تفاصيل التعميم في مستند: اعرف من اطّلع ومن لم يطّلع

صفحة تفاصيل التعميم في مستند هي مكان متابعة التعميم بعد نشره. تعرض المرسل وتاريخ الإرسال، ومؤشر تقدم يبين إجمالي المستلمين وعدد من اطّلع وعدد من أقرّ، ثم المحتوى والمرفقات وقائمة المستلمين مقسمة بين من أقرّ ومن بقي. ومنها ترسل تذكيراً لمستلم محدد أو لجميع المتأخرين بضغطة واحدة، ويقرّ المستلم بالاطلاع من الصفحة نفسها.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في نصف دقيقة صفحة تعميم منشور: رأس الصفحة ومؤشر التقدم، ثم المحتوى والمرفقات ولوحة المستلمين، وإرسال تذكير، وتحديث المؤشر بعد الإقرار.

لماذا هذه الميزة؟

نشر التعميم نصف العمل فقط. النصف الآخر هو التأكد من أنه وصل وقُرئ، وأن المطلوب نُفّذ. في الطرق التقليدية لا توجد إجابة دقيقة عن سؤال «من قرأ التعميم؟». وإذا وُجدت فهي في جدول يدوي يحدّثه موظف بالاتصال أو البريد.

صفحة تفاصيل التعميم تحوّل هذه المتابعة إلى أرقام وقوائم حية. تعرف النسبة فوراً، وتعرف أسماء من بقي، وتذكّرهم دون أن تكتب رسالة جديدة. وعندما يقرّ المستلم يتحدث المؤشر مباشرة.

القيمة للمنشأة: دليل موثق على إبلاغ الموظفين بالقرارات والسياسات، وهو أمر مهم في التدقيق والامتثال. القيمة للفرد: المرسل يتابع دون جهد، والمستلم يقرأ ويقرّ في مكان واحد.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية اختر «التعاميم».
2. ابحث عن التعميم أو صفِّ القائمة.
3. اضغط «⋯» في صف التعميم ثم «عرض».

وتصل إليها أيضاً:

• تلقائياً بعد نشر تعميم جديد من إنشاء تعميم.
• من لوحة التحكم عبر التعاميم التي تنتظر إجراءك أو توصيات سند المتعلقة بالتعاميم غير المقروءة.
• من التقويم بالضغط على حدث التعميم ثم «فتح».

الرابط: https://app.mstnd.sa/circulars/<المعرّف>، حيث المعرّف خاص بكل تعميم.

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: اقرأ رأس الصفحة ومؤشر التقدم

في أعلى الصفحة عنوان التعميم، وتحته المرسل وتاريخ الإرسال. وبجانبه رابط «العودة للتعاميم».

تحت ذلك مؤشر التقدم، ويضم أربعة أرقام:

• الإجمالي: عدد المستلمين.
• تم الاطلاع: من فتح التعميم.
• تم الإقرار: من أقرّ رسمياً.
• النسبة: شريط يوضح نسبة الإنجاز.

الفرق بين «تم الاطلاع» و«تم الإقرار» مهم. قد يفتح موظف التعميم دون أن يقرّ به. لذلك إذا كان نوع الإجراء «للإقرار»، فالرقم الذي يهمك هو «تم الإقرار».

الخطوة 2: راجع المحتوى والمرفقات ولوحة المستلمين

في الجزء الرئيسي من الصفحة قسمان:

• «محتوى التعميم»: النص كما كُتب عند الإنشاء.
• «المرفقات»: المستندات المرفقة مع عدد صفحاتها، وزر معاينة لفتح المستند.

وفي اللوحة الجانبية متابعة المستلمين بتبويبين:

• «لم يقرؤوا بعد» مع عددهم.
• «أقرّوا بالاطلاع» مع عددهم.

لكل مستلم بطاقة تعرض اسمه، ومناصبه ووحداته في الهيكل التنظيمي، ودوره، وحالته مثل «قيد الانتظار». معرفة منصب المتأخر ووحدته تساعدك على تحديد من تتواصل معه إذا تكرر التأخير، مثل مديره المباشر.

الخطوة 3: أرسل تذكيراً لمستلم محدد أو لكل المتأخرين

أمامك طريقتان للتذكير:

1. «إرسال تذكير» بجانب اسم المستلم: يرسل تذكيراً لهذا الشخص فقط. استخدمه حين يكون التأخير فردياً، أو حين تريد تذكير شخص مهم قبل غيره.
2. «إرسال تذكير للمتأخرين» في أعلى الصفحة: يرسل تذكيراً لكل من لم يقرّ بعد بضغطة واحدة.

بعد الإرسال تظهر رسالة تأكيد، مثل «تم إرسال التذكير إلى» متبوعة باسم المستلم.

الخطوة 4: تابع تحديث المؤشر بعد الإقرار

حين يفتح المستلم التعميم يرى زر «إقرار بالاطلاع». وعند ضغطه:

• يُسجّل إقراره.
• ينتقل اسمه من «لم يقرؤوا بعد» إلى «أقرّوا بالاطلاع».
• يتحدث المؤشر في أعلى الصفحة مباشرة.

بهذا تبقى الصفحة صورة حية لحالة التعميم، دون تحديث يدوي من أحد.

وفي أعلى الصفحة أيضاً أيقونة الحذف، وتُستخدم بحذر لأن حذف التعميم يزيل سجل متابعته.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة الامتثال في جهة حكومية قبل التدقيق

الموقف: جهة رقابية ستطلب ما يثبت إبلاغ الموظفين بسياسة حماية البيانات وإقرارهم بها.

ما تفعله في مستند:

1. افتح تعميم السياسة من قائمة التعاميم.
2. راجع المؤشر: هل بلغ «تم الإقرار» الإجمالي؟
3. افتح «لم يقرؤوا بعد» وأرسل «إرسال تذكير للمتأخرين».
4. بعد اكتمال النسبة، راجع «أقرّوا بالاطلاع» كقائمة موثقة.

النتيجة: دليل جاهز على إبلاغ كل موظف وإقراره، يُعرض عند التدقيق.

سيناريو: مدير مشروع في شركة مقاولات يتابع تعليمات السلامة

الموقف: تعميم سلامة وُجه لفرق الموقع، وبعض المشرفين لم يقرّوا بعد.

ما تفعله في مستند:

1. افتح تفاصيل التعميم.
2. في «لم يقرؤوا بعد» حدد المشرفين المتأخرين من مناصبهم.
3. أرسل «إرسال تذكير» لكل مشرف على حدة.
4. تابع المؤشر حتى يكتمل.

النتيجة: إقرار كل المشرفين قبل بدء العمل بالتعليمات الجديدة.

سيناريو: مدرسة تتابع إقرار المعلمين بالتقويم الدراسي

الموقف: إدارة المدرسة أرسلت تعميماً بمواعيد الاختبارات وتريد التأكد من اطلاع كل المعلمين.

ما تفعله في مستند:

1. افتح التعميم وراجع «تم الاطلاع» و«تم الإقرار».
2. إذا كان الاطلاع مرتفعاً والإقرار منخفضاً، أرسل تذكيراً للمتأخرين.
3. راجع المؤشر بعد يوم.

النتيجة: يعرف كل المعلمين المواعيد، وتملك الإدارة سجلاً بذلك.

سيناريو: موظف في شركة تجارية يقرّ بتعميم

الموقف: وصل للموظف إشعار بتعميم عن خطة حملة جديدة.

ما تفعله في مستند:

1. افتح التعميم من الإشعار أو من لوحة التحكم.
2. اقرأ المحتوى، وافتح المرفق للاطلاع على الخطة.
3. اضغط «إقرار بالاطلاع».

النتيجة: يُسجل إقراره، وينتقل اسمه من قائمة المتأخرين إلى «أقرّوا بالاطلاع».

علاقتها بالميزات الأخرى

• التعاميم: من قائمة التعاميم تصل إلى هذه الصفحة عبر «⋯» ← «عرض».
• إنشاء تعميم: إعدادات الإنشاء، مثل نوع الإجراء وإعادة الإرسال التلقائي، تحدد ما تتابعه في هذه الصفحة.
• لوحة التحكم: التعاميم غير المقروءة تظهر في «تحتاج انتباهك»، وبطاقة «تعاميم» تعرض ما ينتظرك.
• سند – المساعد الذكي: توصيات سند تنبه إلى التعاميم التي لم يقرّ بها المستلمون وتقودك إلى متابعتها.
• مركز التقارير: قسم التعاميم في مركز التقارير يعطيك صورة تجميعية تتجاوز التعميم الواحد.
• عارض المستند: معاينة المرفق تفتح المستند للقراءة.
• الهيكل التنظيمي: المناصب والوحدات الظاهرة في بطاقات المستلمين مصدرها الهيكل التنظيمي.

نصائح وأفضل الممارسات

1. لا ترسل تذكيراً جماعياً في اليوم الأول من النشر؛ امنح المستلمين وقتاً معقولاً.
2. ركّز على «تم الإقرار» لا «تم الاطلاع» في التعاميم التي تتطلب الإقرار.
3. استخدم التذكير الفردي للأشخاص الذين تحتاج إقرارهم أولاً، مثل مدراء الإدارات.
4. راجع مناصب ووحدات المتأخرين لتكتشف هل التأخير متركز في جهة معينة.
5. اجمع بين «إعادة الإرسال التلقائي» والتذكير اليدوي: الأول للمتابعة الدورية، والثاني للحالات العاجلة.
6. احتفظ بالتعاميم المكتملة دون حذف، فقائمة «أقرّوا بالاطلاع» دليل موثق يُرجع إليه.
7. افتح المرفق بنفسك من صفحة التفاصيل للتأكد من أن الملف الصحيح هو المرفق.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أعرف من قرأ التعميم في مستند؟

افتح صفحة تفاصيل التعميم وراجع مؤشر التقدم، ثم تبويبي «لم يقرؤوا بعد» و«أقرّوا بالاطلاع» لترى الأسماء.

ما الفرق بين «تم الاطلاع» و«تم الإقرار»؟

«تم الاطلاع» يعني أن المستلم فتح التعميم، أما «تم الإقرار» فيعني أنه ضغط «إقرار بالاطلاع» وأكد اطلاعه رسمياً.

كيف أرسل تذكيراً لموظف لم يقرّ بالتعميم؟

اضغط «إرسال تذكير» بجانب اسمه في تبويب «لم يقرؤوا بعد»، فتظهر رسالة تأكيد بإرسال التذكير.

هل يمكن تذكير كل المتأخرين مرة واحدة؟

نعم، اضغط «إرسال تذكير للمتأخرين» في أعلى الصفحة، فيصل التذكير لكل من لم يقرّ بعد.

كيف يقرّ المستلم بالتعميم؟

يفتح التعميم ويقرأه، ثم يضغط «إقرار بالاطلاع»، فيُسجل إقراره ويتحدث المؤشر مباشرة.

هل يتحدث المؤشر تلقائياً؟

نعم، عند إقرار أي مستلم يتحدث مؤشر التقدم مباشرة، وينتقل اسمه إلى تبويب «أقرّوا بالاطلاع».

هل أحتاج إلى التذكير اليدوي إذا فعّلت إعادة الإرسال التلقائي؟

ليس دائماً. إعادة الإرسال التلقائي تذكّر المتأخرين دورياً، والتذكير اليدوي مفيد حين تريد تذكيراً فورياً قبل الموعد الدوري.

الخلاصة

• صفحة تفاصيل التعميم تجمع المحتوى والمرفقات ومتابعة المستلمين في مكان واحد.
• مؤشر التقدم يعرض الإجمالي وتم الاطلاع وتم الإقرار ونسبة الإنجاز.
• تبويبا «لم يقرؤوا بعد» و«أقرّوا بالاطلاع» يعرضان الأسماء والمناصب والحالات.
• التذكير ممكن لمستلم واحد أو لكل المتأخرين بضغطة.
• «إقرار بالاطلاع» يوثّق الإقرار ويحدّث المؤشر فوراً.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند