إنشاء تعميم في مستند: عمّم قرارك واضمن الاطلاع عليه

«إنشاء تعميم» في مستند هو النموذج الذي تصدر منه قراراً أو سياسة أو إعلاناً لموظفي منشأتك، مع تحديد ما المطلوب منهم: الاطلاع للعلم، أو الإقرار، أو التوقيع. تحدد فيه العنوان والمحتوى والمرفقات من نظام المستندات، وتوجهه لكامل الشركة أو لوحدات ومناصب محددة، وتضبط التذكير التلقائي وتاريخي السريان والانتهاء، ثم تنشره ليصل للمستلمين بإشعار وبريد.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في نحو دقيقة إنشاء تعميم كاملاً عن إطلاق حملة تسويقية: من كتابة العنوان، إلى إرفاق خطة الحملة، وتوجيهه لإدارة التسويق، وتفعيل إعادة الإرسال التلقائي، ثم نشره.

لماذا هذه الميزة؟

التعميم الجيد لا يكفي أن يُكتب جيداً، بل يجب أن يصل للأشخاص الصحيحين، وأن يعرفوا ما المطلوب منهم، وأن تعرف أنت من نفّذ ذلك. في الطريقة التقليدية تكتب التعميم في ملف، ثم ترسله بالبريد لقائمة تجمعها يدوياً، ثم تتابع الردود واحداً واحداً، وقد يُنسى المتأخرون.

نموذج «إنشاء تعميم» يجمع هذه المراحل في خطوة واحدة. فهو يربط التعميم بالهيكل التنظيمي لتحديد المستلمين، ويحدد نوع الإجراء المطلوب منهم، ويتولى التذكير المتكرر عنك حتى يكتمل الاطلاع.

القيمة للمنشأة: تعاميم موثقة ومتابعة، ومرجع واضح لما أُبلغ به الموظفون ومتى. القيمة للفرد: وقت أقل في الإرسال والمتابعة، ويقين بوصول القرار لمن يعنيهم.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية اختر «التعاميم».
2. اضغط «إنشاء تعميم» في أعلى الصفحة.
3. يُفتح نموذج «إنشاء تعميم»، وفي أعلاه رابط «العودة للتعاميم».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/circulars/new

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: اكتب العنوان والموضوع

ابدأ بالعنوان. اجعله قصيراً يصف مضمون التعميم، مثل «تعميم بشأن إطلاق حملة الربع الرابع». ثم اكتب الموضوع، وهو سطر أو سطران يوضحان المطلوب باختصار، مثل «الاطلاع على خطة الحملة والإقرار بها».

العنوان مهم لأنه ما يظهر في قائمة التعاميم وما يُبحث به لاحقاً. والموضوع يظهر تحت العنوان في القائمة، فيعرف المستلم مضمون التعميم قبل فتحه.

الخطوة 2: حدد الأولوية والتصنيف ونوع الإجراء

في هذا الجزء ثلاثة حقول:

• الأولوية: مثل «عادية» أو «عالية». تؤثر في ترتيب التعميم وتمييزه لدى المستلمين.
• التصنيف: فئة التعميم، مثل «إدارية». يسهّل التصفية والبحث لاحقاً.
• نوع الإجراء: وتحته تلميح «حدّد ما هو مطلوب من المستلمين تجاه هذا التعميم».

اختيار نوع الإجراء هو أهم قرار في التعميم:

الخطوة 3: اكتب محتوى التعميم

في قسم «المحتوى» محرر نصوص بأدوات تنسيق: العريض والمائل والتسطير، والعناوين، والقوائم المرقمة والنقطية، والاقتباس، والروابط، والمحاذاة، والتراجع والإعادة.

اكتب المحتوى بلغة مباشرة: ما القرار؟ ومتى يبدأ؟ وما المطلوب من المستلم؟ واستخدم القوائم إذا كان التعميم يتضمن عدة بنود أو تعليمات.

الخطوة 4: أرفق الملفات من نظام المستندات

في قسم «المرفقات» أضف الملف الذي يدعم التعميم من نظام المستندات، مثل خطة الحملة. الإرفاق من داخل النظام يعني أن المستلمين يطلعون على المستند المحفوظ في مستند نفسه، لا على نسخة مرسلة بالبريد قد تختلف عن الأصل.

الخطوة 5: أضف الارتباطات ثم حدد المستلمين

الارتباطات اختيارية. تتيح ربط التعميم بعناصر أخرى ذات صلة: المجلدات، والمهام، ومسارات العمل، والتعاميم، والمراسلات، وجهات الاتصال الخارجية، ولكل منها زر «إضافة». ويفيد الربط في الوصول إلى السياق لاحقاً، مثل ربط تعميم بتعميم سابق يحدّثه.

المستلمون إلزاميون. وأمامك طريقتان:

1. «إرسال التعميم إلى كامل الشركة»: عند تفعيله يصل التعميم لجميع أعضاء المنشأة عند النشر.
2. وحدات أو مناصب محددة: من تبويب «وحدات» تختار إدارات أو فرقاً من الهيكل التنظيمي، ومن تبويب «مناصب» تختار مناصب بعينها. ويمكنك البحث بالاسم، مثل «تسويق»، لتصل إلى «إدارة التسويق» مباشرة.

التوجيه للوحدات والمناصب بدلاً من الأشخاص يعني أن التعميم يتبع الهيكل التنظيمي. فلا تحتاج إلى معرفة أسماء كل أعضاء الإدارة.

الخطوة 6: اضبط الإعدادات

في قسم «الإعدادات» ثلاثة خيارات:

• «السماح بالتعليقات»: يمكّن المستلمين من إضافة تعليقات على التعميم.
• «إرسال إشعار بريد إلكتروني»: يتلقى المستلمون بريداً عند نشر التعميم.
• «إعادة الإرسال التلقائي»: يواصل تذكير المستلمين الذين لم يتفاعلوا بعد على فترات منتظمة حتى يكتمل الاطلاع. وعند تفعيله يظهر حقل «الفاصل الزمني (بالأيام)» لتحدد كل كم يوماً يُرسل التذكير.

الخطوة 7: حدد تاريخي السريان والانتهاء ثم انشر

حدد «تاريخ السريان» الذي يبدأ فيه العمل بالتعميم، و«تاريخ الانتهاء» إن كان التعميم مؤقتاً. ثم اختر أحد الأزرار في أسفل النموذج:

• «نشر»: يُصدر التعميم ويرسله للمستلمين فوراً.
• «حفظ كمسودة»: يحفظ التعميم دون إرساله، لتراجعه أو تستكمله لاحقاً.
• «إلغاء»: يخرج من النموذج دون حفظ.

الخطوة 8: تحقق من وصول التعميم

بعد النشر يصل التعميم للمستلمين بإشعار داخل النظام وبالبريد إذا فعّلت ذلك. وتنتقل إلى صفحة تفاصيل التعميم التي تعرض:

• المرسل وتاريخ الإرسال.
• مؤشر التقدم: الإجمالي، وتم الاطلاع، وتم الإقرار، والنسبة.
• محتوى التعميم والمرفقات.
• قائمة المستلمين مقسمة إلى «لم يقرؤوا بعد» و«أقرّوا بالاطلاع»، مع حالة كل مستلم مثل «قيد الانتظار».

ومن هذه الصفحة تبدأ المتابعة. وتجد شرحها في دليل تفاصيل التعميم.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة الموارد البشرية في جهة حكومية تحدّث سياسة الدوام

الموقف: صدرت سياسة جديدة لمواعيد الحضور والانصراف، ويجب أن يوقّع عليها كل الموظفين.

ما تفعله في مستند:

1. اكتب العنوان «تعميم بشأن الالتزام بمواعيد الدوام الرسمي».
2. اختر نوع الإجراء «للتوقيع» والتصنيف «إدارية».
3. أرفق مستند السياسة من مجلد الموارد البشرية.
4. فعّل «إرسال التعميم إلى كامل الشركة».
5. فعّل إعادة الإرسال التلقائي بفاصل زمني مناسب، ثم «نشر».

النتيجة: تصل السياسة للجميع، ويتلقى المتأخرون تذكيراً دورياً دون متابعة يدوية.

سيناريو: شركة مقاولات تبلّغ فريق مشروع بتعليمات سلامة

الموقف: تعليمات سلامة جديدة تخص فرق الموقع فقط.

ما تفعله في مستند:

1. اختر الأولوية «عالية» ونوع الإجراء «للإقرار».
2. أرفق دليل السلامة.
3. من تبويب «وحدات» اختر فرق الموقع المعنية.
4. اربط التعميم بمجلد المشروع من «الارتباطات».
5. انشر التعميم.

النتيجة: تصل التعليمات للفرق المعنية فقط، مع دليل موثق على إقرار كل فرد.

سيناريو: مستشفى يصدر بروتوكولاً مؤقتاً

الموقف: بروتوكول تشغيلي مؤقت لفترة محددة يخص رؤساء الأقسام.

ما تفعله في مستند:

1. اكتب المحتوى بقائمة مرقمة للتعليمات.
2. من تبويب «مناصب» اختر مناصب رؤساء الأقسام.
3. حدد تاريخ السريان وتاريخ الانتهاء.
4. فعّل «السماح بالتعليقات» لتلقي الاستفسارات.
5. احفظه كمسودة لمراجعة المدير الطبي، ثم انشره.

النتيجة: بروتوكول واضح المدة، يصل لأصحاب القرار، مع قناة للاستفسار داخل التعميم.

سيناريو: شركة تجارية تطلق حملة تسويقية

الموقف: إدارة التسويق تحتاج إلى اطلاع فريقها على خطة الحملة قبل الإطلاق.

ما تفعله في مستند:

1. اكتب العنوان والموضوع، واختر «للإقرار».
2. أرفق خطة الحملة من نظام المستندات.
3. ابحث عن «تسويق» واختر «إدارة التسويق».
4. فعّل إشعار البريد وإعادة الإرسال التلقائي، ثم «نشر».

النتيجة: يصل التعميم للفريق بإشعار وبريد، وتتابع الإدارة نسبة الإقرار من صفحة التفاصيل.

علاقتها بالميزات الأخرى

• التعاميم: منها تبدأ إنشاء التعميم، وإليها يُضاف التعميم المنشور أو المسودة.
• تفاصيل التعميم: بعد النشر تتابع فيها من اطّلع ومن أقرّ، وترسل التذكيرات اليدوية.
• الهيكل التنظيمي: الوحدات التي تختار منها المستلمين تأتي من الهيكل التنظيمي، فدقته تحدد دقة التوجيه.
• المجلدات: المرفقات تأتي من مستندات محفوظة في مجلدات النظام، ويمكن ربط التعميم بمجلد.
• رفع الملفات: ارفع المستند الداعم أولاً إذا لم يكن موجوداً في مستند.
• التقويم: التعميم المنشور يظهر في التقويم حدثاً بتاريخه.
• المراسلات الإدارية: يمكن ربط التعميم بمراسلة ذات صلة من قسم «الارتباطات».

نصائح وأفضل الممارسات

1. ابدأ العنوان بموضوعه مثل «تعميم بشأن...»، فهذا يسهّل البحث في قائمة التعاميم.
2. اكتب في الموضوع المطلوب من المستلم في سطر واحد، لأنه يظهر تحت العنوان في القائمة.
3. اختر نوع الإجراء بحسب الأثر القانوني أو الإداري المطلوب، لا بحسب العادة.
4. أرفق المستندات من النظام بدلاً من نسخ محتواها في نص التعميم، حتى يبقى مصدر واحد للحقيقة.
5. وجّه التعميم لأضيق نطاق يحتاجه. التعميم الموجه لغير المعنيين يقلل انتباه الموظفين للتعاميم المهمة.
6. فعّل إعادة الإرسال التلقائي للتعاميم التي تتطلب اطلاع الجميع.
7. احفظ التعميم كمسودة إذا كان يحتاج اعتماد مسؤول قبل النشر.
8. حدد تاريخ الانتهاء للقرارات المؤقتة حتى لا تبقى سارية في أذهان الموظفين بعد انتهائها.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أنشئ تعميماً في مستند؟

من صفحة «التعاميم» اضغط «إنشاء تعميم»، ثم اكتب العنوان والموضوع، وحدد الأولوية والتصنيف ونوع الإجراء، واكتب المحتوى، وأرفق الملفات، وحدد المستلمين، ثم اضغط «نشر».

ما الفرق بين التعميم للعلم وللإقرار وللتوقيع؟

«للعلم» يكتفي بإبلاغ المستلم، و«للإقرار» يطلب منه تأكيد الاطلاع، و«للتوقيع» يطلب توقيعه على التعميم.

هل يمكنني إرسال التعميم لكل الموظفين مرة واحدة؟

نعم، فعّل خيار «إرسال التعميم إلى كامل الشركة»، فيصل لجميع أعضاء المنشأة عند النشر.

كيف أرسل التعميم لإدارة معينة فقط؟

من قسم «المستلمون» افتح تبويب «وحدات» وابحث عن الإدارة، مثل «إدارة التسويق»، واخترها. ويمكنك أيضاً اختيار مناصب من تبويب «مناصب».

ما هي إعادة الإرسال التلقائي؟

خيار يرسل تذكيراً للمستلمين الذين لم يتفاعلوا بعد على فترات منتظمة بالأيام تحددها، حتى يكتمل الاطلاع.

هل يمكنني حفظ التعميم دون نشره؟

نعم، اضغط «حفظ كمسودة»، فيُحفظ التعميم دون أن يصل للمستلمين حتى تنشره لاحقاً.

هل يمكن إرفاق ملف من جهازي مباشرة؟

المرفقات في التعميم تُضاف من نظام المستندات. إذا كان الملف على جهازك فارفعه أولاً إلى مجلد في مستند ثم أرفقه.

ما فائدة الارتباطات في التعميم؟

تربط التعميم بعناصر ذات صلة مثل المجلدات أو المهام أو المراسلات أو تعاميم سابقة، وهي اختيارية.

الخلاصة

• «إنشاء تعميم» يجمع كتابة القرار وتوجيهه ومتابعته في نموذج واحد.
• نوع الإجراء (للعلم، للإقرار، للتوقيع) يحدد ما يُطلب من المستلمين بوضوح.
• المرفقات من نظام المستندات تضمن أن الجميع يطلع على المستند نفسه.
• المستلمون يُحددون من الهيكل التنظيمي: كامل الشركة أو وحدات أو مناصب.
• إعادة الإرسال التلقائي وتاريخا السريان والانتهاء تجعل التعميم ملزماً ومحدد المدة.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند