ترقيم المستندات في مستند: ترقيم تلقائي موحّد لكل مجلد

«ترقيم المستندات» في مستند يتيح لك ضبط ترقيم تلقائي موحد لكل مجلد بدلاً من كتابة الأرقام يدوياً. تحدد للمجلد صيغة الرقم: البادئة واللاحقة، وتضمين السنة والشهر، والفاصل، وعدد خانات العداد، ورقم البداية، وترى معاينة الرقم فوراً. بعد الحفظ يأخذ كل مستند جديد يُرفع إلى المجلد رقمه تلقائياً، مثل UC-26-10-0001-MKT.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في أقل من دقيقة إضافة قاعدة ترقيم لمجلد، وبناء الرقم UC-26-10-0001-MKT جزءاً بجزء مع المعاينة المباشرة، ثم الحفظ.

لماذا هذه الميزة؟

الرقم المرجعي للمستند أداة تنظيم أساسية. فهو ما يُكتب في الخطابات، ويُذكر في المراسلات، ويُبحث به عند الحاجة. وعندما يُكتب يدوياً تظهر مشكلات متكررة: رقمان متطابقان لمستندين مختلفين، أو أرقام مفقودة في التسلسل، أو صيغ مختلفة بين إدارة وأخرى، أو موظف ينسى ترقيم المستند أصلاً.

يحل الترقيم التلقائي هذه المشكلات. فأنت تحدد صيغة الرقم مرة واحدة لكل مجلد، والنظام يعطي كل مستند جديد الرقم التالي في التسلسل. ولأن الصيغة تتضمن عناصر مثل رمز الإدارة والسنة والشهر، يصبح الرقم نفسه دالاً على مصدر المستند وتوقيته.

القيمة للمنشأة: اتساق في الأرقام المرجعية، وتسلسل يمكن تدقيقه. القيمة للفرد: لا حاجة لتذكر آخر رقم أو كتابة الرقم يدوياً.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية افتح «الإعدادات».
2. اختر «ترقيم المستندات».
3. تظهر الصفحة بوصفها «إعداد الترقيم التلقائي للمستندات والمجلدات في نظام إدارة المستندات»، وتحتها قواعد الترقيم الحالية وزر «إضافة ترقيم».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/settings/numbering

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: افتح «ترقيم المستندات»

افتح الصفحة لتضبط ترقيماً تلقائياً موحداً لكل مجلد، بدلاً من كتابة الأرقام يدوياً. الفكرة أن الترقيم مرتبط بالمجلد: كل مجلد له قاعدته، وكل مستند يدخله يأخذ رقماً حسب هذه القاعدة.

الخطوة 2: راجع القواعد الحالية

توضح كل قاعدة:

• اسم المجلد، مثل «شهادات» أو «المراسلات».
• شارة «نشط».
• نمط الرقم، مثل CERT-26-10-0001-TRN أو HR-26-10-0001.
• أيقونة القلم للتعديل، وأيقونة سلة المهملات للحذف.

مراجعة القائمة قبل الإضافة تكشف لك الصيغ المستخدمة في المنشأة، فتبني القاعدة الجديدة على النمط نفسه وتحافظ على الاتساق.

الخطوة 3: اضغط «إضافة ترقيم»

اضغط «إضافة ترقيم» لتفتح نافذة «إضافة ترقيم». تحتوي النافذة على اختيار المجلد، ثم معاينة الرقم، ثم حقول الصيغة، ثم خيارات التطبيق، وأخيراً زر «حفظ التغييرات».

الخطوة 4: اختر المجلد من الشجرة

في قسم «المجلد» اختر المجلد من الشجرة. يمكنك فتح المجلدات التي تحتوي مجلدات فرعية للوصول إلى المجلد المطلوب. بعد الاختيار تعرض المعاينة الرقم التالي بصيغته الأولية، مثل 0001.

الخطوة 5: اكتب «البادئة» و«اللاحقة» وراقب المعاينة

اكتب «البادئة» و«اللاحقة». وتقترح الحقول أمثلة مثل DOC وINV وHR للبادئة، وFIN وEMP للاحقة. في المثال كُتبت البادئة UC واللاحقة MKT.

لاحظ أن المعاينة أعلى الحقول، «الرقم التالي سيبدو كالتالي»، تتحدث فوراً مع كل حرف تكتبه، فأصبح الرقم UC-0001-MKT. هذه المعاينة تجنبك اعتماد صيغة لم تتوقع شكلها.

الخطوة 6: ضمّن السنة والشهر وحدد الفاصل والعداد

أكمل صيغة الرقم:

1. «تضمين السنة» و**«تضمين الشهر»:** فعّلهما ليدخل التاريخ في الرقم. وتوجد كذلك «تضمين اليوم» إذا احتجت دقة أكبر.
2. «الفاصل»: مثل «شرطة (-)».
3. «عدد خانات العداد»: مثل 4، فيظهر التسلسل 0001.
4. «البدء من»: الرقم الذي يبدأ منه العداد، مثل 1.

صارت المعاينة UC-26-10-0001-MKT، أي: البادئة، ثم السنة، ثم الشهر، ثم العداد، ثم اللاحقة.

متى تختار عدد خانات أكبر؟ عندما تتوقع عدداً كبيراً من المستندات في المجلد، حتى تبقى الأرقام بطول ثابت. ومتى تغير «البدء من»؟ عندما تنتقل إلى مستند من نظام سابق وتريد أن يكمل التسلسل من آخر رقم استخدمته.

الخطوة 7: اختر «تعيين الأرقام»

من «تعيين الأرقام» اختر ما يأخذ الرقم:

• «المستندات فقط»: تأخذ المستندات الأرقام، ولا تأخذها المجلدات.
• المستندات والمجلدات معاً: يأخذ كل منهما رقماً حسب القاعدة.

اختر «المستندات فقط» في أغلب الحالات. واختر الخيار الثاني عندما تريد أن تحمل المجلدات الفرعية نفسها أرقاماً مرجعية، مثل مجلد لكل مشروع أو لكل ملف قضية.

الخطوة 8: فعّل التطبيق على المجلدات الفرعية ورقم المجلد الأب

يوجد خياران إضافيان:

• «تطبيق على المجلدات الفرعية»: المجلدات الفرعية التي ليس لها إعداد خاص سترث هذا الترقيم.
• «تضمين رقم المجلد الأب»: يضيف رقم المجلد الأب كبادئة لرقم المستند.

الخيار الأول يوفر عليك إنشاء قاعدة لكل مجلد فرعي. والخيار الثاني يجعل الرقم يعكس التسلسل الهرمي، فتعرف من رقم المستند أي مجلد أب ينتمي إليه.

ثم اضغط «حفظ التغييرات». تظهر رسالة «تم حفظ إعداد الترقيم بنجاح».

الخطوة 9: تحقق من القاعدة الجديدة

تظهر القاعدة الجديدة في القائمة بشارة «نشط» ونمط الرقم UC-26-10-0001-MKT. ومن الآن يأخذ أي مستند جديد يُرفع إلى هذا المجلد رقمه تلقائياً بهذا الشكل.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: جهة حكومية تنظم الصادر والوارد

الموقف: إدارة الاتصالات الإدارية في جهة حكومية تحتاج رقماً لكل خطاب يحفظ في مجلدي الصادر والوارد، يدل على السنة والشهر.

ما تفعله في مستند:

1. أضف ترقيماً لمجلد «الصادر» ببادئة OUT مع تضمين السنة والشهر.
2. أضف ترقيماً لمجلد «الوارد» ببادئة IN بالصيغة نفسها.
3. اجعل «عدد خانات العداد» 5 إذا كان حجم الخطابات كبيراً.

النتيجة: كل خطاب يُحفظ يأخذ رقماً مثل OUT-26-10-00001 دون تدخل يدوي.

سيناريو: شركة مقاولات ترقم مستندات كل مشروع

الموقف: شركة مقاولات لديها مجلد رئيسي للمشاريع، وتحته مجلد لكل مشروع.

ما تفعله في مستند:

1. أضف ترقيماً لمجلد المشاريع الرئيسي.
2. اختر في «تعيين الأرقام» المستندات والمجلدات معاً.
3. فعّل «تطبيق على المجلدات الفرعية» و«تضمين رقم المجلد الأب».

النتيجة: كل مشروع له رقم، وكل مستند فيه يحمل رقم المشروع كبادئة.

سيناريو: إدارة موارد بشرية تستكمل تسلسلاً قديماً

الموقف: إدارة الموارد البشرية في شركة تجارية كانت ترقم ملفاتها يدوياً حتى الرقم 350، وتنتقل الآن إلى مستند.

ما تفعله في مستند:

1. أضف ترقيماً لمجلد الموارد البشرية ببادئة HR.
2. اجعل «البدء من» 351.
3. راجع المعاينة للتأكد من شكل الرقم.

النتيجة: يستمر التسلسل من حيث توقف دون تكرار أو فجوات.

سيناريو: مدرسة ترقم الشهادات حسب العام

الموقف: شؤون الطلاب في مدرسة تصدر شهادات وتريد رقماً يدل على العام.

ما تفعله في مستند:

1. أضف ترقيماً لمجلد «شهادات» ببادئة CERT.
2. فعّل «تضمين السنة».
3. أضف لاحقة تدل على المرحلة الدراسية.

النتيجة: رقم شهادة يدل على نوعها وعامها ومرحلتها.

علاقتها بالميزات الأخرى

• المجلدات: الترقيم مرتبط بالمجلد، فتصميم شجرة المجلدات حسب أنواع المستندات يجعل قواعد الترقيم أبسط وأوضح.
• رفع الملفات: الرفع هو اللحظة التي يأخذ فيها المستند رقمه تلقائياً في المجلد المرقّم.
• تفاصيل المستند: يعرض تبويب «التفاصيل» الرقم النظامي للمستند ضمن معلوماته، وهو المكان المناسب لمراجعة رقم أي مستند.
• محتوى المجلد: داخل المجلد المرقم تُعرض المستندات وتُدار بالإجراءات المعتادة، مع بقاء ترقيمها حسب القاعدة.
• البحث في النص: يمكنك البحث بالرقم في أسماء الملفات ومحتواها، والأرقام الموحدة تجعل البحث أدق.
• الهيكل التنظيمي: استخدم رموز الإدارات والأقسام من هيكلك التنظيمي كبادئات لتبقى الأرقام متسقة مع تنظيم المنشأة.

نصائح وأفضل الممارسات

1. اتفق على صيغة موحدة للمنشأة قبل إنشاء القواعد: الترتيب نفسه والفاصل نفسه في كل المجلدات.
2. استخدم بادئات قصيرة واضحة تدل على الإدارة أو نوع المستند.
3. ضمّن السنة في الرقم إذا كانت المستندات تُراجع حسب السنوات.
4. اختر عدد خانات يكفي للحجم المتوقع، فتغيير الطول لاحقاً يكسر الاتساق.
5. استخدم «تطبيق على المجلدات الفرعية» بدلاً من تكرار القاعدة لكل مجلد فرعي.
6. اعتمد على المعاينة قبل الحفظ دائماً.
7. وثّق صيغ الترقيم المعتمدة لدى فريقك حتى يفهم الجميع دلالة كل جزء من الرقم.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أفعّل الترقيم التلقائي للمستندات في مستند؟

افتح «الإعدادات» ثم «ترقيم المستندات»، واضغط «إضافة ترقيم». اختر المجلد، وحدد صيغة الرقم، ثم اضغط «حفظ التغييرات».

هل يمكن أن يختلف الترقيم من مجلد لآخر؟

نعم، لكل مجلد قاعدة ترقيم خاصة بصيغتها، وتظهر كل القواعد في قائمة واحدة.

كيف أضيف السنة والشهر إلى رقم المستند؟

فعّل «تضمين السنة» و«تضمين الشهر» في نافذة الترقيم، وستظهر في المعاينة فوراً. ويوجد كذلك «تضمين اليوم».

هل تأخذ المستندات القديمة أرقاماً بعد إنشاء القاعدة؟

الفيديو يوضح أن أي مستند جديد يُرفع إلى المجلد بعد الحفظ يأخذ رقمه تلقائياً. لذلك أنشئ القاعدة قبل بدء العمل في المجلد.

كيف أبدأ الترقيم من رقم معين؟

اكتب الرقم المطلوب في حقل «البدء من»، وتعرض المعاينة شكل الرقم الأول.

ما معنى «تضمين رقم المجلد الأب»؟

يضيف رقم المجلد الأب كبادئة لرقم المستند، فيعكس الرقم مكان المستند في التسلسل الهرمي للمجلدات.

هل تنطبق القاعدة على المجلدات الفرعية؟

تنطبق عند تفعيل «تطبيق على المجلدات الفرعية»، على المجلدات الفرعية التي ليس لها إعداد خاص.

هل يمكن ترقيم المجلدات نفسها؟

نعم، باختيار المستندات والمجلدات معاً في «تعيين الأرقام».

الخلاصة

• «ترقيم المستندات» يعطي كل مستند رقماً تلقائياً موحداً حسب مجلده.
• صيغة الرقم تُبنى من البادئة واللاحقة والتاريخ والفاصل والعداد ورقم البداية.
• المعاينة الفورية تعرض شكل الرقم التالي قبل الحفظ.
• «تعيين الأرقام» والمجلدات الفرعية ورقم المجلد الأب تتحكم في نطاق القاعدة وشكلها.
• بعد الحفظ يأخذ كل مستند جديد يُرفع إلى المجلد رقمه دون تدخل يدوي.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند