نفاذ الوطني الموحّد في مستند: دخول وتوقيع بهوية موثّقة

صفحة «نفاذ الوطني الموحّد» في إعدادات مستند هي المكان الذي تدير منه منشأتك توثيق تسجيل الدخول وتوقيع المستندات عبر نفاذ الوطني الموحّد. منها تطّلع على حالة «تسجيل الدخول بنفاذ»، وتتابع رصيد «طلبات نفاذ»، وتسجّل أرقام هوية الأعضاء حتى يتمكنوا من التوقيع عبر نفاذ، وتختار الإجراءات التي تتطلب توثيق نفاذ في المستندات الداخلية والمشاركة الخارجية وبوابة المراسلات. النتيجة أن كل توقيع أو ختم أو اعتماد مهم يصبح موثّقاً بهوية صاحبه المؤكدة.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يمر الفيديو في أقل من دقيقة على أقسام الصفحة بالترتيب: تسجيل الدخول بنفاذ، وطلبات نفاذ، وأرقام هوية الأعضاء، ثم توقيع المستندات بنفاذ والإجراءات التي يشملها.

لماذا هذه الميزة؟

التوقيع الإلكتروني يختصر الطباعة والتنقل، لكن قيمته القانونية والإدارية تعتمد على سؤال واحد: هل الشخص الذي وقّع هو فعلاً صاحب التوقيع؟ كلمة المرور وحدها قد تُشارَك أو تُسرق، وصورة التوقيع وحدها يمكن نسخها. لذلك تحتاج المنشآت، خاصة في الإجراءات الحساسة، إلى ربط التوقيع بهوية موثّقة.

نفاذ الوطني الموحّد يوفر هذا الربط. وحين تفعّله في مستند للإجراءات التي تختارها، يُطلب من المستخدم التحقق عبر نفاذ قبل إتمام الإجراء، فيصبح الإجراء موثّقاً بهوية صاحبه المؤكدة.

قيمتها للمنشأة: موثوقية أعلى في الإجراءات الحساسة، وسجل يمكن الاعتماد عليه عند المراجعة أو الخلاف. قيمتها للفرد: حماية للموظف نفسه، فلا يُنسب إليه توقيع أو اعتماد لم يقم به.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية افتح «الإعدادات».
2. اختر «نفاذ الوطني الموحّد».
3. تظهر الصفحة بوصفها «أدِر توثيق تسجيل الدخول وتوقيع المستندات عبر نفاذ الوطني الموحّد من مكان واحد»، وفيها قسما «تسجيل الدخول بنفاذ» و«توقيع المستندات بنفاذ».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/settings/nafath

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: افتح صفحة «نفاذ الوطني الموحّد»

من هذه الصفحة تدير توثيق الدخول وتوقيع المستندات بهوية مؤكدة، كله من مكان واحد. الصفحة مقسمة إلى جزأين رئيسيين: ما يتعلق بالدخول إلى المنشأة، وما يتعلق بالإجراءات على المستندات. ابدأ بفهم الوضع الحالي لكل جزء قبل تعديل أي شيء.

الخطوة 2: تعرّف على «تسجيل الدخول بنفاذ»

قسم «تسجيل الدخول بنفاذ» وصفه: «وثّق كل تسجيل دخول إلى منشأتك عبر نفاذ لهوية أعضاء مؤكدة». داخله بطاقة «توثيق تسجيل الدخول» بشارة «متاح عند الطلب». يعني ذلك أن تفعيل هذا التوثيق لمنشأتك يتم بالتواصل مع فريق مستند، لا بمفتاح من الصفحة.

فعّله إذا كانت منشأتك تحتاج ضماناً بأن كل من يدخل إلى النظام هو صاحب الحساب فعلاً، كما في الجهات التي تتعامل مع معلومات حساسة.

الخطوة 3: راجع رصيد «طلبات نفاذ»

قسم «طلبات نفاذ» يعرض رصيد عمليات التحقق:

• المستخدم من طلبات الباقة.
• الرصيد الإضافي.
• إجمالي المتبقي.

كل عملية تحقق عبر نفاذ تُحسب من هذا الرصيد. راجعه بانتظام، خاصة إذا فعّلت نفاذ لإجراءات كثيرة الاستخدام، حتى لا يتوقف الموظفون عن إتمام الإجراءات بسبب نفاد الرصيد.

الخطوة 4: سجّل «أرقام هوية الأعضاء»

حتى يتمكن العضو من التوقيع عبر نفاذ، يجب تسجيل رقم هويته في النظام. قسم «أرقام هوية الأعضاء» يعرض الأعضاء الذين لم تُسجَّل أرقام هوياتهم بعد، في جدول أعمدته: «العضو»، و«رقم الهوية»، و«النوع»، و«تم توثيقه عبر نفاذ». ويمكنك البحث بالاسم أو البريد الإلكتروني.

أدخل رقم الهوية في الحقل المقابل لكل عضو، ثم اضغط «حفظ الكل». يختفي العضو من القائمة بمجرد حفظ رقمه، فتبقى القائمة دائماً مختصرة على من لم يُستكمل بعد.

الخطوة 5: تأكد من تفعيل «توقيع المستندات بنفاذ»

قسم «توقيع المستندات بنفاذ» وصفه: «وثّق توقيع واعتماد المستندات عبر نفاذ لهوية موقّعين مؤكدة في كل إجراء». داخله بطاقة «توثيق التوقيع عبر نفاذ» بشارة «نشط»، ونصها: «توثيق التوقيع عبر نفاذ مفعّل لمنشأتك. فعّل نفاذ للإجراءات التي تريدها أدناه».

أي أن التفعيل العام موجود، والقرار التفصيلي بيدك: تختار بنفسك أي إجراءات تحتاج توثيق نفاذ.

الخطوة 6: اختر إجراءات «المستندات الداخلية»

في «المستندات الداخلية» أربعة إجراءات يمكن أن تتطلب نفاذ:

• التوقيع.
• الختم.
• الاعتماد.
• الرفض.

فعّل نفاذ للإجراءات التي لها أثر قانوني أو إداري واضح. التوقيع والختم هما الأكثر حاجة عادةً، لأنهما يمنحان المستند صفته الرسمية. أما الاعتماد والرفض فيستحقان التوثيق حين يكونان قرارات مؤثرة، مثل اعتماد عقد أو رفض طلب صرف.

الخطوة 7: اضبط «المشاركة الخارجية» و«بوابة المراسلات»

لا يقتصر التوثيق على الموظفين. في قسم المشاركة الخارجية تختار الإجراءات التي تتطلب نفاذ حين تتعامل جهة خارجية مع مستند شاركته معها. وفي «بوابة المراسلات» تجد إجراءات: التوقيع، والاعتماد، والرفض.

بهذا يكون كل إجراء مهم موثّقاً بهوية صاحبه، سواء كان من داخل المنشأة أو من جهة خارجية.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: جهة حكومية توثّق اعتماداتها

الموقف: جهة حكومية تريد أن يكون كل توقيع وختم واعتماد على مستنداتها الرسمية موثّقاً بهوية صاحبه.

ما تفعله في مستند:

1. سجّل أرقام هوية الأعضاء المعنيين بالتوقيع والاعتماد، واضغط «حفظ الكل».
2. فعّل نفاذ في «المستندات الداخلية» للتوقيع والختم والاعتماد والرفض.
3. تواصل مع فريق مستند لتفعيل «توثيق تسجيل الدخول».
4. راجع رصيد «طلبات نفاذ» أسبوعياً.

النتيجة: كل قرار رسمي موثّق بهوية من اتخذه، من لحظة الدخول حتى التوقيع.

سيناريو: شركة مقاولات توقّع عقودها مع المقاولين من الباطن

الموقف: شركة مقاولات ترسل عقوداً للمقاولين من الباطن للتوقيع، وتحتاج إثباتاً بأن من وقّع هو الممثل المخوّل.

ما تفعله في مستند:

1. فعّل نفاذ للإجراءات المطلوبة في قسم المشاركة الخارجية.
2. عند مشاركة العقد خارجياً، أضف رقم هوية المستلم واطلب التحقق عبر نفاذ.
3. فعّل نفاذ للتوقيع في «المستندات الداخلية» لتوقيع مدير المشاريع من جهتك.

النتيجة: عقد موقّع من الطرفين بهويات مؤكدة.

سيناريو: شركة قانونية تحمي قرارات الاعتماد والرفض

الموقف: شركة محاماة تعتمد مذكرات ومستندات عبر سير عمل داخلي، وتريد ألا يُنكر أحد قراراً اتخذه.

ما تفعله في مستند:

1. فعّل نفاذ للاعتماد والرفض في «المستندات الداخلية».
2. تأكد أن كل المحامين المعنيين سُجّلت أرقام هوياتهم.
3. نفّذ خطوات الاعتماد من صفحة تنفيذ المهمة كالمعتاد، مع التحقق عبر نفاذ.

النتيجة: كل قرار في سير العمل موثّق بالهوية ومسجّل.

سيناريو: إدارة الاتصالات الإدارية في مستشفى

الموقف: إدارة اتصالات إدارية في مستشفى تتعامل مع مراسلات تحتاج توقيعاً واعتماداً من جهات مختلفة.

ما تفعله في مستند:

1. فعّل نفاذ في «بوابة المراسلات» للتوقيع والاعتماد والرفض.
2. سجّل أرقام هوية المسؤولين عن الاعتماد.
3. راقب «طلبات نفاذ» مع ازدياد حجم المراسلات.

النتيجة: المراسلات المعتمدة تحمل توثيقاً واضحاً لهوية من اعتمدها.

علاقتها بالميزات الأخرى

• التوقيع: عند الضغط على «تطبيق التوقيع» يتم التحقق من هويتك عبر نفاذ إذا كان التوقيع ضمن الإجراءات المفعّلة.
• الختم: «تطبيق الختم» يتطلب التحقق عبر نفاذ لتوثيق الختم حين تفعّله هنا.
• المشاركة الخارجية: يمكن طلب التحقق عبر نفاذ من الجهة الخارجية عند إضافة رقم الهوية في المشاركة.
• المستخدمين: الأعضاء الذين تسجّل أرقام هوياتهم هم مستخدمو منشأتك أنفسهم، ومن صفحتهم تدير أدوارهم وحساباتهم.
• تنفيذ المهمة: خطوات الاعتماد والرفض في المهام هي القرارات التي يمكن توثيقها بنفاذ.
• مراسلة جديدة: إجراءات بوابة المراسلات ترتبط بالمراسلات التي تُنشأ وتُعتمد في النظام.
• الأختام: الأختام المعتمدة تُعرّف هناك، وتوثيق استخدامها بنفاذ يُضبط هنا.

نصائح وأفضل الممارسات

1. سجّل أرقام هوية الأعضاء المعنيين قبل تفعيل نفاذ لأي إجراء، حتى لا يتعطل عملهم.
2. ابدأ بتفعيل نفاذ للتوقيع والختم، ثم وسّع إلى الاعتماد والرفض حسب الحاجة.
3. راجع رصيد «طلبات نفاذ» دورياً، واربطه بحجم الإجراءات المفعّلة.
4. اجعل تسجيل أرقام الهوية مسؤولية شخص مخوّل واحد أو جهة واحدة في المنشأة.
5. أضف تسجيل رقم الهوية ضمن إجراءات انضمام الموظف الجديد.
6. فعّل نفاذ في المشاركة الخارجية للعقود والمستندات التي توقّعها جهات من خارج المنشأة.
7. وضّح للموظفين لماذا يُطلب منهم التحقق عبر نفاذ في إجراءات معينة، فالفهم يقلل الاعتراض.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هي صفحة «نفاذ الوطني الموحّد» في مستند؟

هي صفحة في الإعدادات تدير منها توثيق تسجيل الدخول وتوقيع المستندات عبر نفاذ الوطني الموحّد، ورصيد طلبات نفاذ، وأرقام هوية الأعضاء، من مكان واحد.

كيف أفعّل تسجيل الدخول بنفاذ في مستند؟

«توثيق تسجيل الدخول» متاح عند الطلب، ويُفعَّل لمنشأتك بالتواصل مع فريق مستند.

لماذا لا يستطيع موظف التوقيع عبر نفاذ؟

تحقق أولاً من تسجيل رقم هويته في قسم «أرقام هوية الأعضاء»، فالعضو لا يتمكن من التوقيع عبر نفاذ قبل تسجيل رقمه، ويبقى في القائمة حتى يُحفظ.

هل يمكن اختيار الإجراءات التي تتطلب نفاذ فقط؟

نعم، تختار بنفسك الإجراءات التي تحتاج توثيق نفاذ في المستندات الداخلية (التوقيع والختم والاعتماد والرفض)، والمشاركة الخارجية، وبوابة المراسلات.

ما المقصود برصيد «طلبات نفاذ»؟

هو رصيد عمليات التحقق عبر نفاذ، ويعرض المستخدم من طلبات الباقة والرصيد الإضافي وإجمالي المتبقي.

هل يمكن طلب التحقق عبر نفاذ من جهة خارجية؟

نعم، يمكن تفعيل نفاذ لإجراءات المشاركة الخارجية، وعند مشاركة مستند مع جهة خارجية يمكن طلب التحقق عبر نفاذ عند إضافة رقم الهوية.

لماذا يختفي العضو من قائمة أرقام الهوية بعد الحفظ؟

لأن القائمة تعرض فقط الأعضاء الذين لم تُسجَّل أرقام هوياتهم بعد، فيختفي العضو بمجرد حفظ رقمه.

ما فائدة توثيق الرفض بنفاذ؟

الرفض قرار له أثر مثل الاعتماد، وتوثيقه بالهوية يثبت من اتخذه ويمنع الخلاف حوله لاحقاً.

الخلاصة

• صفحة «نفاذ الوطني الموحّد» تجمع توثيق الدخول وتوقيع المستندات بهوية مؤكدة في مكان واحد.
• «توثيق تسجيل الدخول» متاح عند الطلب بالتواصل مع فريق مستند.
• رصيد «طلبات نفاذ» يوضح المستخدم والإضافي والمتبقي، ويحتاج متابعة دورية.
• تسجيل أرقام هوية الأعضاء شرط ليتمكنوا من التوقيع عبر نفاذ.
• تختار الإجراءات التي تتطلب نفاذ في المستندات الداخلية والمشاركة الخارجية وبوابة المراسلات.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند