لوحة التحكم في مستند: كل ما ينتظرك في شاشة واحدة

لوحة التحكم هي الشاشة الأولى التي تراها بعد الدخول إلى مستند، وتجمع كل ما ينتظر منك إجراءً: المراسلات والاعتمادات والتوقيعات والمهام والتعاميم، مع عدد المتأخر من كل نوع. وتعرض تحتها أجندة أسبوعك، ونشاط المستندات، وسير العمل الذي تشارك فيه، وتوصيات «سند» الذكية، وما يحتاج انتباهك، ونشاط فريقك. الهدف منها أن تبدأ يومك وأنت تعرف أولوياتك دون أن تتنقل بين الشاشات.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو جولة كاملة في أقسام لوحة التحكم بالترتيب الذي تظهر به على الشاشة، من بطاقات «بانتظارك اليوم» حتى «نشاط فريقي».

لماذا هذه الميزة؟

في بيئات العمل التي تعتمد على المستندات تتوزع المسؤوليات على أكثر من مكان. المراسلات الواردة تحتاج رداً، والمعاملات تنتظر اعتماداً، والمستندات تنتظر توقيعاً، والمهام لها مواعيد، والتعاميم تحتاج إقراراً. حين تكون كل هذه العناصر في شاشات منفصلة يصبح السؤال اليومي «ما المطلوب مني الآن؟» مهمة بحد ذاته، ويتأخر ما لا يراه أحد.

صُممت لوحة التحكم لتجيب عن هذا السؤال مباشرة. فهي لا تعرض أرقاماً عامة فقط، بل تحوّل كل عنصر إلى إجراء يمكن تنفيذه من مكانه.

أين تجدها

1. سجّل الدخول إلى مستند واختر منشأتك.
2. تُفتح لوحة التحكم تلقائياً بعد الدخول.
3. للعودة إليها من أي مكان: القائمة الجانبية ← «لوحة التحكم».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: تعرّف على رأس اللوحة

أول ما يظهر لك ترحيب باسمك، وتحته سطر يلخص وضعك: كم عنصراً ينتظرك، وكم منها متأخر. هذا السطر مؤشر سريع لحجم يومك. إذا كان عدد المتأخر مرتفعاً فابدأ بقسم «تحتاج انتباهك» قبل أي شيء آخر.

الخطوة 2: اقرأ بطاقات «بانتظارك اليوم»

تقسّم البطاقات عملك إلى خمسة أنواع: مراسلات، واعتمادات، وتوقيعات، ومهام، وتعاميم. تعرض كل بطاقة العدد الإجمالي، ثم شارة بعدد المتأخر منه. هذا التقسيم مهم لأن لكل نوع طريقة إنجاز مختلفة:

• المراسلات تحتاج رداً أو إحالة.
• الاعتمادات تحتاج قراراً.
• التوقيعات تحتاج توقيعاً إلكترونياً على مستند.
• المهام تحتاج تنفيذاً.
• التعاميم تحتاج اطلاعاً أو إقراراً.

الخطوة 3: صفِّ الأجندة بالضغط على بطاقة

اضغط على أي بطاقة، مثل «اعتمادات»، فتتصفى أجندة الإجراءات لتعرض هذا النوع فقط. ولإلغاء التصفية والعودة للعرض الكامل، اضغط البطاقة نفسها مرة أخرى.

الخطوة 4: تنقّل في «أجندة الإجراءات»

تعرض الأجندة أسبوعك يوماً بيوم. يمكنك:

• اختيار يوم محدد لعرض ما يستحق فيه.
• اختيار الأسبوع كله لرؤية الصورة الكاملة.
• التنقل بين الأسابيع للأمام والخلف.
• العودة إلى تاريخ اليوم بزر «اليوم».

تفيد هذه الرؤية في التخطيط: إذا رأيت أن يوم الأربعاء مزدحم بالاستحقاقات، يمكنك إنجاز بعضها مبكراً.

الخطوة 5: استخدم المرشحات لتضييق القائمة

إلى جانب التصفية بالبطاقات، توفر الأجندة مرشحات إضافية:

• حسب النوع
• مطلوب منّي: ما يتطلب إجراءك أنت.
• للمتابعة: ما تتابعه دون أن يكون الإجراء عندك.
• المتأخر فقط: يعرض العناصر التي تجاوزت موعدها.

الفرق بين «مطلوب منّي» و«للمتابعة» جوهري للمدراء. الأولى قائمة عملك الشخصي، والثانية قائمة ما يجب أن تسأل عنه فريقك.

الخطوة 6: نفّذ الإجراء مباشرة من العنصر

يعرض كل عنصر في الأجندة:

• حالته.
• أولويته.
• رقمه المرجعي.
• المعاملة التي جاء منها.
• زر الإجراء المناسب، مثل «بدء التنفيذ».

وجود زر الإجراء داخل العنصر يختصر الطريق: لا تحتاج إلى فتح صفحة المهام ثم البحث عن المهمة.

الخطوة 7: راجع «نشاط المستندات»

يسجّل هذا القسم العمليات التي تمت على المستندات خلال آخر سبعة أيام. ويمكنك تصفيتها حسب نوع العملية: الرفع، أو الاعتماد، أو التوقيع والختم، وغيرها. يفيد هذا القسم في الإجابة عن أسئلة مثل «هل وُقّع العقد؟» أو «ما المستندات التي رُفعت هذا الأسبوع؟» دون الحاجة إلى البحث.

الخطوة 8: تابع «سير عملي»

يعرض «سير عملي» كل سير عمل نشط تشارك فيه: إلى أي خطوة وصل، ومن المسؤول عنها الآن. وإذا كانت الخطوة الحالية عندك، يظهر زر «افتح خطوتي» لينقلك إليها مباشرة.

الخطوة 9: استفد من «توصيات سند»

يحلل «سند»، المساعد الذكي في مستند، حالة مستنداتك ومعاملاتك ويقترح إجراءات، مثل:

• مستندات تنقصها بيانات.
• تعاميم لم يقرّ بها المستلمون.
• مشاركات مقترحة.

تعرض كل توصية أثرها المتوقع والإجراء المناسب لتنفيذه بضغطة. ويمكنك تجاهل التوصية إذا لم تكن مناسبة.

الخطوة 10: عالج «تحتاج انتباهك»

يجمع هذا القسم العناصر التي تحتاج تدخلاً في نطاقك:

• المهام والاعتمادات المتأخرة.
• التعاميم التي لم تُقرأ.
• المستندات القريبة من تاريخ انتهائها.
• الأعمال المتوقفة.

هو بمثابة قائمة المخاطر اليومية. وكلما عالجته مبكراً قلّ تراكم التأخير.

الخطوة 11: راقب «نشاط فريقي»

يعرض لكل عضو في فريقك:

• عدد العناصر المفتوحة عنده.
• عدد المتأخر منها.
• عدد ما ينتظره.
• وقت آخر نشاط له.

تساعدك هذه الأرقام على توزيع العمل بعدل: إذا كان أحد الأعضاء مثقلاً بالمتأخر وآخر لديه سعة، يمكنك إعادة توجيه المهام.

الخطوة 12: اجعل اللوحة نقطة بدايتك اليومية

بعد هذه الجولة تصبح لوحة التحكم مركز قيادة ليومك. ترتيب مقترح للاستخدام اليومي:

1. «تحتاج انتباهك».
2. «بانتظارك اليوم».
3. «توصيات سند».
4. «نشاط فريقي» في نهاية اليوم.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: مدير إدارة في جهة حكومية يبدأ يومه

الموقف: مدير إدارة يتلقى يومياً مراسلات واردة وطلبات اعتماد من أكثر من قسم.

ما تفعله في مستند:

1. افتح لوحة التحكم واقرأ سطر الملخص في الأعلى.
2. افتح «تحتاج انتباهك» وعالج الاعتمادات المتأخرة.
3. اضغط بطاقة «مراسلات» لترى ما يحتاج رداً اليوم.
4. استخدم «للمتابعة» لترى ما أحلته لفريقك ولم يُنجز.

النتيجة: خلال دقائق يعرف المدير أولوياته وما يجب أن يسأل عنه فريقه.

سيناريو: مسؤول عقود في شركة مقاولات

الموقف: عقود مع موردين تحتاج توقيعاً، وبعضها قريب من تاريخ الانتهاء.

ما تفعله في مستند:

1. اضغط بطاقة «توقيعات» لعرض المستندات المنتظرة توقيعك.
2. راجع «تحتاج انتباهك» للمستندات القريبة من الانتهاء.
3. راجع «نشاط المستندات» مصفّى على «التوقيع والختم» للتأكد مما وُقّع هذا الأسبوع.

النتيجة: لا يفوت تجديد عقد، ولا يبقى عقد دون توقيع.

سيناريو: مديرة موارد بشرية توزع العمل

الموقف: فريق من خمسة أعضاء وطلبات متزايدة.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «نشاط فريقي» وقارن المفتوح والمتأخر لكل عضو.
2. حدد العضو الأقل عبئاً.
3. أعد توجيه المهام الجديدة إليه من صفحة المهام.

النتيجة: توزيع متوازن يقلل التأخير ويحسن جودة العمل.

سيناريو: منسق اتصال مؤسسي يتابع التعاميم

الموقف: تعميم مهم أُرسل لكل الإدارات، والمطلوب التأكد من إقرار الجميع.

ما تفعله في مستند:

1. راجع «توصيات سند» التي تنبه للتعاميم غير المقروءة.
2. نفّذ الإجراء المقترح أو افتح التعميم.
3. أرسل تذكيراً للمتأخرين من تفاصيل التعميم.

النتيجة: تحقيق إقرار الجميع دون متابعة يدوية فرداً فرداً.

علاقتها بالميزات الأخرى

• سند – المساعد الذكي: مصدر «توصيات سند»، ويمكنك محاورته مباشرة لتنفيذ طلبات أعقد.
• المهام: المهام التي تظهر في البطاقات والأجندة تُدار تفصيلاً من صفحة المهام.
• تنفيذ المهمة: زر «بدء التنفيذ» في الأجندة ينقلك إلى خطوات التنفيذ نفسها.
• المعاملات: قسم «سير عملي» مختصر لما تعرضه صفحة المعاملات بالتفصيل.
• المراسلات الإدارية: بطاقة «مراسلات» تعكس ما ينتظر ردك أو متابعتك هناك.
• التعاميم: التعاميم غير المقروءة تظهر في «تحتاج انتباهك» وفي توصيات سند.
• التقويم: يعرض الاستحقاقات نفسها في عرض شهري وأسبوعي أوسع.

نصائح وأفضل الممارسات

1. ابدأ يومك من «تحتاج انتباهك»، فالمتأخر يتراكم أسرع من الجديد.
2. أنجز العمل حسب النوع باستخدام تصفية البطاقات بدلاً من التنقل العشوائي.
3. استخدم عرض الأسبوع صباح كل أحد لتوزيع جهدك على أيام الأسبوع.
4. افصل بين «مطلوب منّي» و«للمتابعة»، الأولى للتنفيذ والثانية للمتابعة مع الفريق.
5. لا تتجاهل توصيات سند دون قراءة أثرها، فبعضها يكشف نقصاً في البيانات يؤثر على البحث والتقارير لاحقاً.
6. راجع «نشاط فريقي» أسبوعياً على الأقل لتوزيع العمل بعدل.
7. استخدم الرقم المرجعي عند المراسلة عن أي عنصر لتجنب الالتباس.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هي لوحة التحكم في مستند؟

هي الشاشة الرئيسية بعد الدخول، وتجمع ما ينتظر إجراءك من مراسلات واعتمادات وتوقيعات ومهام وتعاميم، مع أجندة الأسبوع وسير العمل وتوصيات سند ونشاط الفريق.

كيف أعرض نوعاً واحداً فقط من العناصر في الأجندة؟

اضغط على بطاقة النوع في قسم «بانتظارك اليوم»، مثل «اعتمادات»، فتتصفى الأجندة عليه. اضغط البطاقة مرة أخرى للعودة إلى كل الأنواع.

ما الفرق بين «مطلوب منّي» و«للمتابعة»؟

«مطلوب منّي» يعرض ما يتطلب إجراءك أنت مباشرة، أما «للمتابعة» فيعرض عناصر لدى غيرك تتابعها بحكم مسؤوليتك.

هل يمكنني تنفيذ المهمة من لوحة التحكم مباشرة؟

نعم، يحتوي كل عنصر في الأجندة على زر الإجراء المناسب، مثل «بدء التنفيذ»، ينقلك إلى التنفيذ مباشرة.

ما هي توصيات سند؟

هي اقتراحات يولدها المساعد الذكي سند بناءً على حالة مستنداتك ومعاملاتك، مثل استكمال بيانات مستند أو متابعة تعميم لم يُقرأ. ومع كل توصية أثرها وإجراؤها، ويمكنك تجاهلها.

كيف أعرف المعاملات التي تنتظرني؟

من قسم «سير عملي» الذي يعرض كل سير عمل نشط والخطوة الحالية ومسؤولها. وإذا كانت الخطوة عندك يظهر زر «افتح خطوتي».

كم يوماً يعرض قسم «نشاط المستندات»؟

يعرض العمليات التي تمت على المستندات خلال آخر سبعة أيام، مع إمكانية التصفية حسب نوع العملية.

لماذا تختلف لوحة التحكم بيني وبين زميلي؟

لأن محتواها يعتمد على المهام والمعاملات المسندة لكل مستخدم وعلى صلاحياته ونطاقه في المنشأة.

الخلاصة

• لوحة التحكم تجيب عن سؤال «ما المطلوب مني الآن؟» في شاشة واحدة.
• بطاقات «بانتظارك اليوم» تقسم عملك حسب النوع وتصفّي الأجندة بضغطة.
• أجندة الإجراءات ومرشحاتها تساعدك على التخطيط اليومي والأسبوعي.
• «سير عملي» و«تحتاج انتباهك» يكشفان ما يتعطل قبل أن يتأخر أكثر.
• «توصيات سند» و«نشاط فريقي» يحولان البيانات إلى قرارات.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند