الأرشفة التلقائية والاحتفاظ: دورة حياة المستندات في مستند

«الأرشفة التلقائية» في مستند ميزة تجعل النظام يدير دورة حياة مستنداتك ومجلداتك بنفسه وفق سياسة احتفاظ تحددها منشأتك. تضبط سياسة افتراضية للمؤسسة كلها بثلاث مراحل متتابعة: أرشفة، ثم نقل إلى المهملات، ثم إتلاف نهائي، مع تنبيهات مسبقة للمالكين والمشرفين. وتضيف قواعد خاصة لمجلدات بعينها، وتضع حجوزات قانونية تستثني عناصر من كل المراحل، وتشترط موافقة المشرف قبل أي حذف.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو في دقيقة ونصف تقريباً التبويبات الأربعة بالترتيب، ويطبّق مثالاً عملياً: قاعدة لمجلد حملات التسويق تؤرشف مستنداته تلقائياً بعد 730 يوماً، أي سنتين.

لماذا هذه الميزة؟

كل منشأة تتراكم لديها مستندات انتهى استخدامها اليومي، لكنها مضطرة للاحتفاظ بها مدة معينة، ثم التخلص منها بطريقة منضبطة. حين تُدار هذه الدورة يدوياً تحدث ثلاث مشكلات: مساحة العمل النشطة تزدحم بملفات قديمة، والمستندات التي تجاوزت مدة الاحتفاظ تبقى دون قرار، وأحياناً يُحذف ما كان يجب الاحتفاظ به لأنه مطلوب في نزاع أو مراجعة.

الأرشفة التلقائية تحوّل جدول الاحتفاظ من وثيقة على الورق إلى قواعد ينفذها النظام. تحدد المراحل والمدد مرة واحدة، والنظام يحسب الأيام، وينبه قبل كل مرحلة، وينتظر الموافقة قبل الحذف، ويستثني ما عليه حجز قانوني.

قيمتها للمنشأة: امتثال منضبط لسياسات الاحتفاظ، ومساحة عمل نظيفة، وحماية للمستندات المطلوبة قانونياً. قيمتها للفرد: لا يحتاج الموظف إلى تذكّر أرشفة ملفاته القديمة، ويصله تنبيه قبل أي مرحلة تمس مستنداته.

أين تجدها

1. من القائمة الجانبية افتح «الإعدادات».
2. اختر «الأرشفة التلقائية».
3. تظهر صفحة «إعدادات الأرشفة التلقائية للمستندات والمجلدات» بوصفها «فعّل الاحتفاظ التلقائي ليحافظ النظام على تنظيم مستنداتك ومجلداتك طوال دورة حياتها».
4. تنقّل بين التبويبات: «السياسة الافتراضية»، و«قواعد المجلدات»، و«الحجوزات القانونية»، و«بانتظار الموافقة».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/settings/auto-archive

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: افتح صفحة «الأرشفة التلقائية»

من هذه الصفحة تجعل النظام يدير دورة حياة مستنداتك ومجلداتك بنفسه. في أعلاها أربعة تبويبات تمثل أربعة أجزاء من السياسة: القاعدة العامة، والاستثناءات لكل مجلد، والحمايات القانونية، والطلبات المنتظرة. ابدأ دائماً بالسياسة الافتراضية لأنها الأساس الذي تُبنى عليه بقية الأجزاء.

الخطوة 2: حدد من أي تاريخ تُحسب الأيام

في تبويب «السياسة الافتراضية» تجد وصفها: «القاعدة المطبّقة على مستوى المؤسسة أينما لم تُحدَّد قاعدة مجلد». أول إعداد فيها «احتساب الأيام من»، وهو التاريخ الذي يحتسب النظام منه عدد أيام كل مرحلة، مثل «تاريخ آخر تعديل».

اختيار هذا التاريخ قرار مهم. الاحتساب من تاريخ آخر تعديل يعني أن المستند الذي ما زال يُعدَّل لن يدخل الأرشيف، لأن العدّاد يبدأ من جديد مع كل تعديل. وهذا يناسب منطق «أرشف ما لم يعد أحد يعمل عليه».

الخطوة 3: فعّل مراحل دورة الحياة وحدد أيامها

تحت «مراحل دورة الحياة» توضح الواجهة: «فعّل المراحل التي تريدها، وتعمل كل مرحلة بعد التي تسبقها. أوقف أي مرحلة لا تحتاجها». المراحل الثلاث:

1. «الأرشفة التلقائية»: نقل العناصر إلى الأرشيف لإبقاء مساحة عملك النشطة منظمة.
2. «النقل إلى المهملات»: نقل العناصر المؤرشفة إلى المهملات حيث تبقى قابلة للاسترجاع.
3. «الإتلاف النهائي»: الإتلاف النهائي للعناصر وفق جدول الاحتفاظ لديك.

لكل مرحلة مفتاح تفعيل، وعند تفعيلها تحدد بعد كم يوم تعمل. يمكنك تفعيل الأرشفة وحدها، أو الأرشفة والمهملات، أو المراحل الثلاث.

الخطوة 4: أضف «تنبيهات مسبقة»

قسم «تنبيهات مسبقة» يجعل النظام ينبّه المالكين والمشرفين قبل تشغيل كل مرحلة بعدد الأيام الذي تحدده، لإتاحة وقت للتصرف. تظهر المدد كوسوم يمكنك حذف أي منها، وتضيف مدة جديدة بكتابة عدد الأيام في الحقل ثم الضغط على «إضافة».

التنبيهات المتعددة تعطي أصحاب المستندات أكثر من فرصة. تنبيه مبكر يتيح لهم المراجعة بهدوء، وتنبيه قريب يذكّر من فاته الأول.

الخطوة 5: حدد «تنطبق على» وفعّل «طلب الموافقة قبل الحذف»

في الجزء الأخير من السياسة الافتراضية ثلاثة إعدادات:

• «تنطبق على»: تحدد ما تشمله السياسة، مثل «المستندات فقط».
• «طلب الموافقة قبل الحذف»: تنتظر مراحل الحذف موافقة المشرف قبل أن يشغّلها النظام، فلا يُحذف شيء دون موافقته.
• «التطبيق على المجلدات الفرعية»: المجلدات الفرعية التي ليست لها قاعدة خاصة ستتبع هذه القاعدة.

بعد الضبط اضغط «حفظ السياسة الافتراضية».

الخطوة 6: انتقل إلى «قواعد المجلدات»

ليست كل المستندات متساوية في مدة احتفاظها. عقود الموظفين تختلف عن مواد الحملات التسويقية، والفواتير تختلف عن المسودات. من «قواعد المجلدات» تنشئ قاعدة خاصة لمجلد معين، وتكون لها الأولوية على السياسة الافتراضية. بهذا تبقى السياسة العامة بسيطة، وتعالج الاستثناءات بقواعد واضحة.

الخطوة 7: اضغط «إضافة قاعدة» واختر المجلد

اضغط «إضافة قاعدة»، ثم اختر المجلد الذي تنطبق عليه. في المثال المعروض يُختار مجلد حملات التسويق، لأن مواد الحملات تفقد قيمتها التشغيلية بعد فترة، لكن يُستحسن الاحتفاظ بها مدة للرجوع إليها.

الخطوة 8: سمّ القاعدة وحدد المراحل والمدد

اكتب اسماً واضحاً للقاعدة يصف هدفها، ثم حدد من أي تاريخ تُحسب الأيام، وفعّل المراحل التي تحتاجها مع مدة كل مرحلة. في المثال تُفعَّل «الأرشفة التلقائية» بعد 730 يوماً، أي سنتين، وتبقى «النقل إلى المهملات» و«الإتلاف النهائي» غير مفعّلتين. ثم اضغط «حفظ».

الخطوة 9: تأكد من حفظ القاعدة

بعد الحفظ تظهر القاعدة في قائمة «قواعد المجلدات». من الآن تُؤرشف مستندات مجلد الحملات تلقائياً بعد سنتين، بغض النظر عن إعدادات السياسة الافتراضية.

الخطوة 10: استخدم «الحجوزات القانونية»

تبويب «الحجوزات القانونية» وصفه: «تُحفظ العناصر المحجوزة وتُستثنى من جميع مراحل الاحتفاظ حتى يتم رفع الحجز». تضغط «وضع حجز» لتحجز أي مجلد أو مستند، فيظهر في القائمة مع نوعه وتاريخ الحجز ومن وضعه. وحين تنتهي الحاجة تضغط «رفع الحجز».

الحجز القانوني هو صمام الأمان في السياسة كلها. فإذا كانت هناك قضية أو مراجعة أو تدقيق يتطلب بقاء مستندات معينة، يضمن الحجز ألا تمسها الأرشفة أو الحذف مهما كانت القواعد.

الخطوة 11: راجع «بانتظار الموافقة»

إذا فعّلت «طلب الموافقة قبل الحذف»، فطلبات الحذف تتجمع في تبويب «بانتظار الموافقة» ولا ينفذها النظام قبل موافقتك. راجع هذا التبويب بانتظام، لأن الطلبات المنتظرة تعني أن دورة الحياة متوقفة عند هذه العناصر حتى تتخذ قراراً.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: جهة حكومية تطبّق جدول الاحتفاظ المعتمد

الموقف: جهة حكومية لديها جدول احتفاظ معتمد، وتريد أن يُطبَّق على مستنداتها دون متابعة يدوية.

ما تفعله في مستند:

1. في «السياسة الافتراضية» اختر «احتساب الأيام من» وفعّل الأرشفة بالمدة العامة في الجدول.
2. أضف «تنبيهات مسبقة» بمدد متدرجة قبل كل مرحلة.
3. فعّل «طلب الموافقة قبل الحذف» و«التطبيق على المجلدات الفرعية»، ثم احفظ.
4. أنشئ «قواعد المجلدات» للفئات التي لها مدد مختلفة في الجدول.

النتيجة: جدول الاحتفاظ يتحول إلى قواعد ينفذها النظام، مع مراجعة قبل أي حذف.

سيناريو: شركة قانونية تحمي ملفات قضية قائمة

الموقف: شركة محاماة لديها سياسة أرشفة عامة، لكن قضية قائمة تتطلب بقاء مجلد العميل كما هو حتى انتهائها.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «الحجوزات القانونية».
2. اضغط «وضع حجز» واختر مجلد القضية.
3. عند انتهاء القضية اضغط «رفع الحجز».

النتيجة: لا تمس الأرشفة أو الحذف مستندات القضية طوال مدة الحجز، ثم تعود إلى دورتها الطبيعية.

سيناريو: إدارة تسويق تنظّم مواد الحملات

الموقف: مجلد الحملات التسويقية يتضخم بالتصاميم والخطط القديمة، والفريق يريد مساحة عمل نظيفة دون فقدان المواد.

ما تفعله في مستند:

1. من «قواعد المجلدات» اضغط «إضافة قاعدة» واختر مجلد الحملات.
2. سمّ القاعدة، وفعّل «الأرشفة التلقائية» بعد 730 يوماً فقط.
3. احفظ.

النتيجة: مواد الحملات التي مر عليها سنتان تنتقل إلى الأرشيف تلقائياً، وتبقى قابلة للاستعادة منه.

سيناريو: شركة تجارية تدير فواتيرها

الموقف: شركة تجارية تحتفظ بالفواتير مدة محددة، ثم تريد نقلها إلى المهملات بعد مراجعة.

ما تفعله في مستند:

1. أنشئ قاعدة لمجلد الفواتير تفعّل الأرشفة ثم النقل إلى المهملات بمدد مناسبة.
2. تأكد أن «طلب الموافقة قبل الحذف» مفعّل في السياسة.
3. راجع «بانتظار الموافقة» دورياً ووافق على الطلبات بعد التحقق.
4. ضع حجزاً قانونياً على أي فاتورة أو مجلد مطلوب في تدقيق.

النتيجة: دورة حياة منضبطة للفواتير، مع حماية ما يحتاجه التدقيق.

علاقتها بالميزات الأخرى

• الأرشيف الرقمي: وجهة مرحلة الأرشفة، ومنه تستعيد أي عنصر مؤرشف إلى مجلده.
• سلة المحذوفات: ما ينتقل إلى المهملات يبقى قابلاً للاسترجاع منها حتى الحذف النهائي.
• المجلدات: قواعد المجلدات والحجوزات تُبنى على شجرة المجلدات نفسها، لذلك يسهّل تنظيمها الجيد ضبط السياسة.
• النقل والأرشفة وإعادة التسمية: الأرشفة اليدوية لمستند بعينه، وتكمل الأرشفة التلقائية حين تحتاج قراراً فورياً.
• تفاصيل المستند: من هنا تحدد تاريخ انتهاء المستند، وهو معلومة مفيدة لفهم أين يقع المستند في دورة حياته.
• النشاط: سجل النشاط يوثّق الحركات في النظام، ويفيد عند مراجعة ما تم على العناصر.
• الوثائق المهمة: الوثائق الرسمية للمنشأة لها تتبع خاص لتواريخ انتهائها وتجديدها، فلا تخلطها بسياسة الأرشفة العامة.

نصائح وأفضل الممارسات

1. ابدأ بتفعيل «الأرشفة التلقائية» وحدها، وراقب أثرها قبل تفعيل المهملات أو الإتلاف.
2. فعّل «طلب الموافقة قبل الحذف» دائماً في المرحلة الأولى من التطبيق.
3. أضف أكثر من تنبيه مسبق بمدد متدرجة، حتى لا يفوت أصحاب المستندات التنبيه الوحيد.
4. اجعل السياسة الافتراضية متحفظة، وعالج الاستثناءات بقواعد مجلدات.
5. سمِّ كل قاعدة اسماً يصف المجلد والمدة، ليفهمها من يراجعها لاحقاً.
6. استخدم الحجوزات القانونية فور ظهور أي قضية أو تدقيق، ولا تنتظر اقتراب مرحلة الحذف.
7. راجع تبويبَي «الحجوزات القانونية» و«بانتظار الموافقة» بانتظام، ورتّب لذلك موعداً دورياً.
8. نسّق مع الإدارة القانونية قبل ضبط أي مدة تتعلق بالإتلاف النهائي.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هي الأرشفة التلقائية في مستند؟

هي ميزة تجعل النظام يدير دورة حياة المستندات والمجلدات تلقائياً وفق سياسة احتفاظ تحددها، بمراحل أرشفة ثم نقل إلى المهملات ثم إتلاف نهائي.

كيف أضبط مدة الاحتفاظ بالمستندات قبل أرشفتها؟

من تبويب «السياسة الافتراضية» حدد «احتساب الأيام من»، ثم فعّل مرحلة «الأرشفة التلقائية» واكتب عدد الأيام، واضغط «حفظ السياسة الافتراضية».

هل يمكن وضع سياسة مختلفة لمجلد معين؟

نعم، من «قواعد المجلدات» اضغط «إضافة قاعدة» واختر المجلد وحدد مراحله ومدده، وتكون لهذه القاعدة الأولوية على السياسة الافتراضية.

ما هو الحجز القانوني في مستند؟

هو حجز تضعه على مجلد أو مستند من تبويب «الحجوزات القانونية»، فيُحفظ ويُستثنى من جميع مراحل الاحتفاظ حتى يُرفع الحجز.

هل يمكن منع حذف أي مستند دون موافقة المشرف؟

نعم، فعّل «طلب الموافقة قبل الحذف»، فتنتظر مراحل الحذف موافقة المشرف، وتظهر الطلبات في تبويب «بانتظار الموافقة».

ما الفرق بين النقل إلى المهملات والإتلاف النهائي؟

النقل إلى المهملات يُبقي العناصر المؤرشفة قابلة للاسترجاع، أما الإتلاف النهائي فيتلفها نهائياً وفق جدول الاحتفاظ.

هل يُنبَّه أصحاب المستندات قبل أرشفتها؟

نعم، قسم «تنبيهات مسبقة» يجعل النظام ينبه المالكين والمشرفين قبل كل مرحلة بعدد الأيام الذي تحدده، ويمكنك إضافة أكثر من مدة.

هل يمكن استعادة مستند أُرشف تلقائياً؟

نعم، المستندات المؤرشفة تظهر في الأرشيف الرقمي، ومنه تستعيدها إلى مجلدها.

الخلاصة

• الأرشفة التلقائية تحوّل جدول الاحتفاظ إلى قواعد ينفذها النظام.
• السياسة الافتراضية تحدد تاريخ الاحتساب والمراحل الثلاث والتنبيهات ونطاق التطبيق.
• قواعد المجلدات تعالج الاستثناءات ولها الأولوية على السياسة العامة.
• الحجوزات القانونية تستثني ما تحتاجه القضايا والتدقيق من كل المراحل.
• «طلب الموافقة قبل الحذف» وتبويب «بانتظار الموافقة» يضعان قرار الحذف بيد المشرف.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند