التقويم في مستند: كل مواعيدك ومواعيد فريقك في مكان واحد

التقويم في مستند شاشة واحدة تجمع كل ما له تاريخ في عملك: المهام، والتعاميم، والتذكيرات، وانتهاء صلاحية المستندات، والمراسلات، والدعوات. يعرضها لك بالتاريخ الميلادي أو الهجري أو بكليهما معاً، وبخمسة أنماط عرض من الشهر حتى الجدول الزمني. وهو موجّه لكل مستخدم يريد أن يرى التزاماته الزمنية مجتمعة، وللمدراء الذين يتابعون مواعيد وحداتهم.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في أقل من دقيقة أنواع الأحداث التي يجمعها التقويم، وكيف تصفّيها، وكيف تختار نوع التاريخ ونمط العرض، ثم كيف تفتح لوحة اليوم وتحدد تذكيراً كمكتمل.

لماذا هذه الميزة؟

المواعيد في بيئة العمل لا تأتي من مصدر واحد. للمهمة موعد استحقاق، وللتعميم تاريخ سريان وانتهاء، وللمراسلة موعد رد، وللمستند تاريخ انتهاء صلاحية، وللتذكير وقت محدد. حين تتوزع هذه التواريخ على شاشات منفصلة يصعب أن ترى أسبوعك بوضوح، ويسهل أن يفوتك موعد لأنه كان في شاشة لم تفتحها.

التقويم يحل هذه المشكلة بجمع كل الأحداث في عرض زمني واحد. فلا تحتاج إلى سؤال «ما الذي يستحق هذا الأسبوع؟» في كل موديول على حدة. والهدف أن ترى الصورة الزمنية كاملة، ثم تضيّقها على ما يهمك بالفلاتر.

القيمة للمنشأة: تقليل المواعيد الفائتة، وتحسين التخطيط، وتوحيد المرجع الزمني بين الإدارات. القيمة للفرد: وضوح في ترتيب الأولويات، وتوفير وقت التنقل بين الشاشات.

أين تجدها

1. سجّل الدخول إلى مستند.
2. من القائمة الجانبية اختر «التقويم».
3. تُفتح الشاشة على عرض الشهر الحالي افتراضياً، وتحت العنوان وصف قصير: المهام والتعاميم والتذكيرات وتواريخ انتهاء المستندات والمراسلات والدعوات في مكان واحد.

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/calendar

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: تعرّف على ما يجمعه التقويم

عند فتح «التقويم» ترى شبكة الشهر، وفي كل خلية رقم اليوم وأحداثه. ويجمع التقويم ستة أنواع من الأحداث:

• المهام: بمواعيد استحقاقها.
• التعاميم: بتواريخها.
• التذكيرات: التي أنشأتها أو وُجهت إليك.
• انتهاء صلاحية المستندات: في التاريخ الذي تنتهي فيه صلاحية المستند.
• المراسلات: بمواعيدها، مثل موعد الرد المطلوب.
• الدعوات.

يظهر كل حدث كبطاقة صغيرة تبين نوعه وعنوانه، وقد تبين أولويته (مثل «عالية»)، ونطاقه مثل «الموجهة إلى وحداتي»، والإدارة أو الفريق المرتبط به. هذه البطاقة تكفي غالباً لتعرف ما الحدث دون فتحه.

الخطوة 2: صفِّ الأحداث بنوعها

في أعلى التقويم شارات لكل نوع حدث، وبجانب كل شارة عدد الأحداث من هذا النوع، إضافة إلى شارة «كل الأنواع». اضغط أي شارة لإخفاء هذا النوع من التقويم، واضغطها مرة أخرى لإظهاره.

هذه التصفية مفيدة حين يزدحم الشهر. مثلاً، إذا أردت التركيز على مواعيد المهام فقط، أخفِ التعاميم والمراسلات والدعوات مؤقتاً.

إلى جانب الشارات، يتيح أعلى الشاشة أيضاً حقل بحث بالعنوان أو المرجع، وقائمة نطاق تبدأ بـ«الكل»، وقائمة «كل الوحدات» لتضييق العرض على وحدة تنظيمية، ومفتاح «إظهار المكتملة» لإظهار الأحداث المنجزة أو إخفائها.

الخطوة 3: اختر نوع التاريخ

يتيح لك التقويم ثلاثة خيارات للتاريخ:

• ميلادي: يعرض التواريخ الميلادية فقط.
• هجري: يعرض التواريخ الهجرية فقط.
• كلاهما: يعرض التاريخين معاً في كل خلية وفي عنوان الفترة.

خيار «كلاهما» مهم في البيئة السعودية، حيث تُؤرَّخ بعض المستندات الرسمية بالهجري والعقود التجارية بالميلادي. بهذا الخيار ترى مثلاً أن يوماً معيناً من أكتوبر يوافق يوماً محدداً من جمادى الأولى دون حاجة إلى محوّل خارجي.

الخطوة 4: بدّل نمط العرض

يوفر التقويم خمسة أنماط عرض. اختر منها حسب ما تريد أن تراه:

وفي أعلى الشاشة زر «اليوم» للعودة إلى التاريخ الحالي، وسهمان للتنقل إلى الفترة السابقة أو التالية، وزر تحديث لإعادة تحميل الأحداث. ويظهر بجانب نوع التاريخ عدد الأحداث في الفترة المعروضة.

الخطوة 5: افتح لوحة اليوم من أي حدث

اضغط أي حدث في التقويم فتُفتح «لوحة اليوم» على جانب الشاشة. لاحظ أنها لا تعرض الحدث الذي ضغطته فقط، بل كل أحداث ذلك اليوم. وهذا يفيدك حين تريد أن تعرف ما الذي يرافق هذا الحدث في اليوم نفسه.

الخطوة 6: استخدم الإجراءات السريعة في لوحة اليوم

تعرض لوحة اليوم في رأسها التاريخ بالميلادي والهجري وعدد أحداث اليوم. وتحتها حقل بحث بالعنوان أو التفاصيل، وترتيب «حسب الوقت»، وشارات تلخص أنواع أحداث اليوم وحالاتها.

لكل حدث بطاقة تعرض وقته ونوعه وعنوانه ووصفه ونطاقه، ومعها إجراءات سريعة تناسب نوعه. في حالة التذكير مثلاً تجد:

• «تحديد كمكتمل».
• «تعديل التذكير».
• «حذف التذكير».
• «فتح» للانتقال إلى العنصر المرتبط.

وفي حالة التعميم تعرض البطاقة رقمه المرجعي وحالته، مثل «منشور»، والوحدات التنظيمية الموجه إليها.

الخطوة 7: تأكد من تحديث الحالة في التقويم

بعد الضغط على «تحديد كمكتمل» تظهر رسالة «تم تحديد التذكير كمكتمل»، ويتغير لون التذكير إلى الأخضر في التقويم، وتظهر عليه شارة «مكتمل». ويتحول الزر في اللوحة إلى «التراجع عن الإكمال» إذا احتجت إلى إعادته.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة الشؤون القانونية في جهة حكومية

الموقف: الإدارة تتابع عقوداً ووثائق مؤرخة بالهجري، ومراسلات تتطلب رداً في مواعيد محددة.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «التقويم» واختر «كلاهما» في نوع التاريخ.
2. أبقِ شارتي «انتهاء صلاحية مستند» و«مراسلة» فقط.
3. انتقل إلى عرض الشهر لترى توزيع المواعيد.
4. افتح لوحة اليوم لأي موعد قريب ثم «فتح» للانتقال إلى المستند أو المراسلة.

النتيجة: ترى الإدارة مواعيد الانتهاء والرد بالتقويمين، دون أن يفوتها تجديد أو رد.

سيناريو: مدير مشروع في شركة مقاولات

الموقف: مشروع فيه مهام متتابعة لعدة فرق، والمدير يريد معرفة الأيام المزدحمة.

ما تفعله في مستند:

1. اختر وحدة المشروع من قائمة «كل الوحدات».
2. أخفِ كل الأنواع عدا «مهمة».
3. انتقل إلى «جدول زمني» لترى تتابع المهام.
4. انتقل إلى «أسبوع» لتوزيع الجهد على الأيام.

النتيجة: يكتشف المدير تكدس المهام في يوم واحد مبكراً، فيعيد ترتيبها مع الفريق من صفحة المهام.

سيناريو: منسقة الجودة في مستشفى

الموقف: تعاميم إجرائية تصدر للأقسام الطبية، ومهلة لإقرار الموظفين بها، وتذكيرات لمراجعة السياسات.

ما تفعله في مستند:

1. أبقِ شارتي «تعميم» و«تذكير».
2. استخدم عرض «قائمة» لقراءة تفاصيل كل حدث.
3. افتح لوحة اليوم وحدد التذكيرات المنجزة بـ«تحديد كمكتمل».

النتيجة: تقويم نظيف يعرض ما بقي فقط، وسجل واضح لما أُنجز عند تفعيل «إظهار المكتملة».

سيناريو: مدير مكتب في شركة تجارية

الموقف: مدير المكتب يدير مواعيد المدير التنفيذي ومراسلاته وتذكيراته اليومية.

ما تفعله في مستند:

1. افتح عرض «يوم» كل صباح.
2. راجع أحداث اليوم مرتبة «حسب الوقت» في لوحة اليوم.
3. ابحث بالمرجع عن أي مراسلة يُسأل عنها.

النتيجة: بداية يوم منظمة، وإجابة فورية عن أي سؤال يخص موعداً أو مراسلة.

علاقتها بالميزات الأخرى

• لوحة التحكم: «أجندة الإجراءات» فيها عرض أسبوعي مختصر لما يعرضه التقويم بتوسع.
• المهام: مواعيد استحقاق المهام هي أكثر ما يملأ التقويم، وتُدار المهام نفسها من صفحتها.
• التعاميم: التعاميم تظهر في التقويم بتواريخها، وتُتابع إقراراتها من صفحة التعاميم.
• المراسلات الإدارية: المراسلات التي لها مواعيد، مثل موعد الرد، تظهر أحداثاً في التقويم.
• التذكير والوسوم والتصنيفات: التذكيرات التي تعيّنها على المستندات تظهر في التقويم ويمكن إكمالها منه.
• الوثائق المهمة: وثائق المنشأة لها تواريخ انتهاء، ومتابعة الانتهاء في التقويم تكمل تنبيهات التجديد.
• التاريخ والوقت: إعدادات التاريخ والوقت للمنشأة هي الأساس الذي تُعرض عليه المواعيد.

نصائح وأفضل الممارسات

1. اجعل «كلاهما» خيارك الدائم إذا كنت تتعامل مع مستندات رسمية مؤرخة بالهجري.
2. ابدأ أسبوعك بعرض «أسبوع» لتوزيع جهدك، وابدأ يومك بعرض «يوم» أو بلوحة اليوم.
3. أخفِ الأنواع التي لا تحتاجها في مهمة معينة بدلاً من التمرير بين أحداث كثيرة.
4. حدد التذكيرات كمكتملة فور إنجازها، حتى يبقى التقويم معبراً عما بقي فعلاً.
5. استخدم البحث بالمرجع حين يُسأل عن مراسلة أو تعميم برقمه.
6. للمدراء: استخدم «كل الوحدات» لمراجعة مواعيد كل إدارة على حدة أسبوعياً.
7. راجع أحداث «انتهاء صلاحية مستند» شهرياً قبل بداية كل شهر لتجهيز التجديدات مبكراً.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما الذي يعرضه التقويم في مستند؟

يعرض المهام والتعاميم والتذكيرات وانتهاء صلاحية المستندات والمراسلات والدعوات في تقويم واحد، مع إمكانية إظهار كل نوع أو إخفائه.

هل يدعم التقويم التاريخ الهجري؟

نعم، يمكنك اختيار التاريخ الميلادي أو الهجري أو عرض الاثنين معاً بخيار «كلاهما».

ما أنماط العرض المتاحة في التقويم؟

خمسة أنماط: شهر، وأسبوع، ويوم، وقائمة، وجدول زمني. وتنتقل بينها من الأزرار في أعلى الشاشة.

كيف أخفي نوعاً معيناً من الأحداث؟

اضغط شارة النوع في أعلى التقويم، مثل «دعوة» أو «مراسلة»، فيختفي من العرض. اضغطها مرة أخرى لإظهاره.

ما هي لوحة اليوم؟

لوحة جانبية تُفتح عند الضغط على أي حدث، وتعرض كل أحداث ذلك اليوم مع تفاصيلها وإجراءات سريعة مثل «تحديد كمكتمل» للتذكير.

كيف أحدد تذكيراً كمكتمل من التقويم؟

اضغط التذكير لفتح لوحة اليوم، ثم اضغط «تحديد كمكتمل». يتحول لونه إلى الأخضر، ويمكنك التراجع بزر «التراجع عن الإكمال».

ما الفرق بين التقويم وأجندة الإجراءات في لوحة التحكم؟

الأجندة تعرض أسبوعك الحالي مع أزرار التنفيذ المباشر، أما التقويم فيعرض فترات أوسع وأنماطاً متعددة وأنواعاً إضافية مثل انتهاء صلاحية المستندات والدعوات.

هل أرى في التقويم مواعيد فريقي؟

يعرض التقويم الأحداث المرتبطة بك وبوحداتك ومناصبك، ويمكنك تضييقه بقائمة «كل الوحدات» على وحدة معينة حسب ما تتيحه صلاحياتك.

الخلاصة

• التقويم يجمع كل الأحداث ذات التاريخ من مختلف أجزاء مستند في شاشة واحدة.
• شارات الأنواع والبحث والنطاق والوحدات تضيّق العرض على ما يهمك.
• خيار «كلاهما» يعرض الهجري والميلادي معاً، وهو مناسب للمستندات الرسمية.
• خمسة أنماط عرض تخدم التخطيط الشهري والأسبوعي واليومي.
• لوحة اليوم تعرض أحداث اليوم وتتيح إجراءات سريعة مثل إكمال التذكير.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند