الهيكل التنظيمي في مستند: منشأتك كما هي على أرض الواقع

الهيكل التنظيمي في مستند مخطط تفاعلي يعرض منشأتك كاملة: الإدارة العامة، ثم الأقسام، ثم الفرق، ثم القادة والأعضاء. تستطيع تكبيره وتصغيره وسحبه، وإظهار أسماء الأعضاء أو إخفاءها، وتميّز الألوان بين القسم والفريق والقائد والعضو. يفيد الإدارة العليا والموارد البشرية ومسؤولي النظام في رؤية صورة المنشأة بنظرة واحدة، والتحقق من أن الهيكل في النظام يطابق الواقع.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في أقل من نصف دقيقة المخطط التنظيمي، وأدوات التحكم في العرض، ودلالات الألوان، ثم يوضح أن التعديل يتم من تبويب «الأقسام والفرق».

لماذا هذه الميزة؟

في المنشآت المتوسطة والكبيرة لا يعرف كل موظف من يرأس أي إدارة، ولا أين يقع فريق معين. والمخططات التنظيمية التقليدية تُرسم مرة في ملف عرض ثم تتقادم مع أول تغيير في الموظفين.

الهيكل التنظيمي في مستند مبني من البيانات نفسها التي تُدخلها في «الأقسام والفرق». لذلك يعكس الوضع الحالي، ويُحدَّث بزر «تحديث». وهو أساس يُبنى عليه العمل في النظام، كمجلدات الهيكل التنظيمي وتوجيه المهام والتعاميم إلى الإدارات.

القيمة للمنشأة: صورة موحدة وحالية للهيكل الإداري يراها الجميع، ونقطة تحقق من اكتمال البيانات. القيمة للفرد: يعرف الموظف إلى من يتجه، ومن يقود أي فريق، دون سؤال.

ومن المهم أن تفهم موقع هذه الشاشة في رحلة الإعداد. فالترتيب المقترح عند بدء استخدام مستند هو: بناء الأقسام والفرق، ثم التحقق منها في المخطط التنظيمي، ثم دعوة الموظفين وإسناد أدوارهم. بهذا الترتيب يدخل كل موظف إلى نظام جاهز يعرف فيه مكانه منذ اليوم الأول، وتصبح مجلدات الهيكل التنظيمي وتوجيه العمل إلى الإدارات مبنية على أساس صحيح.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية اختر «المستخدمين والأدوار».
2. في صفحة «إدارة المستخدمين» اختر تبويب «الهيكل التنظيمي».
3. يظهر قسم «المخطط التنظيمي» وفيه المخطط وأدوات التحكم.

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/users?tab=org-structure

ولتعديل الهيكل انتقل إلى التبويب المجاور «الأقسام والفرق».

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: افتح المخطط التنظيمي التفاعلي

عند فتح التبويب يظهر «المخطط التنظيمي» للمنشأة كاملة. في أعلاه الإدارة العامة، وتتفرع منها الأقسام، ومن كل قسم فرقه. وفي الزاوية زر «تحديث» لإعادة تحميل المخطط بعد أي تعديل في الأقسام والفرق.

أول ما تفعله هنا هو التحقق البصري: هل كل الإدارات موجودة؟ هل يوجد قسم بلا فرق أو فريق بلا قائد؟ المخطط يكشف هذه الفجوات بسرعة.

الخطوة 2: اضغط «ملاءمة الشاشة» ثم كبّر وصغّر

في جانب المخطط عمود من الأزرار:

• التكبير (+) لرؤية تفاصيل جزء معين.
• التصغير (−) لرؤية صورة أوسع.
• ملاءمة الشاشة لعرض المخطط كاملاً في المساحة المتاحة.

ابدأ دائماً بـ«ملاءمة الشاشة» لتأخذ صورة شاملة، ثم كبّر على الجزء الذي تريده.

الخطوة 3: اسحب للتنقل واستخدم عجلة الماوس للتكبير

اضغط على أي مساحة فارغة في المخطط واسحب للتنقل بين أجزائه. واستخدم عجلة الماوس للتكبير والتصغير بسرعة. يظهر هذا الإرشاد أسفل المخطط: «اسحب للتحريك، استخدم العجلة للتكبير».

هذه الطريقة أسرع من الأزرار عند استكشاف مخطط كبير. كبّر على قسم، ثم اسحب إلى القسم المجاور دون العودة للعرض الكامل.

الخطوة 4: أظهر أسماء الأعضاء أو أخفها

زر الأعضاء في عمود الأدوات يتحكم في ظهور أسماء الأشخاص داخل مربعات المخطط:

• عند الإظهار: ترى أسماء القادة والأعضاء داخل كل قسم وفريق.
• عند الإخفاء: يبقى المخطط بأسماء الوحدات فقط، فيصبح أبسط وأوضح.

اختر الإخفاء عند عرض الهيكل في اجتماع لمناقشة الوحدات الإدارية، والإظهار عند البحث عن شخص أو التحقق من توزيع الموظفين.

الخطوة 5: افهم دلالات الألوان

في أسفل المخطط مفتاح يشرح الرموز:

بهذه الرموز تستطيع قراءة أي جزء من المخطط مباشرة: تعرف أن المربع قسم أو فريق، وأن الشخص قائد أو عضو.

الخطوة 6: عدّل الهيكل من تبويب «الأقسام والفرق»

المخطط التنظيمي للعرض. أي تعديل على الهيكل، مثل إنشاء قسم أو إضافة فريق أو تعيين قائد أو إضافة عضو، يتم من تبويب «الأقسام والفرق». بعد التعديل عُد إلى المخطط واضغط «تحديث» لترى التغيير.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: جهة حكومية تتحقق من اكتمال الهيكل قبل الإطلاق

الموقف: جهة حكومية أدخلت إداراتها وأقسامها في مستند، وتريد التحقق قبل دعوة كل الموظفين.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «الهيكل التنظيمي» واضغط «ملاءمة الشاشة».
2. قارن المخطط بالهيكل المعتمد رسمياً.
3. أظهر أسماء الأعضاء وابحث عن فرق بلا قائد (لا تحمل نجمة).
4. استكمل النواقص من «الأقسام والفرق» ثم اضغط «تحديث».

النتيجة: هيكل مكتمل يطابق الواقع قبل أن يبدأ الموظفون العمل.

سيناريو: موظف جديد في شركة مقاولات يتعرف على المنشأة

الموقف: مهندس انضم حديثاً ويحتاج معرفة الإدارات وقادة الفرق الذين سيتعامل معهم.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «الهيكل التنظيمي».
2. أظهر أسماء الأعضاء.
3. كبّر على إدارة المشاريع واسحب لاستكشاف فرقها وقادتها.

النتيجة: يعرف الموظف الجديد إلى من يتجه في كل موضوع من أيامه الأولى.

سيناريو: مديرة موارد بشرية في مستشفى تعرض الهيكل في اجتماع

الموقف: اجتماع لإعادة تنظيم الأقسام الإدارية في المستشفى.

ما تفعله في مستند:

1. افتح المخطط وأخفِ أسماء الأعضاء ليبقى التركيز على الوحدات.
2. اضغط «ملاءمة الشاشة» لعرض الصورة كاملة.
3. كبّر على الأقسام محل النقاش.

النتيجة: نقاش واضح مبني على الهيكل الفعلي في النظام.

سيناريو: مدير عام في شركة تجارية يراجع توزيع الفرق

الموقف: المدير العام يريد معرفة الأقسام التي تحت إشراف كل مدير والفرق داخلها.

ما تفعله في مستند:

1. افتح المخطط وابدأ من الإدارة العامة في أعلاه.
2. تتبع فروع كل قسم إلى فرقه.
3. انتقل إلى «الأقسام والفرق» لمراجعة التفاصيل أو إجراء التعديل.

النتيجة: رؤية واضحة لتوزيع المسؤوليات واتخاذ قرارات التنظيم بناءً عليها.

علاقتها بالميزات الأخرى

• الأقسام والفرق: مكان التعديل الفعلي على الهيكل، والمخطط يعكس ما يُدخل هناك.
• المستخدمين: يعرض مناصب كل موظف في الهيكل، والمخطط يعرض الصورة الكاملة.
• الأدوار: الهيكل يحدد موقع الموظف، والدور يحدد ما يستطيع فعله.
• المجلدات: تظهر في مستند مجلدات للهيكل التنظيمي مرتبطة بالأقسام.
• إنشاء تعميم: توجيه التعاميم إلى الإدارات يعتمد على وجود الهيكل.
• مهمة جديدة: توجيه المهمة لإدارة وتكليف موظف فيها يعتمد على الهيكل نفسه.

نصائح وأفضل الممارسات

1. ابنِ الهيكل في «الأقسام والفرق» أولاً قبل دعوة الموظفين بأعداد كبيرة.
2. ابدأ كل جلسة على المخطط بـ«ملاءمة الشاشة» ثم كبّر حسب الحاجة.
3. استخدم إخفاء الأسماء في العروض والاجتماعات، والإظهار في التحقق من البيانات.
4. اضغط «تحديث» دائماً بعد التعديل في «الأقسام والفرق».
5. راجع المخطط بعد كل تغيير تنظيمي في المنشأة للتأكد من مطابقته للواقع.
6. ابحث عن الفرق التي لا تحمل نجمة قائد، فهي غالباً ناقصة البيانات.
7. اجعل مراجعة المخطط جزءاً من إجراءات انضمام الموظف الجديد، فهو أسرع طريقة ليتعرف على المنشأة.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هو الهيكل التنظيمي في مستند؟

هو مخطط تفاعلي يعرض المنشأة كاملة من الإدارة العامة إلى الأقسام والفرق والقادة والأعضاء، مبني على بيانات تبويب «الأقسام والفرق».

كيف أعدّل الهيكل التنظيمي؟

من تبويب «الأقسام والفرق» تنشئ الأقسام والفرق وتحدد المدراء والقادة والأعضاء، ثم تضغط «تحديث» في المخطط لترى التغيير.

كيف أرى المخطط كاملاً في الشاشة؟

اضغط زر «ملاءمة الشاشة» في عمود الأدوات بجانب المخطط، فيُضبط الحجم ليظهر المخطط كاملاً.

ماذا تعني الألوان في المخطط التنظيمي؟

المربع الأزرق الداكن قسم، والأزرق الفاتح فريق، والنجمة تميّز القائد، والنقطة تميّز العضو.

هل يمكن إخفاء أسماء الموظفين من المخطط؟

نعم، زر الأعضاء في عمود الأدوات يُظهر أسماء الأعضاء أو يخفيها، فيبقى المخطط بأسماء الوحدات فقط.

كيف أتنقل داخل مخطط كبير؟

اسحب بالماوس للتحريك، واستخدم العجلة للتكبير والتصغير، أو استخدم أزرار التكبير والتصغير.

هل يستطيع أي موظف تعديل الهيكل من المخطط؟

لا، المخطط التنظيمي للعرض فقط، ولا يتضمن أدوات تعديل. أما الإنشاء والتعديل فيتمان من تبويب «الأقسام والفرق».

لماذا لا يظهر قسم أضفته للتو؟

لأن المخطط يحتاج إلى تحديث. اضغط زر «تحديث» في أعلى المخطط التنظيمي.

الخلاصة

• الهيكل التنظيمي مخطط تفاعلي يعكس المنشأة كاملة من بيانات «الأقسام والفرق».
• «ملاءمة الشاشة» والتكبير والسحب تجعل قراءة أكبر المخططات سهلة.
• إظهار الأسماء أو إخفاؤها يكيّف المخطط مع غرضك: تحقق أو عرض.
• الألوان والرموز تميز القسم والفريق والقائد والعضو.
• التعديل يتم من «الأقسام والفرق»، ثم «تحديث» في المخطط.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند