مركز التقارير في مستند: كل تقارير منشأتك في مكان واحد

مركز التقارير في مستند هو الصفحة التي تجمع كل تقارير النظام مرتبة حسب الأقسام: المستندات والمجلدات، والمراسلات الإدارية، والمهام، والمعاملات، والتعاميم، والمستخدمين. منه تبحث عن أي تقرير باسمه أو وصفه، وتفتحه لتصفيته وتصديره، أو تنتقل إلى «لوحة التحليلات» لترى أبرز الرسوم البيانية في شاشة واحدة. يفيد المدراء ومسؤولي الجودة والامتثال وكل من يحتاج أرقاماً دقيقة لاتخاذ قرار.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو جولة في مركز التقارير: أقسامه، والتقارير داخل كل قسم، والبحث، والانتقال إلى أي تقرير أو إلى لوحة التحليلات.

لماذا هذه الميزة؟

كل عملية في مستند تترك أثراً: رفع مستند، أو إرسال مراسلة، أو إنجاز مهمة، أو اعتماد خطوة في معاملة. هذه الآثار بيانات قيّمة، لكنها لا تفيد ما لم تُجمع وتُعرض بطريقة تجيب عن أسئلة الإدارة: كم مراسلة تنتظر الرد؟ ما نسبة المهام المتأخرة؟ من يطّلع على المستندات الحساسة؟ ما حجم التخزين المستهلك؟

بدون مركز موحد يلجأ الموظفون إلى تجميع الأرقام يدوياً في جداول، وهي طريقة بطيئة وعرضة للخطأ وتتقادم بسرعة. مركز التقارير يحل ذلك بتقارير جاهزة مبنية على البيانات الفعلية في النظام.

القيمة للمنشأة هي قرارات مبنية على أرقام موثوقة. والقيمة للفرد هي توفير وقت إعداد التقارير والتركيز على قراءتها.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية اضغط «التقارير».
2. تُفتح صفحة «مركز التقارير» مباشرة.

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/reports

ومن مركز التقارير تتفرع صفحتان: لوحة التحليلات لعرض أبرز الرسوم، وصفحة التقرير لكل تقرير على حدة.

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: تعرّف على مركز التقارير

عند فتح «التقارير» تظهر صفحة «مركز التقارير» وتحت عنوانها وصف يلخص فكرتها: تقارير النظام مجمّعة حسب الأقسام، تفتح أي تقرير لعرضه وتصفيته وتصديره وحفظه في النظام.

في أعلى الصفحة بطاقة «لوحة التحليلات»، وتحتها أقسام التقارير. وفي الزاوية حقل بحث للوصول السريع.

الخطوة 2: استكشف قسم «المستندات والمجلدات»

أول الأقسام «المستندات والمجلدات»، ويضم تقارير تغطي دورة حياة المستند:

هذه التقارير تجيب عن أسئلة الحوكمة: ماذا لدينا؟ ومن يصل إليه؟ وماذا حدث له؟

الخطوة 3: تعرّف على بقية الأقسام والتقارير المتقدمة

بعد المستندات تأتي أقسام أخرى: المراسلات الإدارية، والمهام، والمعاملات، والتعاميم، والمستخدمين. ففي قسم «المراسلات الإدارية» مثلاً تجد «سجل المراسلات»، و«زمن الرد» الذي يقيس المراسلات المطلوب الرد عليها مقابل مواعيدها ونسب الالتزام، و«أداء المتابعة» الذي يقيس سرعة المعالجة لكل مسؤول متابعة، و«تفاعل البوابة».

لاحظ أن بعض التقارير تحمل شارة «متقدم». هذه الشارة تميز التقارير التحليلية الأعمق عن التقارير الأساسية التي تعرض السجلات.

الخطوة 4: ابحث عن تقرير باسمه أو وصفه

اكتب في حقل «ابحث باسم التقرير أو وصفه» كلمة تعبر عما تريد، مثل «المهام». يصفّي المركز البطاقات فوراً ليعرض التقارير المطابقة، مثل «سجل المهام»، و«المتأخرات والالتزام»، و«نتائج العمليات».

البحث يشمل الوصف أيضاً، وهذا مفيد عندما لا تعرف اسم التقرير بالضبط. فإذا بحثت عن مفهوم مثل «التأخير» أو «التخزين» ستجد التقارير التي تتناوله في وصفها.

الخطوة 5: افتح تقريراً أو لوحة التحليلات

اضغط على أي بطاقة تقرير لفتح صفحته. هناك تجد مؤشرات ورسوماً وفلاتر وجدول بيانات، مع خيارات التصدير والجدولة والحفظ في النظام. التفاصيل في دليل صفحة التقرير.

أو اضغط «لوحة التحليلات» لترى أبرز الرسوم البيانية من كل التقارير في شاشة واحدة. التفاصيل في دليل لوحة التحليلات.

الخيارات وتأثيرها

أي تقرير تختار لسؤالك؟

هذا الجدول يختصر عليك الطريق. ابدأ من السؤال الذي تريد إجابته، ثم افتح التقرير المقابل له. وإذا لم تجد سؤالك هنا فاستخدم البحث بكلمة تصف موضوعه، فالبحث يمر على أوصاف كل التقارير في كل الأقسام، بما فيها أقسام المعاملات والتعاميم والمستخدمين.

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة الجودة في جهة حكومية تجهّز مراجعة ربع سنوية

الموقف: مطلوب تقييم الالتزام بمهل الرد على المراسلات خلال الربع.

ما تفعله في مستند:

1. افتح مركز التقارير وانتقل إلى قسم «المراسلات الإدارية».
2. افتح تقرير «زمن الرد» لمعرفة نسب الالتزام.
3. افتح «أداء المتابعة» لمعرفة سرعة المعالجة لكل مسؤول.

النتيجة: صورة واضحة للالتزام بمهل الرد وأين يحدث التأخير.

سيناريو: مدير تقنية المعلومات في شركة تجارية يراقب التخزين

الموقف: يلاحظ نمواً في حجم المستندات ويريد معرفة مصدره.

ما تفعله في مستند:

1. ابحث بكلمة «التخزين» في مركز التقارير.
2. افتح «التخزين والاستهلاك» لرؤية الأحجام حسب المجلد والنوع والمالك.

النتيجة: تحديد المجلدات الأكبر حجماً واتخاذ قرار مبني على بيانات.

سيناريو: مسؤول الامتثال في مستشفى يراجع الاطلاع على الملفات

الموقف: يجب التحقق من أن الاطلاع على مستندات حساسة يتم من الأشخاص المخوّلين فقط.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «نشاط الاطلاع» من قسم المستندات والمجلدات.
2. راجع المشاهدات والتنزيلات والطباعة.
3. راجع «المشاركات الداخلية» للتأكد من صلاحيات المشاركة وتواريخ انتهائها.

النتيجة: دليل موثق لمن اطّلع على ماذا، يدعم متطلبات الامتثال.

سيناريو: مدير مشاريع في شركة مقاولات يتابع المهام المتأخرة

الموقف: تأخرت عدة مهام في مشروع، والمطلوب معرفة حجم التأخير.

ما تفعله في مستند:

1. ابحث بكلمة «المهام».
2. افتح «المتأخرات والالتزام» لرؤية المهام المتأخرة وفئات تقادمها.

النتيجة: معرفة حجم التأخير وتوزيعه، وبدء معالجة الأقدم أولاً.

علاقتها بالميزات الأخرى

• لوحة التحليلات: تُفتح من أعلى مركز التقارير وتعرض أبرز الرسوم من كل التقارير.
• صفحة التقرير: الصفحة التي تفتح عند الضغط على أي تقرير، وفيها الفلاتر والتصدير والجدولة.
• الإصدارات وسجل العمليات: سجل العمليات على مستوى المستند الواحد، بينما يجمع تقرير «سجل العمليات» العمليات على مستوى المنشأة.
• المراسلات الإدارية: مصدر بيانات تقارير المراسلات وزمن الرد وأداء المتابعة.
• المهام: مصدر بيانات تقارير سجل المهام والمتأخرات والالتزام.
• المعاملات: مصدر بيانات تقارير المعاملات وسير العمل.
• الصلاحيات: تحدد نطاق البيانات التي تظهر لك في كل تقرير.

نصائح وأفضل الممارسات

1. استخدم البحث بالمفهوم لا بالاسم فقط، فالبحث يشمل وصف التقرير.
2. ابدأ بلوحة التحليلات للنظرة العامة، ثم انتقل إلى التقرير التفصيلي.
3. اقرأ وصف البطاقة قبل فتح التقرير لتتأكد من أنه يجيب عن سؤالك.
4. افصل بين تقارير السجلات وتقارير الأداء المتقدمة: الأولى للجرد، والثانية للتقييم.
5. حدد مجموعة تقارير ثابتة لكل اجتماع دوري، حتى تقارن الأرقام نفسها عبر الوقت.
6. تذكّر أن الأرقام مرتبطة بصلاحياتك، فلا تقارن تقريرك بتقرير زميل له نطاق مختلف.
7. استخدم الجدولة من صفحة التقرير للتقارير التي تحتاجها بشكل متكرر بدلاً من فتحها يدوياً.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هو مركز التقارير في مستند؟

هو الصفحة التي تجمع كل تقارير النظام مرتبة حسب الأقسام، ومنها تفتح أي تقرير لعرضه وتصفيته وتصديره، أو تنتقل إلى لوحة التحليلات.

ما الأقسام التي يغطيها مركز التقارير؟

يغطي المستندات والمجلدات، والمراسلات الإدارية، والمهام، والمعاملات، والتعاميم، والمستخدمين.

كيف أجد تقريراً معيناً بسرعة؟

اكتب كلمة في حقل «ابحث باسم التقرير أو وصفه»، فتُصفّى البطاقات لتعرض التقارير المطابقة في الاسم أو الوصف.

ماذا تعني شارة «متقدم» على بعض التقارير؟

تميّز التقارير التحليلية المتقدمة، مثل تقارير الالتزام والأداء، عن التقارير الأساسية التي تعرض السجلات.

ما الفرق بين مركز التقارير ولوحة التحليلات؟

مركز التقارير قائمة بكل التقارير لتفتح أياً منها بالتفصيل، أما لوحة التحليلات فتعرض أبرز الرسوم البيانية من كل التقارير في شاشة واحدة.

هل يرى كل المستخدمين نفس الأرقام في التقارير؟

لا، فالتقارير تعرض البيانات ضمن نطاق صلاحيات كل مستخدم، لذلك تختلف الأرقام حسب النطاق.

هل يمكن تصدير التقارير؟

نعم، من صفحة التقرير يمكنك التصدير والطباعة والجدولة والحفظ في النظام، كما يشرح دليل صفحة التقرير.

الخلاصة

• مركز التقارير يجمع تقارير النظام كلها مصنفة حسب الأقسام.
• كل بطاقة تعرض اسم التقرير ووصفاً يوضح ما يقيسه.
• شارة «متقدم» تميز تقارير الأداء والتحليل عن تقارير السجلات.
• البحث يشمل الاسم والوصف للوصول السريع.
• «لوحة التحليلات» للنظرة العامة، وصفحة التقرير للتفاصيل والتصدير.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند