التوقيع الإلكتروني في مستند: وقّع مستنداتك دون طباعة

التوقيع الإلكتروني في مستند يتيح لك توقيع أي مستند من صفحته مباشرة، دون طباعة أو مسح ضوئي. تنشئ توقيعك مرة واحدة من ملفك الشخصي، رسماً أو كتابة أو صورة، ثم تضعه في المكان المناسب على الصفحة، وتحفظ المستند الموقّع كنسخة جديدة، ويتحقق النظام من هويتك عبر نفاذ ليكون التوقيع موثقاً. تفيد هذه الميزة المدراء والمعتمدين وكل من يوقّع العقود والخطابات والمحاضر.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في أقل من دقيقة رحلة التوقيع كاملة: من إنشاء توقيع جديد في «التوقيعات الرقمية»، إلى وضعه على خطة حملة تسويقية وتطبيقه مع التحقق عبر نفاذ.

لماذا هذه الميزة؟

التوقيع الورقي يمر بخطوات كثيرة: طباعة المستند، ثم توقيعه، ثم مسحه ضوئياً، ثم رفعه من جديد. وإذا كان الموقّع خارج المكتب تأخر كل شيء. ومع تعدد النسخ الورقية والممسوحة يصعب أن تعرف أي نسخة هي الموقّعة فعلاً.

يختصر التوقيع الإلكتروني في مستند هذه الرحلة إلى دقائق. فالتوقيع محفوظ في ملفك الشخصي، والمستند موجود في النظام، والتوقيع يُحفظ كنسخة جديدة دون أن تضيع النسخة السابقة. والتحقق عبر نفاذ يربط التوقيع بهوية صاحبه.

قيمتها للمنشأة: دورة توقيع أسرع، وسجل واضح للنسخ الموقّعة، وتوثيق لهوية الموقّع.

قيمتها للفرد: توقيع جاهز في ملفك الشخصي يُستخدم بضغطات، دون ورق أو ماسح ضوئي.

أين تجدها

للتوقيع جزءان، ولكل منهما مكان:

أولاً: إنشاء التوقيع وإدارته

1. افتح قائمة ملفك الشخصي.
2. اختر «التوقيعات الرقمية».
3. تظهر توقيعاتك المحفوظة، وزر «إضافة توقيع».

ثانياً: التوقيع على مستند

1. افتح المستند المطلوب توقيعه.
2. من شريط الإجراءات أعلى الصفحة اضغط «توقيع».
3. تُفتح نافذة «توقيع المستند».

الرابط المباشر للمستند: https://app.mstnd.sa/file/<معرّف المستند>

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: افتح «التوقيعات الرقمية» من ملفك الشخصي

من ملفك الشخصي اختر «التوقيعات الرقمية». تجد هنا كل توقيعاتك المحفوظة، وزر «إضافة توقيع» لإنشاء توقيع جديد.

يمكنك حفظ أكثر من توقيع. مثلاً: توقيع كامل للعقود، وتوقيع مختصر بالأحرف الأولى لتوقيع الصفحات أو المحاضر الداخلية.

الخطوة 2: أضف توقيعاً بالرسم أو الكتابة أو رفع صورة

اضغط «إضافة توقيع» فتُفتح نافذة «إنشاء توقيع». اكتب أولاً اسم التوقيع، ثم اختر نوع التوقيع:

الخطوة 3: اختر نمط الخط واللون وراجع المعاينة ثم «حفظ»

إذا اخترت «كتابة»، فاكتب «نص التوقيع»، ثم اختر «نمط الخط» من القائمة. يظهر التوقيع فوراً في مربع «معاينة». بعدها اختر «لون التوقيع» من الألوان المتاحة.

في أسفل النافذة خيار «تعيين كتوقيع افتراضي». راجع المعاينة جيداً، ثم اضغط «حفظ».

الخطوة 4: التوقيع جاهز، ويمكنك جعله افتراضياً

يظهر التوقيع الجديد في قائمة توقيعاتك المحفوظة، وأصبح جاهزاً للاستخدام. ويمكنك تعيينه توقيعاً افتراضياً.

التوقيع الافتراضي هو الذي يحمل وسم «افتراضي» في نافذة التوقيع، فتعرفه بسرعة بين توقيعاتك. اجعل التوقيع الذي تستخدمه أكثر من غيره هو الافتراضي.

الخطوة 5: اضغط «توقيع» من صفحة المستند

افتح المستند الذي تريد توقيعه، ثم اضغط «توقيع» في شريط الإجراءات أعلى الصفحة. تُفتح نافذة «توقيع المستند»، وفي أعلاها تنبيه «يتطلب التحقق عبر نفاذ».

قبل التوقيع، اقرأ المستند كاملاً في العارض. فالتوقيع إقرار بالمحتوى، ومن الأفضل أن تتأكد من أنك توقّع النسخة الصحيحة.

الخطوة 6: اختر التوقيع وضعه في مكانه على الصفحة

في الجانب الأيمن من النافذة، تحت «اختر التوقيع»، اختر أحد توقيعاتك المحفوظة. ثم انقر على المكان المطلوب في صفحة المستند، فيظهر التوقيع داخل إطار يحمل رقم الصفحة.

اسحب الإطار إلى المكان المناسب، مثل خانة التوقيع أو أسفل الصفحة. ويمكنك التنقل بين الصفحات والتكبير والتصغير من أعلى العارض. وإذا أردت البدء من جديد فاضغط «إعادة تعيين».

الخطوة 7: اختر بين حفظه كنسخة جديدة أو استبدال المستند الحالي

أسفل قائمة التوقيعات خيار «إنشاء نسخة جديدة». حين تفعّله يُحفظ المستند الموقّع كنسخة جديدة، وهو الخيار الموصى به. وحين تتركه دون تفعيل يُستبدل المستند الحالي.

الخطوة 8: اضغط «تطبيق التوقيع» وأكمل التحقق عبر نفاذ

بعد أن تختار التوقيع وتضعه في مكانه وتحدد طريقة الحفظ، اضغط «تطبيق التوقيع». يتحقق النظام من هويتك عبر نفاذ، ليكون التوقيع موثقاً ومرتبطاً بهويتك.

بعد اكتمال التحقق يُطبَّق التوقيع، ويظهر المستند الموقّع حسب الخيار الذي اخترته: نسخة جديدة أو المستند الحالي نفسه.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: مدير عام يوقّع خطة معتمدة في شركة تجارية

الموقف: وصلت خطة الحملة التسويقية إلى المدير العام بعد اعتمادها من الإدارات المعنية، ويلزم توقيعه عليها.

ما تفعله في مستند:

1. افتح الخطة واقرأها في العارض.
2. اضغط «توقيع» واختر توقيعك الافتراضي.
3. ضع التوقيع في خانة الاعتماد.
4. فعّل «إنشاء نسخة جديدة»، ثم «تطبيق التوقيع» وأكمل التحقق عبر نفاذ.

النتيجة: نسخة موقّعة وموثقة، مع بقاء النسخة السابقة في سجل الإصدارات.

سيناريو: مسؤول عقود في شركة مقاولات يوقّع عقد مقاول باطن

الموقف: عقد مع مقاول باطن يحتاج توقيع ممثل الشركة على الصفحة الأخيرة، وأحرف أولى على كل صفحة.

ما تفعله في مستند:

1. أنشئ توقيعين في «التوقيعات الرقمية»: توقيعاً كاملاً، وتوقيعاً مختصراً بالأحرف الأولى.
2. افتح العقد واضغط «توقيع».
3. ضع التوقيع المختصر على الصفحات، والتوقيع الكامل في الصفحة الأخيرة، متنقلاً بين الصفحات من أعلى العارض.
4. احفظ كنسخة جديدة وطبّق التوقيع.

النتيجة: عقد موقّع بالكامل دون طباعة، ونسخة واضحة يمكن مشاركتها مع المقاول.

سيناريو: إدارة الموارد البشرية في مستشفى توقّع خطابات التعيين

الموقف: عدد من خطابات التعيين للكوادر الطبية الجديدة تحتاج توقيع مدير الموارد البشرية.

ما تفعله في مستند:

1. افتح كل خطاب من مجلد خطابات التعيين.
2. وقّع بالتوقيع الافتراضي في الموضع نفسه من كل خطاب.
3. شارك الخطاب الموقّع مع الموظف الجديد.

النتيجة: إنجاز التوقيعات في وقت قصير، وكل خطاب موقّع محفوظ في مكانه.

سيناريو: مدير مدرسة يوقّع محضر اجتماع مجلس المدرسة

الموقف: محضر اجتماع مجلس المدرسة جاهز، ويحتاج توقيع المدير قبل أرشفته.

ما تفعله في مستند:

1. افتح المحضر واضغط «توقيع».
2. ضع التوقيع أسفل المحضر.
3. طبّق التوقيع ثم أرشف المحضر.

النتيجة: محضر موقّع وموثق جاهز للأرشفة دون ورق.

علاقتها بالميزات الأخرى

• الختم: كثير من المستندات الرسمية تحتاج توقيعاً وختماً معاً، والختم يعمل بالطريقة نفسها من شريط الإجراءات.
• نفاذ الوطني الموحّد: من هنا يسجل مدير النظام أرقام هوية الأعضاء ويحدد الإجراءات التي تتطلب التحقق، ومنها التوقيع.
• الإصدارات وسجل العمليات: النسخة الموقّعة تظهر كإصدار جديد، وسجل العمليات يوثق عملية التوقيع.
• بدء سير عمل على المستند: يمكن أن يتضمن سير العمل خطوة نوع عمليتها «توقيع» تصل للشخص المكلّف.
• المشاركة الخارجية: إذا كان الموقّع من جهة خارجية، يمكن منحه صلاحية التوقيع عبر المشاركة الخارجية.
• تنفيذ المهمة: مهام التوقيع تُنفَّذ بفتح ملف العملية من داخل المهمة وتوقيعه.

نصائح وأفضل الممارسات

1. أنشئ توقيعك مرة واحدة في «التوقيعات الرقمية» قبل أن تحتاجه، حتى لا يتأخر التوقيع.
2. سمِّ توقيعاتك بأسماء واضحة مثل «رئيسي» و«الأحرف الأولى» لتختار الصحيح بسرعة.
3. عيّن التوقيع الأكثر استخداماً افتراضياً.
4. اختر «إنشاء نسخة جديدة» في أغلب الحالات، لتبقى النسخة غير الموقّعة متاحة في الإصدارات.
5. اقرأ المستند كاملاً قبل التوقيع، وتأكد من أنه النسخة النهائية.
6. كبّر العرض عند تحديد موضع التوقيع لتضعه بدقة داخل خانته.
7. تأكد مسبقاً من تسجيل رقم هويتك في إعدادات نفاذ، حتى لا يتوقف التوقيع عند التحقق.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أنشئ توقيعاً إلكترونياً في مستند؟

من ملفك الشخصي افتح «التوقيعات الرقمية»، واضغط «إضافة توقيع»، واكتب اسمه، واختر طريقة إنشائه: رسم أو كتابة أو رفع صورة، ثم اضغط «حفظ».

كيف أوقّع مستنداً إلكترونياً؟

افتح المستند، واضغط «توقيع» في شريط الإجراءات، واختر توقيعك وضعه في مكانه على الصفحة، ثم اضغط «تطبيق التوقيع» وأكمل التحقق عبر نفاذ.

هل يمكنني حفظ أكثر من توقيع؟

نعم، يمكنك إضافة أكثر من توقيع في «التوقيعات الرقمية»، مثل توقيع كامل وتوقيع بالأحرف الأولى، وتعيين أحدها افتراضياً.

ما الفرق بين «إنشاء نسخة جديدة» واستبدال المستند الحالي؟

«إنشاء نسخة جديدة» يحفظ المستند الموقّع كإصدار جديد ويبقي الأصل في الإصدارات، وهو الموصى به. أما الاستبدال فيطبق التوقيع على المستند الحالي نفسه.

لماذا يطلب مستند التحقق عبر نفاذ عند التوقيع؟

ليكون التوقيع موثقاً ومرتبطاً بهوية صاحبه، فيتحقق النظام من هويتك عبر نفاذ قبل تطبيق التوقيع.

هل يمكنني رسم توقيعي على شاشة الجوال أو اللوحي؟

نعم، خيار «رسم» يتيح رسم التوقيع باستخدام الماوس أو بإصبعك على الشاشة اللمسية.

كيف أغيّر مكان التوقيع بعد وضعه؟

اسحب إطار التوقيع إلى المكان الجديد قبل التطبيق، أو اضغط «إعادة تعيين» لتحديد موضعه من البداية.

هل يمكن لجهة خارجية التوقيع على مستند من مستند؟

نعم، عبر المشاركة الخارجية يمكن منح الجهة الخارجية صلاحية التوقيع، مع إمكانية التحقق عبر نفاذ.

الخلاصة

• تنشئ توقيعك مرة واحدة من «التوقيعات الرقمية» بالرسم أو الكتابة أو رفع صورة.
• تعيين توقيع افتراضي يسهّل اختياره في كل عملية توقيع.
• تضع التوقيع على الصفحة بالنقر ثم السحب، مع إمكانية «إعادة تعيين».
• «إنشاء نسخة جديدة» هو الخيار الموصى به للحفاظ على النسخة السابقة.
• «تطبيق التوقيع» يمر بالتحقق عبر نفاذ ليكون التوقيع موثقاً بهويتك.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند