ملف الجهة في مستند: تعاملاتك مع الجهة الخارجية في ملف واحد

ملف الجهة في مستند صفحة مخصصة لكل جهة خارجية، سواء كانت عميلاً أو مورداً أو استشارياً أو غيره. يعرض اسمها ونوعها وحالتها وأولويتها، ويجمع في تبويبات منفصلة معلومات الاتصال والعمل، والأشخاص الرئيسيين الذين تتواصل معهم، وعناوين الجهة، والمستندات والمجلدات المرتبطة بها. ومنه تعدّل بيانات الجهة أو تحذفها، فيصبح المرجع الكامل لعلاقتك بها.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في أقل من دقيقة ملف جهة من نوع «مورد»: النظرة العامة، ثم إضافة شخص تواصل، وإضافة عنوان رئيسي، وتبويب المستندات، وأزرار التعديل والحذف.

لماذا هذه الميزة؟

قائمة الجهات تخبرك بمن تتعامل معهم، لكن العمل اليومي يحتاج أكثر من ذلك. حين تكتب خطاباً لمورد تحتاج اسمه القانوني وعنوانه. وحين تتصل به تحتاج اسم الشخص المسؤول ومسماه الوظيفي. وحين يُسأل عن عقد قديم تحتاج المستندات المرتبطة به.

ملف الجهة يجمع هذه الاحتياجات في مكان واحد. وبدلاً من أن تكون المعرفة بالجهة في ذاكرة موظف أو في بريده، تصبح في ملف يراه كل من له علاقة بها في المنشأة.

القيمة للمنشأة: ذاكرة مؤسسية للعلاقات الخارجية لا تضيع بتغير الموظفين. القيمة للفرد: كل ما تحتاجه عن الجهة على بعد ضغطة.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية اختر «جهات اتصال خارجية».
2. ابحث عن الجهة بالاسم أو البريد أو الهاتف، أو صفِّ القائمة.
3. اضغط اسم الجهة لفتح ملفها.

وللعودة إلى القائمة اضغط «العودة لجهات الاتصال» في أعلى الملف.

الرابط: https://app.mstnd.sa/external-contacts/<المعرّف>، حيث المعرّف خاص بكل جهة.

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: اقرأ رأس الملف والنظرة العامة

في رأس الملف:

• اسم الجهة ونوعها، مثل «مورد».
• الاسم القانوني تحته.
• شارتا الحالة والأولوية، مثل «نشط» و«عالية».

وتحت الرأس أربعة تبويبات: «نظرة عامة»، و«الأشخاص الرئيسيين»، و«العناوين»، و«المستندات».

يعرض تبويب «نظرة عامة» بطاقتين:

• معلومات الاتصال: البريد الإلكتروني، والهاتف، والموقع الإلكتروني.
• معلومات العمل: الرقم الضريبي، والسجل التجاري، والقطاع.

إذا ظهرت شَرطة بدل قيمة، فالحقل غير مُعبأ. ويمكنك استكماله من زر «تعديل».

الخطوة 2: أضف شخص التواصل في الجهة

افتح تبويب «الأشخاص الرئيسيين» واضغط «إضافة شخص». أدخل:

• اسم الشخص.
• منصبه أو مسماه الوظيفي.
• بريده الإلكتروني.

ثم حدده جهةَ الاتصال الرئيسية إذا كان نقطة التواصل الأولى مع الجهة.

بعد الحفظ تظهر رسالة «تم إضافة الشخص بنجاح»، ويظهر الشخص في جدول بأعمدة: الاسم، والمسمى الوظيفي، والبريد الإلكتروني، والهاتف، والرقم الوطني/الإقامة. وبجانب كل شخص زر «⋯» لإجراءاته.

الخطوة 3: انتقل إلى تبويب «العناوين»

بعد إضافة الشخص يظهر في القائمة مباشرة، ويرتفع عدد الأشخاص بجانب عنوان القسم. ثم انتقل إلى تبويب «العناوين» الذي يجمع عناوين الجهة.

قد يكون للجهة أكثر من عنوان: مقر رئيسي، وفرع، ومستودع، وموقع مشروع. وتسجيلها كلها يفيد في المراسلات والتسليم والزيارات.

الخطوة 4: أضف عنواناً وحدده كرئيسي

اضغط «إضافة عنوان»، واملأ:

1. التسمية: مثل «المقر الرئيسي».
2. الشارع.
3. المدينة.
4. الدولة.

ثم حدده كعنوان رئيسي إذا كان العنوان المعتمد للجهة. بعد الحفظ تظهر رسالة «تم إضافة العنوان بنجاح»، ويظهر العنوان بتسميته وشارة «رئيسي» وتفاصيله، ومعه زر «⋯» لإجراءاته.

الخطوة 5: راجع المستندات والمجلدات المرتبطة

تبويب «المستندات» يعرض «المستندات والمجلدات المرتبطة» بالجهة، مع تبويبين فرعيين: «المستندات» و«المجلدات»، ولكل منهما عدد.

إذا لم تُربط أي مستندات بعد، تظهر رسالة «لا توجد مستندات مرتبطة بجهة الاتصال» مع توجيه بربط المستندات من صفحة المستندات. أي أن الربط يتم من جهة المستند، ثم يظهر هنا تلقائياً.

هذا التبويب هو ما يجعل الملف مفيداً على المدى الطويل. فحين يُسأل «ما العقود الموقعة مع هذا المورد؟» تجد الإجابة هنا.

الخطوة 6: عدّل بيانات الجهة أو احذفها

في رأس الملف زر «تعديل» لتحديث بيانات الجهة، مثل تغيير الحالة أو الأولوية، أو إضافة الرقم الضريبي والسجل التجاري. وبجانبه زر «⋯» الذي يتيح حذف الجهة.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة العقود في جهة حكومية تجهّز خطاب ترسية

الموقف: الإدارة تحتاج الاسم القانوني للمورد وعنوانه الرسمي واسم الشخص المخول لديه.

ما تفعله في مستند:

1. افتح ملف المورد من «جهات اتصال خارجية».
2. خذ الاسم القانوني من رأس الملف، والسجل التجاري من «معلومات العمل».
3. افتح «العناوين» وخذ العنوان الرئيسي.
4. افتح «الأشخاص الرئيسيين» لمعرفة جهة الاتصال الرئيسية.

النتيجة: خطاب ببيانات دقيقة دون مراسلة المورد للاستفسار.

سيناريو: شركة مقاولات تتابع مقاول باطن

الموقف: مقاول باطن يعمل في موقعين، وله مسؤول مالي وآخر فني.

ما تفعله في مستند:

1. أضف المسؤولين في «الأشخاص الرئيسيين» بمسمياتهم.
2. حدد المسؤول الفني جهةَ اتصال رئيسية.
3. أضف عنواني الموقعين في «العناوين» بتسميتين واضحتين.
4. راجع «المستندات» للاطلاع على العقد ومحاضر الاستلام المرتبطة.

النتيجة: فريق المشروع يعرف بمن يتصل وأين يسلم، والمحاسبة تعرف المسؤول المالي.

سيناريو: مستشفى يدير ملف مورد مستلزمات طبية

الموقف: مورد استراتيجي تُراجع عقوده سنوياً، ويتغير مندوبه من وقت لآخر.

ما تفعله في مستند:

1. حدّث «الأشخاص الرئيسيين» عند تغير المندوب.
2. تأكد من أن الأولوية «عالية».
3. راجع تبويب «المستندات» قبل موعد التجديد لرؤية العقود السابقة.

النتيجة: تجديد مبني على تاريخ تعامل كامل، وتواصل مع الشخص الصحيح دائماً.

سيناريو: مكتب محاماة يتسلّم ملف موكل جديد

الموقف: موكل جديد من الشركات، وللمكتب معه عدة قضايا.

ما تفعله في مستند:

1. استكمل «معلومات العمل» من زر «تعديل».
2. أضف الممثل القانوني للشركة في «الأشخاص الرئيسيين».
3. اربط مستندات القضايا بالجهة لتظهر في تبويب «المستندات».

النتيجة: ملف موحد للموكل يجمع بياناته وممثليه ومستندات قضاياه.

علاقتها بالميزات الأخرى

• جهات الاتصال الخارجية: القائمة التي تفتح منها ملف كل جهة، وتضيف منها جهات جديدة.
• المشاركة الخارجية: تشارك المستندات مع الجهة بإشعار وصلاحيات محددة، وبيانات الاتصال في الملف أساس هذه المشاركة.
• المراسلات الإدارية: المراسلات الخارجية تحتاج بيانات الجهة الدقيقة من اسم وعنوان.
• البيانات الوصفية: البيانات الوصفية للمستند تساعد في تنظيم المستندات المتعلقة بالجهات والعثور عليها.
• محتوى المجلد: المجلدات المرتبطة بالجهة تظهر في تبويب «المستندات»، ومحتواها يُدار من المجلد نفسه.
• المشاركة الداخلية والرابط العام: لمشاركة مستندات الجهة مع زملائك داخل المنشأة.

نصائح وأفضل الممارسات

1. استكمل «معلومات العمل» لكل مورد وعميل تتعاقد معه، فهي ما تحتاجه في العقود والمراسلات.
2. حدد جهة اتصال رئيسية واحدة لكل جهة، حتى يعرف الجميع بمن يبدؤون.
3. استخدم تسميات واضحة للعناوين، مثل «المقر الرئيسي» و«مستودع جدة».
4. حدّث الأشخاص الرئيسيين فور علمك بتغير المسؤول لدى الجهة.
5. اربط المستندات المهمة بالجهة، مثل العقود وخطابات الترسية، لتظهر في تبويب «المستندات».
6. راجع ملفات الجهات ذات الأولوية العالية دورياً للتأكد من اكتمالها.
7. فضّل تحديث الحالة على الحذف عند انتهاء العلاقة.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هو ملف الجهة في مستند؟

هو صفحة لكل جهة خارجية تعرض بياناتها الأساسية ومعلومات الاتصال والعمل، والأشخاص الرئيسيين، والعناوين، والمستندات والمجلدات المرتبطة بها.

كيف أضيف شخص تواصل لجهة خارجية؟

افتح ملف الجهة، ثم تبويب «الأشخاص الرئيسيين»، واضغط «إضافة شخص»، وأدخل اسمه ومنصبه وبريده، ويمكنك تحديده جهة الاتصال الرئيسية.

كيف أضيف عنواناً للجهة؟

من تبويب «العناوين» اضغط «إضافة عنوان»، واكتب التسمية والشارع والمدينة والدولة، وحدده كعنوان رئيسي إذا كان المعتمد.

هل يمكن أن يكون للجهة أكثر من عنوان؟

نعم، يمكنك إضافة عدة عناوين بتسميات مختلفة، وتحديد واحد منها كعنوان رئيسي.

أين أرى مستندات الجهة؟

في تبويب «المستندات» داخل ملف الجهة، ويعرض المستندات والمجلدات المرتبطة بها مع عدد كل منهما.

لماذا لا تظهر أي مستندات في ملف الجهة؟

لأن المستندات لم تُربط بها بعد. يتم الربط من صفحة المستندات، وبعدها تظهر في تبويب «المستندات» بالملف.

كيف أعدّل بيانات جهة خارجية أو أحذفها؟

من رأس ملف الجهة اضغط «تعديل» لتحديث البيانات، أو زر «⋯» بجانبه لحذف الجهة.

الخلاصة

• ملف الجهة يجمع كل ما يخص الجهة الخارجية في صفحة واحدة بأربعة تبويبات.
• «نظرة عامة» تعرض معلومات الاتصال والعمل بنظرة واحدة.
• «الأشخاص الرئيسيين» و«العناوين» يحددان بمن تتواصل وأين، مع تمييز الرئيسي منهما.
• «المستندات» يعرض المستندات والمجلدات المرتبطة بالجهة.
• «تعديل» يحدّث البيانات، والحذف مخصص للجهات المكررة أو الخاطئة.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند