نماذج سير العمل في مستند: قوالب جاهزة لإجراءات منشأتك

نماذج سير العمل في مستند هي القوالب التي تصف إجراءات منشأتك المتكررة خطوةً بخطوة، مثل اعتماد حملة تسويقية أو طلب إجازة أو تسليم عهدة. تعرض صفحة «نماذج سير العمل» كل نموذج في بطاقة توضح حالته وإصداره وعدد خطواته ومعاملاته الجارية والمكتملة ومن يستطيع رؤيته. ومنها تبحث وتصفّي، وتعرض النماذج أو تعدّلها أو تنسخها أو تؤرشفها، وتنشئ نماذج جديدة.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يعرض الفيديو مكتبة النماذج، ويشرح معلومات البطاقة، ثم البحث والتصفية، ومثالاً عملياً بنموذج «اعتماد حملة تسويقية»، وخيارات قائمة النقاط الثلاث، وزر «إنشاء نموذج».

لماذا هذه الميزة؟

كل منشأة لديها إجراءات تتكرر يومياً: طلبات إجازة، واعتماد مشتريات، ومراجعة عقود، وتسليم عهد. وحين لا تكون هذه الإجراءات مكتوبة ومطبّقة بشكل موحّد، يجتهد كل موظف في طريقته: من يعتمد أولاً؟ ماذا يحدث إذا رُفض الطلب؟ من يُبلَّغ في النهاية؟

نموذج سير العمل يجيب عن هذه الأسئلة مرة واحدة. تحدد فيه الخطوات وترتيبها ونوع كل عملية ومن يتولاها ومهلتها ومسارها عند القبول أو الرفض. وبعد ذلك تُطلق منه أي عدد من المعاملات، وكلها تتبع الإجراء نفسه.

القيمة للمنشأة: توحيد الإجراءات، وقابلية القياس، وسهولة التدقيق والامتثال.

القيمة للفرد: يعرف الموظف الخطوات المطلوبة مسبقاً، ولا يحتاج إلى السؤال عن «الطريقة الصحيحة».

أين تجدها

1. افتح القائمة الجانبية.
2. اختر «المهام والمعاملات».
3. اضغط «نماذج سير العمل».

الرابط المباشر: https://app.mstnd.sa/workflow/templates

مفاهيم ومصطلحات

الخطوات بالتفصيل

الخطوة 1: تعرّف على مكتبة النماذج

صفحة «نماذج سير العمل» هي مكتبة القوالب الجاهزة لكل معاملات المنشأة. يظهر في أعلاها عدد النماذج، وتحتها أدوات البحث والتصفية، ثم بطاقات النماذج.

فكّر في هذه الصفحة على أنها «دليل الإجراءات» الرقمي لمنشأتك. كل بطاقة إجراء معتمد، وكل معاملة تُطلق منها تلتزم به.

الخطوة 2: اقرأ معلومات البطاقة

توضح كل بطاقة:

• الحالة: «نشط» أو «مسودة».
• الإصدار: مثل «الإصدار 1» أو «الإصدار 2».
• الاسم والوصف: مثل «طلب إجازة — الموارد البشرية» ووصف مختصر للإجراء.
• الأرقام: عدد الخطوات، وعدد المعاملات «قيد التنفيذ»، وعدد «مكتمل».
• الظهور: «مرئي للجميع» أو عدد المناصب التي تراه.
• المنشئ ووقت آخر تحديث.

وقد تظهر شارة «لم يُستخدم بعد» على النماذج التي لم تُطلق منها أي معاملة.

الخطوة 3: ابحث أو صفِّ النماذج

لديك ثلاث أدوات للوصول إلى النموذج المطلوب:

1. البحث باسم النموذج: اكتب جزءاً من الاسم، مثل «حملة»، فتظهر النماذج المطابقة.
2. التصفية بالمنصب: من القائمة «جميع المناصب» اختر منصباً لعرض النماذج المتاحة له.
3. «الفلاتر»: لتصفية النماذج بالحالة، مثل «نشط» أو «مسودة».

وبجانبها مبدّل للتنقل بين عرض البطاقات وعرض الجدول، وفي أسفل الصفحة خيار «لكل صفحة» لتحديد عدد النماذج المعروضة.

الخطوة 4: اقرأ مثالاً عملياً

لنأخذ نموذج «اعتماد حملة تسويقية — المبيعات». تخبرك بطاقته بما يلي:

ووصفه: «إعداد خطة حملة تسويقية ومراجعة محتواها وميزانيتها واعتمادها وتعميم انطلاقها». هذا الوصف يلخص المسار كاملاً، ولهذا يستحق أن يُكتب بعناية لكل نموذج.

الخطوة 5: استخدم قائمة «⋯»

اضغط النقاط الثلاث على البطاقة لتظهر الخيارات:

• عرض: يفتح صفحة تفاصيل النموذج بخطواته ومخططه.
• تعديل: يفتح منشئ الخطوات لتعديل النموذج.
• بيانات النموذج: لتعديل بيانات النموذج الأساسية.
• نسخ: ينشئ نسخة من النموذج لتبني عليها.
• أرشفة: يُخرج النموذج من الاستخدام مع الإبقاء عليه.
• حذف: يزيل النموذج.

الخطوة 6: أنشئ نموذجاً جديداً

اضغط «إنشاء نموذج» في أعلى الصفحة لتبني نموذجاً جديداً بالخطوات التي تحتاجها. ستكتب اسمه ووصفه وتحدد من يراه، ثم تنتقل إلى منشئ الخطوات لتصميم المسار.

الشرح الكامل لهذه العملية في دليل بناء نموذج سير العمل.

الخيارات وتأثيرها

سيناريوهات استخدام عملية

سيناريو: إدارة الجودة في مستشفى توحّد الإجراءات

الموقف: طلبات صيانة الأجهزة الطبية تمر بطرق مختلفة في كل قسم، وفريق الجودة يريد إجراءً موحّداً.

ما تفعله في مستند:

1. افتح «نماذج سير العمل» وابحث بكلمة «صيانة» للتأكد من عدم وجود نموذج سابق.
2. اضغط «إنشاء نموذج» وصمّم الخطوات: تقديم البلاغ، ثم مراجعة رئيس القسم، ثم اعتماد الهندسة الطبية.
3. انشر النموذج واجعله مرئياً للمناصب المعنية.

النتيجة: كل طلب صيانة يمر بالمسار نفسه، وتعرف إدارة الجودة عدد الطلبات الجارية والمكتملة من بطاقة النموذج.

سيناريو: شركة تجارية تنسخ إجراءً لفرع جديد

الموقف: نموذج «طلب إجازة — الموارد البشرية» يعمل جيداً، والمطلوب إجراء مشابه بخطوة إضافية لفرع آخر.

ما تفعله في مستند:

1. اضغط «⋯» على النموذج القائم واختر «نسخ».
2. افتح النسخة واختر «تعديل» لإضافة الخطوة الجديدة.
3. عدّل «بيانات النموذج» لتغيير الاسم والظهور.

النتيجة: إجراء جديد جاهز خلال دقائق، دون المساس بالنموذج الأصلي ومعاملاته الجارية.

سيناريو: إدارة تقنية المعلومات تراجع المسودات

الموقف: عدة نماذج بقيت «مسودة» منذ أشهر، منها نموذج «تسليم عهدة تقنية».

ما تفعله في مستند:

1. من «الفلاتر» اختر الحالة «مسودة».
2. لكل نموذج: افتحه بـ «عرض» وقرر هل يُستكمل وينشر أم يُحذف.
3. انشر ما اكتمل، واحذف ما لم يعد مطلوباً.

النتيجة: مكتبة نماذج نظيفة لا تحتوي إلا ما يُستخدم فعلاً.

سيناريو: مدرسة توقف إجراءً قديماً

الموقف: تغيّرت آلية اعتماد الرحلات المدرسية، والنموذج القديم لم يعد مناسباً.

ما تفعله في مستند:

1. أنشئ النموذج الجديد وانشره.
2. على النموذج القديم اضغط «⋯» ثم «أرشفة».

النتيجة: يختفي النموذج القديم من الاستخدام اليومي، وتبقى معاملاته السابقة مرجعاً.

علاقتها بالميزات الأخرى

• تفاصيل نموذج سير العمل: خيار «عرض» يفتح خطوات النموذج ومخططه، ومنها تبدأ سير عمل مباشرة.
• بناء نموذج سير العمل: زر «إنشاء نموذج» وخيار «تعديل» يفتحان منشئ الخطوات.
• المعاملات: كل معاملة مبنية على نموذج، ويمكن تصفية المعاملات حسب النموذج.
• تفاصيل المعاملة: مخطط المعاملة يعكس خطوات النموذج ومساراته.
• الهيكل التنظيمي: المناصب التي تحدد ظهور النماذج ومن يتولى خطواتها مصدرها الهيكل التنظيمي.
• بدء سير عمل على المستند: النماذج النشطة هي التي تختار منها عند بدء سير عمل على مستند.

نصائح وأفضل الممارسات

1. سمِّ النموذج بصيغة «الإجراء — الإدارة»، مثل «طلب إجازة — الموارد البشرية»، ليسهل البحث والتمييز.
2. اكتب وصفاً يلخص المسار كاملاً في جملة واحدة.
3. استخدم «نسخ» بدلاً من البناء من الصفر عندما يتشابه الإجراء الجديد مع إجراء قائم.
4. راجع المسودات شهرياً، وانشر ما اكتمل واحذف ما تُرك.
5. اجعل الظهور على مستوى المناصب المعنية فقط، إلا إذا كان الإجراء عاماً لكل الموظفين.
6. أرشف النماذج المتوقفة بدلاً من حذفها، لتبقى معاملاتها السابقة مفهومة.
7. راقب النماذج التي فيها معاملات «قيد التنفيذ» كثيرة ومكتمل قليل، فقد تكون فيها خطوة متعطلة.

تنبيهات وأخطاء شائعة

الأسئلة الشائعة

ما هو نموذج سير العمل في مستند؟

هو قالب يحدد خطوات إجراء متكرر في المنشأة، ونوع كل خطوة ومن يتولاها ومهلتها ومسارها، وتُطلق منه المعاملات الفعلية.

ما الفرق بين النموذج «النشط» و«المسودة»؟

النموذج النشط منشور ويمكن بدء معاملات منه، أما المسودة فما زالت قيد الإعداد ولم تُنشر بعد.

كيف أنسخ نموذج سير عمل قائماً؟

اضغط النقاط الثلاث «⋯» على بطاقة النموذج واختر «نسخ»، ثم عدّل النسخة بما يناسب الإجراء الجديد.

كيف أبحث عن نموذج معين؟

اكتب اسم النموذج أو جزءاً منه في حقل البحث، أو صفِّ بالمنصب من القائمة «جميع المناصب»، أو بالحالة من «الفلاتر».

ماذا تعني الأرقام على بطاقة النموذج؟

تعرض عدد خطوات النموذج، وعدد المعاملات الجارية عليه «قيد التنفيذ»، وعدد المعاملات «مكتمل».

ما معنى «مرئي للجميع» و«1 مناصب»؟

«مرئي للجميع» يعني أن النموذج متاح على مستوى المؤسسة، و«1 مناصب» يعني أنه متاح لمنصب واحد محدد فقط.

هل الأرشفة مثل الحذف؟

لا، الأرشفة تُخرج النموذج من الاستخدام مع الإبقاء عليه، أما الحذف فيزيله. الأرشفة أنسب للإجراءات المتوقفة.

كيف أنشئ نموذج سير عمل جديداً؟

اضغط «إنشاء نموذج» في أعلى الصفحة، واكتب الاسم والوصف وحدد الظهور، ثم صمّم الخطوات في منشئ الخطوات.

الخلاصة

• نماذج سير العمل تحوّل الإجراءات المتكررة إلى قوالب موحّدة.
• البطاقة تلخص الحالة والإصدار والخطوات والمعاملات الجارية والمكتملة والظهور.
• البحث وقائمة المناصب و«الفلاتر» توصلك للنموذج المطلوب بسرعة.
• قائمة «⋯» تجمع العرض والتعديل وبيانات النموذج والنسخ والأرشفة والحذف.
• «إنشاء نموذج» نقطة البداية لأي إجراء جديد.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند