مثل «قيد الانتظار» أو «منتهية الصلاحية».
• تاريخ الإرسال: بصيغة نسبية مثل «قبل أسبوعين».
• تنتهي: متى تنتهي صلاحية الدعوة، مثل «خلال أسبوعين»، أو «منتهية الصلاحية» إذا انقضت.
• قائمة الإجراءات (النقاط الثلاث) في نهاية الصف.

ويمكنك البحث في القائمة من حقل «بحث بالبريد الإلكتروني...».

الخطوة 2: صفِّ حسب الحالة

من قائمة «تصفية حسب الحالة» اختر واحدة من الحالات: قيد الانتظار، أو مقبولة، أو منتهية. ويمكنك أيضاً التصفية حسب الدور من «جميع الأدوار». ولإزالة التصفية اضغط «مسح».

كل حالة تخدم غرضاً مختلفاً:

• قيد الانتظار: لمتابعة من لم يقبل بعد، وتذكيره.
• منتهية: لمعرفة من يحتاج إعادة إرسال.
• مقبولة: للتأكد من اكتمال انضمام دفعة معينة.

الخطوة 3: أعد الإرسال أو انسخ الرابط أو ألغِ الدعوة

اضغط قائمة الإجراءات (النقاط الثلاث) في صف الدعوة لتظهر ثلاثة خيارات:

• إعادة الإرسال: يرسل الدعوة مرة أخرى إلى البريد نفسه. وتظهر رسالة تأكيد: «تم إعادة إرسال الدعوة بنجاح».
• نسخ الرابط: ينسخ رابط الدعوة لتشاركه مع الموظف بطريقة أخرى.
• الإلغاء: يلغي الدعوة فلا يعود رابطها صالحاً.

الخطوة 4: استخدم «دعوة متعددة» لأكثر من موظف

عندما تحتاج إلى دعوة أكثر من موظف، اضغط «دعوة متعددة». تُفتح نافذة لإدخال عدة عناوين وإرسال الدعوات لهم دفعة واحدة.

هذه الطريقة مناسبة عندما يشترك الموظفون في الدور والمنصب نفسيهما، مثل دفعة موظفين جدد في فريق واحد.

الخطوة 5: افصل بين العناوين بفاصلة أو سطر جديد

في حقل «عناوين البريد الإلكتروني» الصق العناوين أو اكتبها، وافصل بينها بفاصلة أو فاصلة منقوطة أو سطر جديد. يتحقق النظام من العناوين فوراً، ويعرض تحت الحقل عدد العناوين الصالحة، مثل «3 صالح».

وفي أعلى النافذة حدد مدة الصلاحية من «تنتهي خلال»، مثل 7 أيام.

الخطوة 6: اختر الدور والمنصب التنظيمي للجميع

اختر الدور مرة واحدة ليُطبّق على جميع المدعوين، من أدوار النظام أو الأدوار المخصصة. ثم حدد المنصب التنظيمي من شجرة الأقسام والفرق: افتح القسم، ثم الفريق، واختر نوع المنصب مثل «عضو». يظهر تحت الشجرة ملخص بالمنصب المختار: القسم والفريق ونوع المنصب.

الخطوة 7: راجع المستلمين ثم أرسل

في قسم «المستلمون» راجع قائمة العناوين قبل الإرسال، وتأكد من خلوها من الأخطاء. ثم اضغط زر الإرسال الذي يوضح عدد الدعوات، مثل «إرسال 3 دعوات».

بعد الإرسال تعرض النافذة النتيجة: عدد الدعوات التي أُرسلت، وكل عنوان بجانبه علامة نجاح. اضغط «تم» لإغلاق النافذة.

الخطوة 8: تظهر الدعوات مباشرة في القائمة

تظهر الدعوات الجديدة فوراً في القائمة بحالة «قيد الانتظار»، ولكل منها الدور والمنصب الموحّدان، وتاريخ الإرسال بصيغة «قبل ثوانٍ». ومن هنا تتابعها حتى يقبلها أصحابها.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة الموارد البشرية في شركة تجارية تضيف دفعة موظفين

الموقف: التحق خمسة موظفين جدد بفريق التوظيف هذا الأسبوع.

ما تفعله في مستند:

1. اضغط «دعوة متعددة» والصق العناوين الخمسة.
2. اختر مدة صلاحية 7 أيام.
3. اختر دور «الموظف»، ومنصب «عضو» في فريق التوظيف ضمن إدارة الموارد البشرية.
4. راجع «المستلمون» واضغط زر الإرسال.

النتيجة: خمس دعوات بإعدادات موحّدة خلال دقيقة، تظهر كلها في القائمة للمتابعة.

سيناريو: متابعة دعوات متأخرة في جهة حكومية

الموقف: بعد أسبوعين من إطلاق النظام، ما زال بعض الموظفين خارجه.

ما تفعله في مستند:

1. صفِّ القائمة على «منتهية» لمعرفة الدعوات التي انقضت.
2. أعد إرسال كل منها من قائمة الإجراءات.
3. صفِّ على «قيد الانتظار» وذكّر أصحابها عبر مدرائهم.

النتيجة: اكتمال انضمام الموظفين دون إعادة إنشاء الدعوات من البداية.

سيناريو: مستشار خارجي في شركة مقاولات لم يصله البريد

الموقف: مستشار هندسي دُعي بدور مخصص، لكن بريد الدعوة لم يصله بسبب إعدادات بريد شركته.

ما تفعله في مستند:

1. ابحث عن الدعوة ببريده.
2. اختر «نسخ الرابط» من قائمة الإجراءات.
3. أرسل الرابط له مباشرة عبر قناة التواصل المعتمدة.

النتيجة: ينضم المستشار دون انتظار حل مشكلة البريد.

سيناريو: دعوة أُرسلت بالخطأ في مدرسة

الموقف: أُرسلت دعوة إلى بريد معلم سابق بدلاً من المعلم الجديد.

ما تفعله في مستند:

1. ابحث عن الدعوة بالبريد الخاطئ.
2. اختر الإلغاء من قائمة الإجراءات.
3. أرسل دعوة جديدة إلى البريد الصحيح.

النتيجة: يُغلق رابط الدعوة الخاطئة، ويحصل المعلم الجديد على دعوته.

علاقتها بالميزات الأخرى

• المستخدمين: بعد قبول الدعوة يظهر الموظف في قائمة المستخدمين بالدور والمنصب المحددين.
• الأدوار: الدور الذي تختاره في الدعوة يحدد صلاحيات الموظف عند انضمامه.
• الأقسام والفرق: شجرة المناصب في الدعوة مبنية على الأقسام والفرق المنشأة هناك.
• إنشاء حساب جديد: الدعوات المرسلة في خطوة «ادعُ فريقك» تظهر في هذا التبويب.
• الهيكل التنظيمي: يعرض أين سيقع المدعوون في المخطط بعد انضمامهم.
• النشاط: سجل يوضح العمليات التي تتم في النظام ومن قام بها.

نصائح وأفضل الممارسات

1. جهّز الأقسام والفرق قبل إرسال الدعوات، لتختار المنصب الصحيح من البداية.
2. استخدم «دعوة متعددة» للمجموعات المتماثلة، والدعوة الفردية لأصحاب المناصب القيادية.
3. اختر مدة صلاحية تناسب موعد الالتحاق الفعلي، فلا تكون قصيرة جداً فتنتهي، ولا طويلة بلا داعٍ.
4. راجع «المستلمون» قبل الإرسال، فالعنوان الخاطئ يعني دعوة لشخص غير مقصود.
5. صفِّ القائمة على «قيد الانتظار» مرة أسبوعياً في فترة الإطلاق.
6. ألغِ فوراً أي دعوة أُرسلت بالخطأ بدلاً من تركها تنتهي.
7. شارك رابط الدعوة المنسوخ مع صاحبه فقط.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أدعو أكثر من موظف إلى مستند في وقت واحد؟

من تبويب «الدعوات» اضغط «دعوة متعددة»، والصق العناوين مفصولة بفاصلة أو فاصلة منقوطة أو سطر جديد، واختر الدور والمنصب، ثم راجع المستلمين وأرسل.

كيف أعرف إذا قبل الموظف الدعوة؟

من عمود «الحالة» في تبويب «الدعوات»، أو بتصفية القائمة على حالة «مقبولة».

ماذا أفعل إذا انتهت صلاحية الدعوة؟

اضغط قائمة الإجراءات في صف الدعوة واختر إعادة الإرسال، فتصل دعوة جديدة إلى البريد نفسه.

هل يمكنني إرسال رابط الدعوة بغير البريد الإلكتروني؟

نعم، اختر «نسخ الرابط» من قائمة الإجراءات، ثم أرسله للموظف بالقناة التي تناسبك.

هل يمكن إلغاء دعوة بعد إرسالها؟

نعم، اختر الإلغاء من قائمة الإجراءات في صف الدعوة، فلا يعود رابطها صالحاً.

هل يمكن تحديد أدوار مختلفة في الدعوة المتعددة؟

لا، الدور والمنصب يُطبّقان على جميع المستلمين. أرسل دعوة فردية لمن يحتاج دوراً مختلفاً.

ما الفرق بين «دعوة مستخدم» و«دعوة متعددة»؟

«دعوة مستخدم» لشخص واحد بإعدادات خاصة به، و«دعوة متعددة» لعدة أشخاص بدور ومنصب موحّدين.

كيف أحدد مدة صلاحية الدعوة؟

من قائمة «تنتهي خلال» في نافذة الدعوة، الفردية أو المتعددة، قبل الإرسال.

الخلاصة

• تبويب «الدعوات» يعرض كل دعوة بدورها ومنصبها وحالتها وتاريخ إرسالها وموعد انتهائها.
• التصفية حسب الحالة تكشف الدعوات قيد الانتظار أو المقبولة أو المنتهية.
• قائمة الإجراءات تتيح إعادة الإرسال أو نسخ الرابط أو الإلغاء.
• «دعوة متعددة» ترسل دعوات لعدة عناوين بدور ومنصب موحّدين، مع التحقق من العناوين ومراجعة المستلمين.
• الدعوات الجديدة تظهر فوراً في القائمة لتتابعها حتى القبول.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند