تفاصيل نموذج سير العمل في مستند: افهم المسار قبل إطلاقه

صفحة تفاصيل نموذج سير العمل في مستند تعرض الإجراء كما صُمّم: عدد خطواته، وعدد المعاملات النشطة والمكتملة عليه، ورقم إصداره، وتفاصيل كل خطوة من تعليمات ونوع عملية ومن يتولاها ومهلتها، وإلى أين يتجه المسار عند النتيجة الإيجابية أو السلبية. وفي وسطها مخطط بصري يوضح المسار كاملاً، ومن أعلاها تبدأ سير عمل جديداً من النموذج أو تعدّله.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يستعرض الفيديو تفاصيل نموذج «اعتماد حملة تسويقية — المبيعات»: الملخص، ثم الخطوات، ثم تفاصيل خطوة المراجعة ومساراتها، ثم المخطط بألوانه، وأخيراً أزرار الإجراءات في الأعلى.

لماذا هذه الميزة؟

قبل أن تطلق معاملة من نموذج، أو قبل أن تعتمد إجراءً صمّمه زميلك، تحتاج إلى فهمه: كم خطوة فيه؟ من يتولى كل خطوة؟ كم يستغرق؟ وماذا يحدث إذا رُفض الطلب في المنتصف؟

الإجابة عن هذه الأسئلة من ذاكرة الموظفين أو من مستند مكتوب غير مرتبط بالنظام تؤدي إلى مفاجآت: معاملة تعود إلى البداية بسبب رفض لم يتوقعه أحد، أو خطوة مهلتها أقصر من الواقع. صفحة تفاصيل النموذج تعرض الإجراء كما سينفّذه النظام فعلاً، لا كما يُفترض أن يكون.

القيمة للمنشأة: إجراءات شفافة قابلة للمراجعة، وقرارات تعديل مبنية على فهم دقيق.

القيمة للفرد: يعرف الموظف ما ينتظره قبل أن يبدأ المعاملة.

أين تجدها

1. القائمة الجانبية ← «المهام والمعاملات» ← «نماذج سير العمل».
2. اضغط النقاط الثلاث «⋯» على بطاقة النموذج.
3. اختر «عرض».

الرابط المباشر بالشكل: https://app.mstnd.sa/workflow/templates/<المعرّف>

وللعودة إلى مكتبة النماذج استخدم سهم الرجوع بجانب اسم النموذج في الأعلى.

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: اقرأ ملخص النموذج

في أعلى الصفحة اسم النموذج وحالته، مثل «نشط»، ووصفه. وتحته شريط ملخص يعرض:

• الخطوات: عدد المراحل، مثل 5.
• نشط: عدد المعاملات الجارية الآن على النموذج.
• مكتمل: عدد المعاملات المنتهية.
• الإصدار: مثل v1.

هذه الأرقام تعطيك فكرة عن حجم الإجراء ومدى استخدامه. ووجود معاملات نشطة يعني أن أي تعديل على النموذج يستحق تفكيراً مسبقاً.

الخطوة 2: استعرض الخطوات وبياناتها المختصرة

على يمين الصفحة قائمة «خطوات سير العمل»، ولكل خطوة ثلاث معلومات مختصرة:

• نوع العملية: مثل «إنشاء» لخطوة «إعداد خطة الحملة»، و«مراجعة» لخطوة «مراجعة المحتوى والميزانية».
• من يحدد المكلّف: مثل «يحدد مشغّل سير العمل».
• المدة المتوقعة: مثل «3 يوم».

قراءة القائمة من الأعلى إلى الأسفل تعطيك تسلسل الإجراء كاملاً. وفي مثال الفيديو: إعداد خطة الحملة، ثم مراجعة المحتوى والميزانية، ثم اعتماد الحملة، ثم تعميم انطلاق الحملة، ثم أرشفة ملف الحملة.

الخطوة 3: افتح الخطوة لترى تفاصيلها ومساراتها

اضغط أي خطوة لتتوسع وتعرض:

قسم «المسارات» هو أهم ما في الخطوة. فهو يحدد مصير المعاملة بعد كل قرار. في هذا المثال، إذا رفض المراجع الخطة تعود المعاملة إلى من أعدّها لتصحيحها، وإذا وافق تنتقل إلى الاعتماد.

الخطوة 4: اقرأ المخطط بألوانه

في وسط الصفحة مخطط يرسم المسار كاملاً من نقطة البداية إلى النهاية:

• الخط الأخضر: المسار عند الموافقة، ويحمل عنوان «نتيجة إيجابية».
• الخط الأحمر: الرجوع إلى خطوة سابقة عند الرفض، ويحمل عنوان «نتيجة سلبية».

ويعرض كل صندوق في المخطط اسم الخطوة وتعليماتها المختصرة ونوع عمليتها ومن يتولاها ومهلتها. وفي أسفل المخطط أدوات التكبير والتصغير وملاءمة العرض والخريطة المصغّرة.

المخطط مفيد خصوصاً لاكتشاف الحلقات: إذا رأيت أن أكثر من خط أحمر يعود إلى الخطوة الأولى، فهذا يعني أن الرفض في مراحل متأخرة سيعيد العمل كله من البداية. قد يكون ذلك مقصوداً، وقد يكون مكلفاً.

الخطوة 5: ابدأ سير عمل أو عدّل النموذج

في أعلى الصفحة ثلاثة عناصر:

• «بدء سير عمل»: يطلق معاملة جديدة من هذا النموذج مباشرة.
• «تعديل»: يفتح منشئ الخطوات لتعديل النموذج.
• النقاط الثلاث «⋯»: تضم «بيانات النموذج» و«النسخ» و«الأرشفة» و«الحذف».

البدء من صفحة التفاصيل منطقي: بعد أن فهمت المسار، تطلق المعاملة وأنت تعرف ما ينتظرها.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: مدير جديد يتعرف على إجراءات إدارته في جهة حكومية

الموقف: مدير تسلّم إدارة المشتريات حديثاً ويريد فهم إجراء اعتماد طلبات الشراء قبل أن يشارك فيه.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «نماذج سير العمل» واختر «عرض» على نموذج طلبات الشراء.
2. اقرأ الملخص لمعرفة عدد الخطوات والمعاملات النشطة.
3. افتح كل خطوة واقرأ تعليماتها ومسارها عند الرفض.
4. استخدم المخطط لرؤية المسار كاملاً.

النتيجة: يفهم المدير دوره ودور غيره في الإجراء خلال دقائق، دون انتظار شرح من أحد.

سيناريو: إدارة الجودة في شركة مقاولات تراجع مهل الخطوات

الموقف: معاملات اعتماد المخططات تتأخر باستمرار، وإدارة الجودة تشك في أن المهل غير واقعية.

ما تفعله في مستند:

1. افتح تفاصيل النموذج.
2. راجع مهلة كل خطوة في القائمة.
3. قارنها بالواقع في المعاملات باستخدام فلتر «تجاوز الاستحقاق».
4. اضغط «تعديل» لتحديث المهل غير الواقعية.

النتيجة: مهل تعكس الواقع، وتقل المعاملات المتأخرة.

سيناريو: مكتب محاماة يطلق معاملة مراجعة عقد

الموقف: محامٍ يريد إطلاق إجراء مراجعة عقد لعميل جديد، ويريد التأكد من أن مسار الرفض يعيد العقد إليه لا إلى البداية.

ما تفعله في مستند:

1. افتح تفاصيل نموذج مراجعة العقود.
2. اقرأ المسارات في خطوة المراجعة وتأكد من الخط الأحمر في المخطط.
3. اضغط «بدء سير عمل».

النتيجة: يبدأ الإجراء بثقة، والمحامي يعرف ما سيحدث عند كل نتيجة.

سيناريو: مدرسة تجهز إجراءً مشابهاً لإجراء قائم

الموقف: إجراء اعتماد خطط الأنشطة الطلابية يعمل جيداً، والمدرسة تحتاج إجراءً مشابهاً للفعاليات الخارجية بخطوة اعتماد إضافية.

ما تفعله في مستند:

1. افتح تفاصيل النموذج القائم.
2. من «⋯» اختر «النسخ».
3. عدّل النسخة بإضافة خطوة الاعتماد الجديدة.

النتيجة: إجراء جديد مبني على إجراء مجرّب، دون التأثير على المعاملات الجارية على النموذج الأصلي.

علاقتها بالميزات الأخرى

• نماذج سير العمل: المكتبة التي تفتح منها تفاصيل أي نموذج بخيار «عرض».
• بناء نموذج سير العمل: زر «تعديل» ينقلك إلى منشئ الخطوات حيث تُصمَّم الخطوات والمسارات.
• المعاملات: «بدء سير عمل» ينشئ معاملة تظهر في قائمة المعاملات.
• تفاصيل المعاملة: مخطط المعاملة هو المخطط نفسه الذي تراه هنا، مع حالة كل خطوة.
• تنفيذ المهمة: تعليمات الخطوة تصبح وصف المهمة التي ينفذها المكلّف.
• بدء سير عمل على المستند: طريقة أخرى لإطلاق معاملة من نموذج، مرتبطة بمستند محدد.

نصائح وأفضل الممارسات

1. اقرأ تفاصيل النموذج قبل أول استخدام له، حتى لو كان الإجراء مألوفاً لك.
2. ركّز على قسم «المسارات» في كل خطوة، فهو ما يحدد أثر قرارات الرفض.
3. اجمع مهل الخطوات لتقدير المدة الكاملة للإجراء.
4. ابحث في المخطط عن الخطوط الحمراء التي تعود إلى البداية، وتأكد أنها مقصودة.
5. راجع التعليمات في كل خطوة: هل هي واضحة لموظف يراها أول مرة؟
6. استخدم المخطط في تدريب الموظفين الجدد على إجراءات المنشأة.
7. جرّب التعديلات الكبيرة على نسخة من النموذج قبل تطبيقها على الأصل.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

كيف أعرض تفاصيل نموذج سير عمل؟

من صفحة «نماذج سير العمل» اضغط النقاط الثلاث «⋯» على بطاقة النموذج واختر «عرض».

كيف أعرف ماذا يحدث إذا رُفضت خطوة؟

افتح الخطوة واقرأ قسم «المسارات»، فهو يحدد الخطوة التي ينتقل إليها الإجراء عند النتيجة السلبية. ويظهر ذلك أيضاً كخط أحمر في المخطط.

ما معنى الخط الأخضر والخط الأحمر في المخطط؟

الخط الأخضر هو المسار عند الموافقة أو النتيجة الإيجابية، والخط الأحمر هو الرجوع إلى خطوة سابقة عند الرفض أو النتيجة السلبية.

هل يمكنني بدء معاملة من صفحة تفاصيل النموذج؟

نعم، اضغط «بدء سير عمل» في أعلى الصفحة لإطلاق معاملة جديدة من النموذج مباشرة.

ما معنى «يحدد مشغّل سير العمل»؟

يعني أن المكلّف بالخطوة لا يُحدَّد في النموذج نفسه، بل يختاره الشخص الذي يبدأ المعاملة.

ماذا تعني أرقام «نشط» و«مكتمل» في ملخص النموذج؟

«نشط» عدد المعاملات الجارية حالياً على النموذج، و«مكتمل» عدد المعاملات التي انتهت.

ما المسار الافتراضي؟

هو المسار الذي يتبعه الإجراء عند النتيجة الإيجابية للخطوة، ويظهر في قسم «المسارات» بعنوان «عند النتيجة الإيجابية (المسار الافتراضي)».

كيف أنسخ النموذج أو أؤرشفه من صفحة التفاصيل؟

اضغط النقاط الثلاث «⋯» في أعلى الصفحة، واختر «النسخ» أو «الأرشفة» أو «بيانات النموذج» أو «الحذف».

الخلاصة

• صفحة تفاصيل النموذج تعرض الإجراء كما سينفّذه النظام فعلاً.
• الملخص يوضح عدد الخطوات والمعاملات النشطة والمكتملة والإصدار.
• كل خطوة لها تعليمات وعملية ومن يتولاها ومهلة ومسارات.
• المخطط يوضح بالأخضر مسار الموافقة وبالأحمر الرجوع عند الرفض.
• من الأعلى تبدأ سير عمل، أو تعدّل النموذج، أو تنسخه وتؤرشفه.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند