التعاميم في مستند: أوصل قراراتك للجميع وتابع استجابتهم

صفحة «التعاميم» في مستند هي السجل الموحد لكل تعميم أرسلته أو وُجّه إليك داخل المنشأة. تعرض لكل تعميم اتجاهه، ونوع الإجراء المطلوب من مستلميه مثل الإقرار أو التوقيع، وحالته وأولويته وتصنيفه وتاريخ نشره. وتفيد الإدارات التي تُصدر القرارات والسياسات، وكل موظف يريد أن يعرف ما المطلوب منه تجاه التعاميم الموجهة إليه.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في نحو نصف دقيقة قائمة التعاميم وأعمدتها، ثم الفلاتر، وقائمة الإجراءات لكل تعميم، والبحث بالعنوان، وزر «إنشاء تعميم».

لماذا هذه الميزة؟

التعميم وسيلة المنشأة لإبلاغ قرار أو سياسة أو إجراء لمجموعة من الموظفين دفعة واحدة. في الطريقة التقليدية يُرسل التعميم بالبريد أو يُطبع ويوزع، ثم يصعب الجواب عن أسئلة أساسية: من اطّلع عليه؟ ومن أقرّ به؟ وهل وقّعه المعنيون؟ وأين النسخة المعتمدة منه؟

صفحة التعاميم في مستند تجعل التعميم عنصراً له حالة ونوع إجراء ومتابعة. فلا يكون مجرد رسالة تُرسل وتُنسى، بل التزاماً يمكن قياسه. ومن هذه الصفحة تصل إلى كل تعميم وتفاصيل متابعته.

القيمة للمنشأة: حوكمة أوضح لنشر القرارات، وأثر مسجّل لكل تعميم. القيمة للفرد: يعرف الموظف ما وُجّه إليه وما المطلوب منه، ويعرف المرسل أين وصل كل تعميم.

أين تجدها

1. سجّل الدخول إلى مستند.
2. من القائمة الجانبية اختر «التعاميم».
3. تُفتح القائمة، ويظهر تحت العنوان عدد التعاميم الكلي.

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/circulars

ويمكنك أيضاً الوصول إلى التعاميم من:

• لوحة التحكم: بطاقة «تعاميم» في «بانتظارك اليوم»، والتعاميم غير المقروءة في «تحتاج انتباهك».
• التقويم: حين تضغط حدثاً من نوع «تعميم» ثم «فتح».

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: اقرأ أعمدة قائمة التعاميم

تعرض القائمة كل تعميم في صف واحد، وتحت عنوانه سطر من موضوعه. والأعمدة هي:

• العنوان: مع إمكانية الترتيب.
• اتجاه التعميم: «أرسلتها» أو «الموجهة إليّ».
• نوع الإجراء: «للإقرار» أو «للتوقيع» أو للعلم.
• الحالة: مثل «منشور».
• الأولوية: مثل «عادية» أو «عالية»، مع إمكانية الترتيب.
• التصنيف: مثل «إدارية» أو «سياسات وإجراءات».
• تاريخ النشر.

قراءة هذه الأعمدة معاً تعطيك صورة كاملة: تعميم «الموجهة إليّ» و«للتوقيع» و«عالية» يعني أن عليك توقيعه قريباً. أما تعميم «أرسلتها» و«للإقرار» فيعني أن عليك متابعة إقرارات المستلمين.

الخطوة 2: صفِّ القائمة بالاتجاه وبقية الفلاتر

في أعلى القائمة صفّان من الفلاتر. أهمها فلتر الاتجاه:

• أرسلتها: التعاميم التي أصدرتها أنت.
• الموجهة إليّ: التعاميم التي وصلتك.

وإلى جانبه فلاتر حسب نوع الإجراء («كل الإجراءات»)، والحالة («كل الحالات»)، والأولوية («كل الأولويات»)، والتصنيف («كل التصنيفات»). ويظهر كذلك فلتر للمناصب يبدأ بـ«جميع المناصب»، وفلتر عام يبدأ بـ«الكل».

الجمع بين الفلاتر يختصر الكثير. مثلاً: «الموجهة إليّ» + «للتوقيع» يعرض فقط التعاميم التي تنتظر توقيعك.

وفي رأس الصفحة أيضاً زر «التقارير» للانتقال إلى التقارير، وزر «تحديث» لإعادة تحميل القائمة. وفي أسفلها عدد المعروض من الإجمالي، واختيار عدد الصفوف لكل صفحة، والتنقل بين الصفحات.

الخطوة 3: استخدم قائمة «⋯» لكل تعميم

في نهاية كل صف زر «⋯». يفتح قائمة فيها خياران:

• عرض: يفتح صفحة تفاصيل التعميم، حيث ترى محتواه ومرفقاته ومتابعة المستلمين.
• حذف: يحذف التعميم.

الخطوة 4: ابحث بالعنوان أو ابدأ تعميماً جديداً

حقل «البحث في التعاميم» يبحث بالعنوان. اكتب كلمة من عنوان التعميم، مثل «الدوام» أو «حماية البيانات»، فتتضيق القائمة على ما يطابقها.

ولإصدار تعميم جديد اضغط «إنشاء تعميم» في أعلى الصفحة. ينقلك الزر إلى نموذج التعميم الذي تحدد فيه العنوان والموضوع ونوع الإجراء والمستلمين والإعدادات. وتجد الشرح الكامل في دليل إنشاء تعميم.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة الموارد البشرية في جهة حكومية

الموقف: الإدارة أصدرت خلال الشهر عدة تعاميم، منها تعميم بشأن الالتزام بمواعيد الدوام الرسمي، وتريد معرفة وضع كل منها.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «التعاميم» واختر الاتجاه «أرسلتها».
2. صفِّ بالإجراء «للإقرار».
3. رتّب حسب «تاريخ النشر».
4. افتح كل تعميم من «⋯» ← «عرض» لمتابعة من أقرّ ومن بقي.

النتيجة: صورة واضحة عن التعاميم التي اكتمل إقرارها وتلك التي تحتاج تذكيراً.

سيناريو: موظف جديد في شركة مقاولات

الموقف: موظف انضم حديثاً ووُجّهت إليه عدة تعاميم عن السلامة والسياسات الداخلية.

ما تفعله في مستند:

1. اختر الاتجاه «الموجهة إليّ».
2. صفِّ بالإجراء «للتوقيع» لترى ما ينتظر توقيعك.
3. افتح كل تعميم واقرأه ثم نفّذ المطلوب.
4. كرر مع «للإقرار».

النتيجة: يُنهي الموظف التزاماته تجاه التعاميم في جلسة واحدة دون أن يفوته شيء.

سيناريو: إدارة الجودة في مستشفى

الموقف: المستشفى يحتاج عند زيارة جهة الاعتماد أن يعرض تعاميم السياسات والإجراءات المعتمدة.

ما تفعله في مستند:

1. صفِّ بالتصنيف «سياسات وإجراءات».
2. صفِّ بالحالة على التعاميم المنشورة.
3. افتح التعميم المطلوب لعرض محتواه ومؤشر الإقرار.

النتيجة: إجابة سريعة وموثقة عن سؤال «هل أُبلغ الموظفون بهذه السياسة وأقرّوا بها؟».

سيناريو: مكتب محاماة يراجع لوائحه

الموقف: الشريك الإداري يريد مراجعة كل التعاميم المتعلقة باللوائح الداخلية قبل تحديثها.

ما تفعله في مستند:

1. ابحث بكلمة من العنوان مثل «لائحة».
2. أو صفِّ بالتصنيف «لوائح وأنظمة».
3. افتح التعاميم القديمة للرجوع إلى نصوصها.
4. ابدأ تعميماً محدّثاً من «إنشاء تعميم».

النتيجة: تحديث مبني على مراجعة كاملة للتعاميم السابقة، دون بحث في البريد.

علاقتها بالميزات الأخرى

• إنشاء تعميم: زر «إنشاء تعميم» في هذه الصفحة يفتح نموذج التعميم الجديد بكل حقوله وإعداداته.
• تفاصيل التعميم: خيار «عرض» من قائمة «⋯» يفتح صفحة متابعة المستلمين وإرسال التذكيرات.
• لوحة التحكم: بطاقة «تعاميم» وقسم «تحتاج انتباهك» يذكّرانك بالتعاميم التي تنتظر إجراءك.
• التقويم: التعاميم تظهر أحداثاً في التقويم بتواريخها مع حالتها ووحداتها.
• مركز التقارير: يحتوي قسماً لتقارير التعاميم، ويمكنك الوصول إلى التقارير من زر «التقارير» في هذه الصفحة.
• المراسلات الإدارية: المراسلة موجهة لجهة أو شخص بعينه، أما التعميم فموجه لمجموعة واسعة بنوع إجراء موحد.
• سند – المساعد الذكي: توصيات سند في لوحة التحكم تنبهك إلى التعاميم التي لم يُقرّ بها المستلمون.

نصائح وأفضل الممارسات

1. افصل دائماً بين «أرسلتها» و«الموجهة إليّ»؛ الأولى قائمة متابعة، والثانية قائمة التزامات.
2. استخدم التصنيفات بانتظام عند الإنشاء، فهي ما يجعل البحث والتصفية مفيدين لاحقاً.
3. اكتب عناوين واضحة تبدأ بموضوع التعميم، مثل «تعميم بشأن...»، لأن البحث يعتمد على العنوان.
4. راجع التعاميم العالية الأولوية الموجهة إليك يومياً.
5. لا تحذف التعاميم المنشورة إلا لسبب واضح، فهي مرجع للقرارات السابقة.
6. راجع قسم التعاميم في مركز التقارير دورياً لتحليل التعاميم على مستوى المنشأة.
7. حدّث القائمة بزر «تحديث» بعد انتظار إجراءات من المستلمين لترى أحدث وضع.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هي صفحة التعاميم في مستند؟

هي القائمة التي تجمع كل التعاميم التي أرسلتها أو وُجّهت إليك، مع اتجاه كل تعميم ونوع الإجراء المطلوب وحالته وأولويته وتصنيفه وتاريخ نشره.

كيف أعرض التعاميم الموجهة إليّ فقط؟

اختر «الموجهة إليّ» من فلتر الاتجاه في أعلى الصفحة. ولعرض ما أرسلته اختر «أرسلتها».

ما أنواع الإجراء في التعاميم؟

ثلاثة أنواع: للعلم، وللإقرار، وللتوقيع. ويظهر النوع في عمود «نوع الإجراء» لكل تعميم.

كيف أبحث عن تعميم قديم؟

اكتب جزءاً من عنوانه في حقل «البحث في التعاميم»، أو استخدم فلاتر التصنيف والأولوية والحالة لتضييق القائمة.

هل يمكنني حذف تعميم؟

نعم، من قائمة «⋯» في صف التعميم اختر «حذف». ويُنصح بذلك للمسودات أو التعاميم غير المطلوبة فقط.

كيف أعرف من أقرّ بالتعميم؟

افتح التعميم من «⋯» ← «عرض»، فتظهر صفحة التفاصيل بمؤشر التقدم وقائمة المستلمين ومن أقرّ منهم ومن بقي.

ما الفرق بين التعميم والمراسلة في مستند؟

المراسلة خطاب صادر أو وارد مع جهة أو شخص محدد، أما التعميم فرسالة تُوجه لمجموعة أو لكامل الشركة بنوع إجراء موحد ومتابعة للإقرار.

كيف أنشئ تعميماً جديداً؟

اضغط «إنشاء تعميم» في أعلى صفحة التعاميم، ثم املأ العنوان والموضوع ونوع الإجراء والمحتوى وحدد المستلمين وانشره.

الخلاصة

• صفحة التعاميم سجل موحد لكل ما أرسلته أو وصلك من تعاميم.
• الأعمدة توضح اتجاه التعميم ونوع الإجراء والحالة والأولوية والتصنيف وتاريخ النشر.
• فلتر الاتجاه يفصل بين ما تتابعه وما يُطلب منك.
• قائمة «⋯» تفتح التفاصيل أو تحذف التعميم.
• البحث بالعنوان وزر «إنشاء تعميم» يكملان دورة العمل من الرجوع إلى الإصدار.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند