جهات الاتصال الخارجية في مستند: عملاؤك ومورّدوك في دليل واحد

«جهات الاتصال الخارجية» في مستند دليل موحد لكل من تتعامل معه منشأتك من خارجها: العملاء، والموردون، والجهات الأخرى. يعرض لكل جهة نوعها ومعلومات التواصل وشخص التواصل وحالتها وأولويتها وقطاعها، مع بحث وفلاتر سريعة. ومنه تضيف جهة جديدة ببياناتها الأساسية ومعلومات الاتصال والعمل والأشخاص الرئيسيين والعناوين، لتكون جاهزة للمراسلات والمشاركة الخارجية.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في أقل من دقيقة قائمة الجهات الخارجية والبحث والفلاتر، ثم إضافة جهة جديدة من نوع «مورد» خطوة بخطوة، وظهورها في أول القائمة، وزر «إدارة القطاعات».

لماذا هذه الميزة؟

بيانات الجهات الخارجية في كثير من المنشآت موزعة: أرقام الهواتف في جوالات الموظفين، والبريد في صناديق شخصية، والسجل التجاري في ملف المشتريات، والعنوان في فاتورة قديمة. وحين يغادر الموظف المسؤول عن جهة معينة، تغادر معه معرفة كيفية التواصل معها.

دليل جهات الاتصال الخارجية يجعل هذه البيانات ملكاً للمنشأة لا للأفراد. ويربطها ببقية عمل مستند: فالجهة نفسها تُستخدم في المراسلات، وفي مشاركة المستندات خارجياً، وتُربط بها المستندات والمجلدات.

القيمة للمنشأة: استمرارية المعرفة بالجهات، وبيانات موحدة تستخدمها كل الإدارات. القيمة للفرد: وصول سريع لبيانات أي جهة دون سؤال الزملاء.

أين تجدها

1. سجّل الدخول إلى مستند.
2. من القائمة الجانبية اختر «جهات اتصال خارجية».
3. تُفتح صفحة «جهات الاتصال الخارجية»، ويظهر تحت عنوانها عدد الجهات.

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/external-contacts

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: تعرّف على قائمة الجهات

تعرض الصفحة كل الجهات في جدول. لكل جهة صف يحتوي:

• الاسم: وتحته نوع الجهة، مثل «مورد» أو «عميل».
• القطاع.
• معلومات الاتصال: البريد الإلكتروني والهاتف.
• شخص التواصل.
• الحالة: مثل «نشط».
• الأولوية: مثل «عالية» أو «متوسطة».
• الارتباطات: عدد المستندات والمجلدات المرتبطة.

وتتيح أعمدة الاسم والحالة والأولوية الترتيب. وفي أعلى الصفحة أزرار «التقارير» و«تحديث» و«إدارة القطاعات» و«إضافة جهة اتصال».

الخطوة 2: ابحث وصفِّ القائمة

حقل البحث يقبل الاسم أو البريد أو الهاتف. وهذا مفيد حين تتلقى اتصالاً من رقم لا تعرفه، أو بريداً من عنوان تريد معرفة صاحبه.

وبجانبه أربعة فلاتر:

• النوع: لعرض الموردين فقط أو العملاء فقط مثلاً.
• الحالة: لعرض الجهات النشطة.
• الأولوية: لعرض الجهات ذات الأولوية العالية.
• القطاع: لعرض جهات قطاع معين.

الخطوة 3: ابدأ إضافة جهة جديدة

اضغط «إضافة جهة اتصال» في أعلى الصفحة. تُفتح نافذة «إضافة جهة اتصال خارجية» وتحت عنوانها «إنشاء جهة اتصال خارجية جديدة لمنظمتك». وفي أعلى النافذة خمسة تبويبات:

1. المعلومات الأساسية.
2. معلومات الاتصال.
3. معلومات العمل.
4. الأشخاص الرئيسيين.
5. العناوين.

الخطوة 4: املأ المعلومات الأساسية

في تبويب «المعلومات الأساسية»:

• الاسم (إلزامي): الاسم المتداول للجهة، مثل «وكالة الإبداع للتسويق».
• الاسم القانوني: الاسم الرسمي المسجل، مثل «شركة الإبداع للتسويق الرقمي المحدودة».
• النوع (إلزامي): مثل «مورد».
• الحالة: مثل «نشط».
• الأولوية: منخفضة، أو متوسطة، أو عالية.
• القطاع: يبدأ بـ«بدون قطاع» إن لم تحدده.

الفصل بين الاسم والاسم القانوني مفيد: الأول يسهل البحث اليومي، والثاني تحتاجه في العقود والمراسلات الرسمية.

الخطوة 5: أضف معلومات الاتصال

في تبويب «معلومات الاتصال»:

• البريد الإلكتروني الرئيسي.
• البريد الإلكتروني الإضافي: بزر «إضافة» لإضافة أكثر من بريد.
• الهاتف الرئيسي.
• الهواتف الإضافية: بزر «إضافة».
• الموقع الإلكتروني.

البريد والهاتف الرئيسيان هما ما يظهر في عمود «معلومات الاتصال» في القائمة، وهما ما يُبحث بهما. لذلك اختر للرئيسي العنوان الأكثر استخداماً.

الخطوة 6: أكمل معلومات العمل والتبويبات الأخرى

تبقى ثلاثة تبويبات:

• «معلومات العمل»: الرقم الضريبي، والسجل التجاري، والرقم الوطني/الإقامة للأفراد، وحقل «ملاحظات» لأي معلومة تفيد زملاءك، مثل «مزوّد تصاميم حملة الربع الرابع».
• «الأشخاص الرئيسيين»: الأشخاص الذين تتواصل معهم داخل الجهة.
• «العناوين»: عناوين الجهة.

هذه التبويبات ليست إلزامية عند الإضافة، ويمكنك استكمالها لاحقاً من ملف الجهة.

الخطوة 7: احفظ الجهة

اضغط «إضافة جهة اتصال» في أسفل النافذة. تظهر رسالة «تم إنشاء جهة الاتصال بنجاح»، وتُغلق النافذة. وإذا أردت الخروج دون حفظ فاضغط «إلغاء».

الخطوة 8: تحقق من الجهة ونظّم القطاعات

تظهر الجهة الجديدة في أول القائمة بنوعها وبياناتها وحالتها وأولويتها. اضغط اسمها لفتح ملفها الكامل.

ولتنظيم الجهات حسب القطاع، استخدم زر «إدارة القطاعات» في أعلى الصفحة. القطاعات تجعل فلتر «القطاع» أداة فعالة، وتساعد في تحليل تعاملاتك حسب المجال، مثل التقنية أو الإنشاءات أو الخدمات المالية.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة المشتريات في جهة حكومية

الموقف: الإدارة تتعامل مع عشرات الموردين، وتحتاج بيانات السجل التجاري والرقم الضريبي لكل منهم عند إصدار المراسلات.

ما تفعله في مستند:

1. أضف كل مورد بنوع «مورد» واسمه القانوني.
2. أدخل الرقم الضريبي والسجل التجاري في «معلومات العمل».
3. حدد الأولوية حسب حجم التعاقد.
4. نظّم الموردين بالقطاعات من «إدارة القطاعات».

النتيجة: دليل موردين موحد يُرجع إليه في كل مراسلة وعقد، ولا يضيع بتغير الموظفين.

سيناريو: شركة مقاولات تدير مقاولي الباطن

الموقف: الشركة تعمل مع مقاولي باطن ومورّدي مواد واستشاريين في عدة مشاريع.

ما تفعله في مستند:

1. أضف كل جهة بنوعها المناسب، مثل «مورد» أو «استشاري».
2. سجّل شخص التواصل في «الأشخاص الرئيسيين».
3. استخدم فلتر النوع «استشاري» عند الحاجة إلى مراجعة الاستشاريين.

النتيجة: يعرف مدير المشروع بمن يتصل في كل جهة دون الرجوع للمكتب الرئيسي.

سيناريو: مكتب محاماة ينظّم بيانات موكليه

الموقف: المكتب يحتاج بيانات دقيقة لموكليه من الأفراد والشركات.

ما تفعله في مستند:

1. أضف الموكل بنوع «عميل».
2. للأفراد أدخل الرقم الوطني أو الإقامة، وللشركات السجل التجاري.
3. ضع الأولوية «عالية» للقضايا الحساسة.
4. أضف ملاحظات عن طبيعة التعامل.

النتيجة: ملف موحد لكل موكل يُستخدم في المراسلات ومشاركة المستندات.

سيناريو: شركة تجارية تبحث عن جهة من رقم هاتف

الموقف: وصل اتصال من رقم غير محفوظ، ويريد الموظف معرفة صاحبه قبل الرد.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «جهات اتصال خارجية».
2. اكتب الرقم في حقل البحث.
3. افتح ملف الجهة لمعرفة نوعها وشخص التواصل وآخر المستندات المرتبطة.

النتيجة: يرد الموظف وهو يعرف الجهة وسياق التعامل معها.

علاقتها بالميزات الأخرى

• ملف الجهة: من القائمة تفتح ملف كل جهة لتضيف الأشخاص والعناوين وتراجع المستندات المرتبطة.
• المشاركة الخارجية: الجهات المسجلة هنا هي التي تشارك معها المستندات خارجياً بإشعار وصلاحيات وتاريخ انتهاء.
• المراسلات الإدارية: المراسلات الخارجية الصادرة والواردة تتعامل مع الجهات الخارجية.
• مراسلة جديدة: عند إنشاء مراسلة خارجية تحدد الجهة المستقبلة، والدليل الكامل يسهّل ذلك.
• إنشاء تعميم: يمكن ربط التعميم بجهات الاتصال الخارجية من قسم «الارتباطات».
• مركز التقارير: زر «التقارير» في هذه الصفحة يوصلك إلى التقارير لتحليل تعاملاتك.

نصائح وأفضل الممارسات

1. ابحث قبل أن تضيف، فالجهة المكررة تقسم المستندات والمراسلات بين سجلين.
2. املأ الاسم القانوني دائماً، فهو ما تحتاجه في العقود والمراسلات الرسمية.
3. اتفق داخل المنشأة على معنى كل أولوية، حتى تكون التصفية بها ذات قيمة.
4. أعدّ قائمة القطاعات مرة واحدة من «إدارة القطاعات» قبل إدخال عدد كبير من الجهات.
5. استخدم حقل «ملاحظات» لتسجيل سياق التعامل، مثل المشروع أو العقد المرتبط.
6. حدّث حالة الجهة حين تنتهي العلاقة معها بدلاً من حذفها، حفاظاً على تاريخ التعامل.
7. سجّل شخص تواصل واحداً على الأقل لكل جهة مهمة.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هي جهات الاتصال الخارجية في مستند؟

هي دليل يجمع العملاء والموردين والجهات التي تتعامل معها منشأتك، مع معلومات التواصل والحالة والأولوية والقطاع لكل جهة.

كيف أضيف جهة اتصال خارجية جديدة؟

اضغط «إضافة جهة اتصال»، واملأ الاسم والنوع وبقية المعلومات الأساسية، ثم معلومات الاتصال والعمل إن توفرت، واضغط «إضافة جهة اتصال» للحفظ.

هل يمكنني البحث عن جهة برقم هاتفها؟

نعم، حقل البحث يقبل الاسم أو البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف.

ما الفرق بين الاسم والاسم القانوني؟

الاسم هو الاسم المتداول الذي تبحث به يومياً، والاسم القانوني هو الاسم الرسمي المسجل الذي يُستخدم في العقود والمراسلات الرسمية.

هل يمكن إضافة أكثر من بريد أو هاتف للجهة؟

نعم، في تبويب «معلومات الاتصال» زر «إضافة» للبريد الإلكتروني الإضافي وآخر للهواتف الإضافية.

كيف أنظّم الجهات حسب القطاع؟

استخدم «إدارة القطاعات» لإعداد القطاعات، ثم اختر القطاع لكل جهة، وصفِّ القائمة بفلتر «القطاع».

ما الذي يعرضه عمود «الارتباطات»؟

يعرض عدد المستندات والمجلدات المرتبطة بالجهة، وتراها بالتفصيل في تبويب «المستندات» داخل ملف الجهة.

هل يجب ملء كل التبويبات عند الإضافة؟

لا، الاسم والنوع إلزاميان، ويمكنك استكمال الأشخاص الرئيسيين والعناوين وغيرها لاحقاً من ملف الجهة.

الخلاصة

• جهات الاتصال الخارجية دليل مركزي للعملاء والموردين والجهات تملكه المنشأة.
• القائمة تعرض النوع والاتصال وشخص التواصل والحالة والأولوية والقطاع والارتباطات.
• البحث بالاسم أو البريد أو الهاتف والفلاتر الأربعة تصل بك لأي جهة بسرعة.
• نافذة الإضافة تنظم البيانات في خمسة تبويبات، والاسم والنوع إلزاميان.
• «إدارة القطاعات» تنظم الجهات حسب المجال وتجعل التصفية أكثر فائدة.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند