التذكير والوسوم والتصنيفات: نظّم مستندك ولا تفوّت موعداً

من شريط الإجراءات في صفحة المستند يمكنك إضافة ثلاثة عناصر تنظيمية لأي مستند في مستند: «تعيين تذكير» بتاريخ ووقت وموعد تنبيه مسبق (قبل ساعة أو يوم أو أسبوع) مع ملاحظة، و«تعيين الوسوم» باختيار وسوم موجودة أو إضافة وسم جديد، و«تعديل التصنيفات» لتصنيف المستند. تظهر هذه العناصر جميعاً في تبويب «التفاصيل»، وتسهّل عليك البحث والفلترة والمتابعة لاحقاً.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في أقل من دقيقة الإجراءات الثلاثة بالترتيب: التذكير ثم الوسوم ثم التصنيفات، وينتهي بظهورها في تبويب «التفاصيل».

لماذا هذه الميزة؟

المستند الذي يُرفع ثم يُنسى مشكلة شائعة. عقد يحتاج مراجعة قبل تجديده، أو عرض سعر يجب الرد عليه قبل موعد معين، أو خطة تحتاج متابعة بعد شهر. حين يعتمد الموظف على ذاكرته أو على تقويم شخصي منفصل، تضيع المواعيد ولا يرتبط التنبيه بالمستند نفسه.

وبالمثل، حين تتراكم المستندات في المجلدات دون وصف، يصبح العثور على «كل العقود المهمة» أو «كل مستندات التسويق» بحثاً يدوياً طويلاً. الوسوم والتصنيفات تضيف إلى المستند طبقة وصف تتجاوز اسمه ومجلده.

أين تجدها

1. القائمة الجانبية ← «المجلدات والمستندات».
2. افتح المستند المطلوب.
3. في شريط الإجراءات أعلى الصفحة ستجد: «تعديل التصنيفات» و«تعيين تذكير» و«تعيين الوسوم». وإذا لم تظهر كلها، مرّر الشريط أفقياً.

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/file/<معرّف المستند>

وتظهر النتائج في تبويب «التفاصيل» في اللوحة الجانبية لصفحة المستند، ومنه أيضاً يمكنك تعديل التصنيفات والوسوم.

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: تعرّف على أزرار شريط الإجراءات

في أعلى صفحة المستند شريط إجراءات يضم عمليات كثيرة. ما يهمنا هنا ثلاثة أزرار متجاورة: «تعديل التصنيفات» و«تعيين تذكير» و«تعيين الوسوم». ويمكنك تمرير الشريط أفقياً إذا لم تظهر كل الأزرار على شاشتك.

الثلاثة تخدم هدفاً واحداً: أن يحمل المستند معلومات تنظيمية تساعدك أنت وزملاءك على متابعته والعثور عليه.

الخطوة 2: افتح «تعيين تذكير»

اضغط «تعيين تذكير». تفتح نافذة بالعنوان نفسه، ويظهر تحته اسم المستند. وتحتوي النافذة على:

• «تاريخ التذكير»: ثلاث قوائم لليوم والشهر والسنة.
• «الوقت»: ساعة التذكير.
• «ذكرني»: متى يصلك التنبيه قبل الموعد.
• «ملاحظات»: نص اختياري.

الخطوة 3: حدد التاريخ والوقت وموعد التنبيه وأضف ملاحظة

اختر التاريخ والوقت، ثم حدد من قائمة «ذكرني» موعد التنبيه:

ثم اكتب في «ملاحظات» ما المطلوب عند حلول الموعد، واضغط «تعيين تذكير».

الخطوة 4: تأكد من ضبط التذكير

بعد الحفظ يتغير اسم الزر في شريط الإجراءات من «تعيين تذكير» إلى «تعديل التذكير». هذه علامة سريعة على أن المستند يحمل تذكيراً. ومن الزر نفسه تعدّل التاريخ أو الوقت أو الملاحظة إذا تغير الموعد.

الخطوة 5: أضف الوسوم من «تعيين الوسوم»

اضغط «تعيين الوسوم»، ثم اختر الوسوم المناسبة من الموجودة، أو أضف وسماً جديداً إذا لم تجد ما يناسب. بعد الحفظ يظهر إشعار «تم تحديث الوسوم بنجاح».

الوسوم مرنة، ويمكن أن يحمل المستند الواحد عدة وسوم تصفه من زوايا مختلفة: الموضوع، والإدارة، والأهمية. مثلاً: «تسويق» و«مهم».

الخطوة 6: صنّف المستند من «تعديل التصنيفات»

اضغط «تعديل التصنيفات» واختر التصنيف المناسب للمستند. التصنيف يضع المستند ضمن فئة واضحة، بينما الوسوم تضيف أوصافاً حرة. استخدم الاثنين معاً: التصنيف للتنظيم العام، والوسوم للتفاصيل.

وفي اللقطة تظهر اللوحة الجانبية وقد أصبح فيها قسم «التذكير» بتاريخه وملاحظته، إلى جانب درجة السرية والحالة.

الخطوة 7: راجع النتيجة في تبويب «التفاصيل»

افتح تبويب «التفاصيل» في اللوحة الجانبية. ستجد:

• «التذكير» بتاريخه وملاحظته.
• «التصنيفات» مع زر «تعديل التصنيفات».
• «الوسوم» مع زر «تعديل الوسوم».
• «الرقم النظامي» الذي يحدده النظام.

كل هذه البيانات تبقى مع المستند، وتسهّل عليك البحث والفلترة لاحقاً. ويمكنك تعديل التصنيفات والوسوم من هنا مباشرة دون العودة إلى شريط الإجراءات.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: شركة مقاولات تتابع تجديد عقد إيجار معدات

الموقف: عقد إيجار معدات ينتهي بعد شهرين، والتجديد يحتاج تفاوضاً مسبقاً مع المؤجر.

ما تفعله في مستند:

1. افتح العقد واضغط «تعيين تذكير».
2. حدد التاريخ قبل انتهاء العقد بأسبوعين، واختر «ذكرني» قبل أسبوع.
3. اكتب في الملاحظات: «بدء التفاوض على التجديد مع المؤجر».
4. أضف وسوم «عقود» و«معدات»، وصنّف المستند.

النتيجة: يصلك التنبيه مبكراً بما يكفي للتفاوض، ويمكن الوصول لكل عقود المعدات بفلترة واحدة.

سيناريو: مدرسة تنظم ملفات الطلاب الخاصة

الموقف: إدارة شؤون الطلاب تحفظ تقارير متنوعة، وتحتاج تمييز ما يتطلب متابعة مع ولي الأمر.

ما تفعله في مستند:

1. أضف لكل تقرير وسماً بالصف الدراسي، ووسماً بنوع التقرير.
2. للتقارير التي تتطلب اجتماعاً، عيّن تذكيراً بموعد الاجتماع «قبل يوم».
3. صنّف التقارير السلوكية والأكاديمية كل في تصنيفه.

النتيجة: تنظيم واضح يتيح استخراج تقارير صف معين أو نوع معين بسرعة، دون نسيان مواعيد أولياء الأمور.

سيناريو: مستشفى يتابع مراجعة السياسات الدورية

الموقف: سياسات الجودة يجب مراجعتها دورياً، وكل سياسة لها موعد مراجعة مختلف.

ما تفعله في مستند:

1. افتح كل سياسة وعيّن تذكيراً بموعد مراجعتها القادمة.
2. اختر «ذكرني» قبل أسبوع، واكتب اسم اللجنة المسؤولة في الملاحظات.
3. أضف وسم «سياسات الجودة» لكل السياسات.

النتيجة: لا تفوت مراجعة سياسة، ويمكن عرض كل سياسات الجودة معاً عند التدقيق.

سيناريو: إدارة تسويق في شركة تجارية

الموقف: خطط حملات متعددة، وبعضها أهم من غيره، وكلها تحتاج مراجعة نتائج قبل الإطلاق.

ما تفعله في مستند:

1. أضف لكل خطة وسم «تسويق»، وللأولوية العالية وسم «مهم».
2. عيّن تذكيراً قبل موعد الإطلاق بملاحظة «مراجعة نتائج الحملة قبل الإطلاق».
3. راجع الوسوم والتذكير من تبويب «التفاصيل» عند الاجتماع الأسبوعي.

النتيجة: رؤية واضحة للحملات المهمة ومواعيدها في مكان واحد.

علاقتها بالميزات الأخرى

• تفاصيل المستند: التذكير والتصنيفات والوسوم تظهر في تبويب «التفاصيل»، ويمكن تعديل التصنيفات والوسوم منه.
• وكيل المستندات الذكي: يقترح تصنيفات ووسوماً وتذكيرات بناءً على محتوى المستند مع نسبة الثقة، فتطبقها بدلاً من إدخالها يدوياً.
• التقويم: يجمع مواعيدك ومنها التذكيرات، فترى تذكيرات المستندات مع بقية الاستحقاقات.
• البحث في النص: البحث داخل المحتوى يكمل التنظيم بالوسوم والتصنيفات عند البحث عن مستند.
• البيانات الوصفية: تضيف حقولاً منظمة أعمق من الوسوم، مثل قيم العقد وأطرافه.
• لوحة التحكم: نقطة متابعة يومية لما يحتاج انتباهك، ومنها المستندات القريبة من الانتهاء.

نصائح وأفضل الممارسات

1. اتفق مع فريقك على قائمة وسوم موحدة، وتجنب المترادفات والصيغ المختلفة للكلمة نفسها.
2. استخدم التصنيف للتنظيم العام، والوسوم للتفاصيل الإضافية.
3. اختر «ذكرني» حسب حجم التحضير: أسبوع للتجديدات، ويوم للمتابعات، وساعة لمواعيد اليوم.
4. اكتب في ملاحظة التذكير الإجراء المطلوب بوضوح، لا اسم المستند فقط.
5. عدّل التذكير فور تغير الموعد من «تعديل التذكير»، حتى لا يصلك تنبيه في وقت غير مناسب.
6. أضف الوسوم عند رفع المستند مباشرة، فالتنظيم اللاحق لمستندات كثيرة أصعب.
7. استفد من اقتراحات وكيل المستندات الذكي للوسوم والتصنيفات، ثم راجعها قبل التطبيق.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أعيّن تذكيراً لمستند في مستند؟

افتح المستند واضغط «تعيين تذكير» من شريط الإجراءات، ثم حدد التاريخ والوقت وموعد التنبيه من «ذكرني»، وأضف ملاحظة، واضغط «تعيين تذكير».

متى يصلني تنبيه التذكير؟

تختار ذلك من قائمة «ذكرني»: قبل ساعة، أو قبل يوم، أو قبل أسبوع من الموعد المحدد.

كيف أعدّل تذكيراً قائماً؟

بعد ضبط التذكير يصبح اسم الزر «تعديل التذكير». اضغطه وعدّل التاريخ أو الوقت أو الملاحظة.

هل يمكن إضافة وسم غير موجود؟

نعم، من «تعيين الوسوم» يمكنك اختيار وسوم موجودة أو إضافة وسم جديد.

ما الفرق بين الوسوم والتصنيفات؟

التصنيف يضع المستند ضمن فئة تنظيمية، أما الوسوم فكلمات وصفية حرة، ويمكن أن يحمل المستند عدة وسوم. واستخدامهما معاً يعطي تنظيماً أدق.

أين أرى التذكير والوسوم والتصنيفات بعد إضافتها؟

في تبويب «التفاصيل» في اللوحة الجانبية لصفحة المستند، ومنه يمكنك أيضاً تعديل التصنيفات والوسوم.

لماذا أضيف وسوماً وتصنيفات للمستندات؟

لأنها تسهّل البحث والفلترة لاحقاً، فتصل إلى كل مستندات موضوع أو فئة معينة دون تصفح المجلدات.

الخلاصة

• شريط الإجراءات يضم «تعيين تذكير» و«تعيين الوسوم» و«تعديل التصنيفات».
• التذكير يرتبط بالمستند بتاريخ ووقت وتنبيه مسبق وملاحظة، ويصبح زره «تعديل التذكير» بعد ضبطه.
• الوسوم مرنة وتقبل الإضافة، والتصنيفات تنظم المستند ضمن فئة.
• كل ذلك يظهر في تبويب «التفاصيل» ويسهّل البحث والفلترة.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند