دليل مستند الشامل: جولة كاملة في نظام إدارة المستندات الذكي

مستند نظام سحابي عربي لإدارة المستندات، يجمع مستندات المنشأة ومعاملاتها ومراسلاتها في مكان واحد، ويستعين بالذكاء الاصطناعي في تحليلها والبحث فيها. يغطي النظام دورة العمل كاملة: بناء الهيكل التنظيمي والصلاحيات، وتنظيم المجلدات، والرفع والمسح الضوئي، والتوقيع والختم الموثّقين عبر نفاذ، وسير العمل والمهام، والمراسلات الإدارية والتعاميم، والتقارير، والأرشفة وسياسات الاحتفاظ. هذا الدليل خريطة لكل ذلك، ويقودك إلى 72 شرحاً تفصيلياً مرتبة بترتيب الجولة الشاملة.

نظرة سريعة

شاهد الشرح بالفيديو

يأخذك الفيديو في عشر دقائق تقريباً في جولة كاملة داخل مستند، من إنشاء الحساب وأول دخول، مروراً بلوحة التحكم والهيكل التنظيمي والمجلدات وصفحة المستند والبحث وسند، ثم المراسلات وسير العمل والمهام والتقويم والتعاميم والجهات الخارجية ونفاذ والتكاملات والتقارير والأرشيف، وانتهاءً بالإعدادات.

ما هو مستند؟

مستند نظام إدارة مستندات (Document Management System) مصمم للمنشآت في السوق السعودي، وواجهته عربية بالكامل. الفكرة الأساسية بسيطة: كل ورقة تدخل المنشأة أو تخرج منها، وكل قرار يُتخذ عليها، يجب أن يكون له مكان معروف، وصاحب واضح، وسجل يوثّق ما حدث له.

يقوم النظام على أربع ركائز:

1. التنظيم: هيكل تنظيمي يطابق الواقع، ومجلدات مرتبطة به، وصلاحيات دقيقة لكل دور.
2. الإجراءات: سير عمل بخطوات واضحة، ومهام بمسؤولين ومواعيد، ومراسلات صادرة وواردة، وتعاميم بإقرار.
3. الموثوقية: توقيع وختم إلكترونيان، وتحقق من الهوية عبر نفاذ الوطني الموحّد، وعلامة مائية، وسجل نشاط لكل حركة.
4. الذكاء: وكيل يحلّل المستندات ويستخرج بياناتها، وبحث داخل المحتوى وبالوصف، ومساعد ذكي اسمه «سند» تحادثه بلهجتك.

رحلة العمل في مستند

تتبع الأقسام التالية ترتيب الجولة الشاملة. كل قسم يشرح موديولاً واحداً وقيمته، ثم يعرض جدولاً بمقالاته التفصيلية. يمكنك قراءة الدليل من أوله إلى آخره، أو الانتقال مباشرة إلى الموديول الذي يهمك.

البداية: إنشاء الحساب وأول دخول

تبدأ رحلتك بإنشاء حساب منشأتك. تتحقق من بريدك الإلكتروني ورقم جوالك، وتعرّف النظام بنفسك وبشركتك وقطاعها وحجمها، ثم تختار أهدافك وقالب الهيكل التنظيمي المناسب لقطاعك وهيكل المجلدات الأولي. بعد مراجعة الطلب وقبوله تسجّل دخولك، وتختار منشأتك، وتمر بجولة تعريفية وخطوات «ابدأ الآن» لتجهيز المنشأة.

قيمة هذه المرحلة أنك لا تبدأ من صفحة فارغة. القوالب التي تختارها أثناء التسجيل تمنحك هيكلاً ومجلدات تناسب قطاعك من اليوم الأول.

لوحة التحكم: كل ما ينتظرك في شاشة واحدة

أول ما يستقبلك بعد الدخول لوحة التحكم. تعرض بطاقات «بانتظارك اليوم» لكل نوع من العمل: مراسلات واعتمادات وتوقيعات ومهام وتعاميم، مع عدد المتأخر من كل نوع. وتحتها أجندة الإجراءات لأسبوعك يوماً بيوم، ونشاط المستندات، و«سير عملي»، و«توصيات سند»، و«تحتاج انتباهك»، و«نشاط فريقي».

لوحة التحكم هي نقطة البداية اليومية لكل مستخدم، ومنها تصل إلى بقية الموديولات بزر الإجراء المباشر في كل عنصر.

المستخدمين والأدوار: الهيكل والصلاحيات

قبل أن ترفع أي مستند، تبني هيكلك الإداري كما هو على أرض الواقع. تنشئ الأقسام والفرق، وتحدد المدراء والقادة والأعضاء، وترى ذلك كله في مخطط تنظيمي تفاعلي. ثم تدير المستخدمين: تدعوهم فرادى أو دفعة واحدة، وتسند لكل منهم دوراً ومنصباً في الهيكل.

الأمان هنا قائم على الأدوار. هناك أدوار أساسية، ويمكنك إنشاء أدوار مخصصة تختار صلاحياتها من قائمة مصنفة. وكل حركة في النظام تُسجَّل في سجل النشاط: من فعل ماذا ومتى. هذا الموديول هو الأساس الذي تقوم عليه المجلدات والمشاركة والتوجيه في سير العمل.

المجلدات والمستندات: التنظيم والإضافة

المجلدات في مستند ثلاث مساحات: «المساحة الشخصية»، ومجلدات «الهيكل التنظيمي» لكل إدارة، و«مشارك معي». عند إنشاء مجلد تحدد اسمه ووصفه ودرجة سريته ولونه وأيقونته، وتعرض محتواه بطاقات أو قائمة أو جدولاً أو شجرة. وداخل المجلد تنفذ إجراءات جماعية على عدة ملفات، وتحاور الذكاء الاصطناعي عن كل ملفات المجلد.

وإضافة المستندات مرنة: ترفع من جهازك بالسحب والإفلات، أو تستورد من رابط، أو تنشئ مستنداً بمحررات مستند، أو تبدأ من قالب جاهز، أو تمسح الورق ضوئياً بالكاميرا فيتحول إلى PDF، أو تستورد ملفاً مضغوطاً كاملاً وتصدّر محتوى مجلد.

صفحة المستند: كل ما تفعله على المستند في مكان واحد

صفحة المستند هي قلب النظام. في وسطها العارض، وفي أعلاها شريط الإجراءات: تحميل، وطباعة، ومشاركة، وتحليل، وترجمة، وتوقيع، وسير عمل، وغيرها. وعلى جانبها لوحة بتبويبات: التفاصيل، والبيانات الوصفية، والوكيل الذكي، والإصدارات، والتعليقات، والمحادثة.

من هذه الصفحة تشارك المستند داخلياً أو برابط عام أو مع جهة خارجية، وتعيّن له تذكيراً ووسوماً وتصنيفات، وتنقله وتؤرشفه، وتغيّر درجة سريته وحالته. ويحلّله وكيل المستندات الذكي فيستخرج نصه وملخصه وكياناته ويقترح إجراءات تطبقها بضغطة. وتترجمه مع الحفاظ على تنسيقه، وتتابع إصداراته وسجل عملياته، وتناقش فريقك بالتعليقات، وتسأل سند عن محتواه. وأخيراً توقّعه وتختمه بتحقق عبر نفاذ، أو تطلق عليه سير عمل للاعتماد.

البحث المتقدم: اعثر على أي مستند

البحث في مستند لا يقتصر على أسماء الملفات. «البحث النصي» يبحث داخل المحتوى، حتى في الملفات الممسوحة ضوئياً، ويظلل المطابقات في الصفحات، ويتيح تضييق النتائج بالفلاتر وحفظ البحث للعودة إليه. و«البحث الوصفي» يتيح لك أن تصف المستند الذي في بالك بلغتك الطبيعية، فيرتب الذكاء الاصطناعي النتائج بنسبة التطابق ويشرح سببها. وهناك بحث بالقيم المستخرجة من نماذج البيانات الوصفية.

سند – المساعد الذكي: اطلب بلغتك

«سند» مساعدك الذكي داخل مستند. تكتب له طلبك بلهجتك، مثل أن يبحث عن مستند معين ويلخصه، فيبحث ويسألك للتوضيح إذا احتاج، ثم يعطيك الملخص بأهم النقاط. وينفذ أوامر أيضاً، مثل إنشاء مجلد، مع إمكانية التراجع. محادثاتك السابقة محفوظة، ويمكنك بدء محادثة جديدة لكل موضوع.

المراسلات الإدارية: الصادر والوارد

موديول المراسلات الإدارية يدير الصادر والوارد بشكل رسمي. في أعلاه مؤشرات للإجمالي والوارد والصادر والمسودات والمرسلة وما يتطلب رداً، وتحته جدول بفلاتر متقدمة وإمكانية التجميع حسب المحادثة.

تنشئ مراسلة صادرة أو واردة، داخلية أو خارجية، وتحدد الجهة المستقبلة والمسؤولين عن المتابعة ودرجة السرية والموضوع والنص، وموعد الرد إن كانت تتطلب رداً. ويُختم على المرفق ملصق رقمي بالباركود ورمز QR ورقم الصادر وتاريخه. ثم تتابع المراسلة حتى إغلاقها، وتردّ عليها فينضم الرد إلى سلسلتها.

المهام والمعاملات: سير العمل والتنفيذ

للإجراءات المتكررة تبني نماذج سير عمل بخطوات واضحة. لكل خطوة نوع عملية، مثل المراجعة أو الاعتماد أو التوقيع أو الختم أو الإنشاء، ولكل خطوة مسؤول ومهلة وتعليمات، ومسار عند القبول وآخر عند الرفض. بعدها تبدأ المعاملة من أي نموذج، وتتابع تقدمها خطوة بخطوة في مخطط المسار، وترى المتأخر منها وملفاتها وسجلها.

والمهام هي الوحدة التنفيذية. تعرضها جدولاً أو بطاقات أو إحصائيات، وتنشئ مهمة بأولوية وموعد ونوع عملية، وتربطها بالمستندات، وتوجهها لإدارة وتكلف موظفاً. ثم ينفذها المكلف: يبدأ التنفيذ، ويعاين الملف، ويعتمد أو يرفض، ويتم المهمة، والسجل يوثّق كل شيء.

التقويم: مواعيدك في مكان واحد

يجمع التقويم كل ما له موعد: المهام والتعاميم والتذكيرات وانتهاء المستندات والمراسلات والدعوات. تعرضه بالميلادي أو الهجري أو بالاثنين معاً، وتبدّل بين عرض الشهر والأسبوع واليوم والقائمة والجدول الزمني، وتخفي أي نوع من الأحداث أو تظهره. ومن لوحة اليوم تنفذ إجراءات سريعة، مثل تحديد تذكير كمكتمل.

التعاميم: قرارات تصل للجميع

التعاميم وسيلة إيصال القرارات والسياسات إلى المنشأة كلها أو إلى وحدات ومناصب محددة. عند الإنشاء تحدد نوع الإجراء المطلوب: للعلم، أو للإقرار، أو للتوقيع، وترفق المستندات، وتضبط إعدادات مثل السماح بالتعليقات والإشعار بالبريد وإعادة الإرسال التلقائي، ثم تنشر. وبعد النشر ترى من اطّلع ومن أقرّ ومن لم يفعل، وترسل تذكيراً لمستلم محدد أو للمتأخرين جميعاً.

جهات الاتصال الخارجية: دليل جهاتك

تحتفظ في مستند بدليل للعملاء والموردين والجهات التي تتعامل معها: بياناتها الأساسية ومعلومات الاتصال والعمل والأشخاص الرئيسيين والعناوين، مع تنظيمها حسب القطاع. ولكل جهة ملف يجمع المستندات والمجلدات المرتبطة بها. ومن هذا الدليل تختار الجهة عند المشاركة الخارجية أو عند إنشاء مراسلة.

التكاملات: اربط مستند بأدواتك

يتكامل مستند مع Google Drive وOneDrive لاستيراد الملفات، ومع تقويم Google وOutlook لمزامنة المواعيد. وتعرض صفحة التكاملات أيضاً تكاملات متاحة عبر REST API وWebhooks مع أنظمة مثل تخطيط الموارد وإدارة العملاء، ويوصلك زر «استعرض إمكانية الربط» بفريق مستند لتفعيلها. وللربط البرمجي المباشر توجد صفحة «تكامل API» في الإعدادات.

التقارير: قرارات مبنية على أرقام

مركز التقارير يجمع تقارير النظام حسب الأقسام: المستندات والمجلدات، والمراسلات، والمهام، والمعاملات، والتعاميم، والمستخدمين. ولوحة التحليلات تعرض أبرز الرسوم البيانية في شاشة واحدة. وفي صفحة كل تقرير تصفّي البيانات فتتحدث المؤشرات والرسوم مباشرة، وتصدّرها إلى Excel أو CSV أو PDF، أو تجدولها لتتولد وتُحفظ في مجلد تختاره بشكل دوري مع إشعار.

الأرشيف: الأرشيف الرقمي وسلة المحذوفات

الأرشيف الرقمي يحفظ المستندات والمجلدات المؤرشفة مع تاريخ الأرشفة ومن أرشفها وسببها، ومنه تستعيد أي عنصر إلى مجلده بعد كتابة سبب الاستعادة. وسلة المحذوفات تحفظ ما حُذف مع تاريخ حذفه ومجلده الأصلي، فتستعيده أو تحذفه نهائياً، فرادى أو دفعة واحدة. ويكتمل هذا الموديول بسياسة «الأرشفة التلقائية» في الإعدادات.

الإعدادات: تحكم كامل بمنشأتك

من الإعدادات تتحكم في كل ما يخص منشأتك. تضبط بياناتها، وتنسيق التاريخ والوقت بالهجري والميلادي، والمظهر والهوية بألوانك وشعارك، وهوية البريد الذي تخرج منه الإشعارات. وتضبط سلوك الذكاء الاصطناعي في التحليل وتصنيف السرية، وقاموس مصطلحات الترجمة، ومكتبة نماذج البيانات الوصفية، والأختام الرسمية.

وفي الإعدادات أيضاً أدوات الحوكمة: الوثائق المهمة التي ينبهك النظام قبل انتهائها، والترقيم التلقائي الموحد لكل مجلد، والعلامة المائية الذكية، والأرشفة التلقائية بسياسات الاحتفاظ والحجوزات القانونية، وربط نفاذ الوطني الموحّد لتوثيق الدخول والتوقيع، ومفاتيح تكامل API.

كيف تترابط الموديولات

الموديولات في مستند ليست شاشات منفصلة، بل حلقات في رحلة واحدة. لتوضيح ذلك، تتبّع معنا عقد توريد في شركة تجارية من لحظة وصوله حتى أرشفته.

1. الوصول والتسجيل. يصل العقد من المورّد ضمن مراسلة واردة. يسجّلها مسؤول الاتصالات الإدارية من مراسلة جديدة، ويرفق العقد، ويحدد المسؤولين عن المتابعة. يُختم على المرفق الملصق الرقمي، وتُضاف العلامة المائية الذكية حسب إعدادات المنشأة.

2. الحفظ والترقيم. يُحفظ العقد في مجلد العقود الخاص بالإدارة، فيأخذ رقمه تلقائياً حسب قاعدة ترقيم المستندات للمجلد.

3. التحليل والتصنيف. حسب الذكاء ومعالجة المستندات يحلّل وكيل المستندات الذكي العقد، فيستخرج نصه والجهات والمبالغ والتواريخ، ويقترح درجة السرية وتاريخ الانتهاء والتصنيفات. ثم تُستخرج قيم الحقول من خلال البيانات الوصفية، مثل اسم المورّد وقيمة العقد.

4. الاعتماد. من صفحة المستند يُطلق سير عمل على المستند من نموذج «اعتماد عقد». تصل الخطوة الأولى إلى المراجع القانوني كمهمة في المهام، فيعتمد أو يرفض من تنفيذ المهمة. ويتابع المدير تقدم المعاملة من تفاصيل المعاملة ومن «سير عملي» في لوحة التحكم.

5. التوقيع والختم. في خطوة التوقيع يوقّع المدير المخوّل من التوقيع، ثم يُطبَّق الختم الرسمي من الختم، وكلاهما موثّق عبر نفاذ الوطني الموحّد.

6. الإرسال للطرف الآخر. يُشارك العقد الموقّع مع المورّد من المشاركة الخارجية بكلمة مرور وتاريخ انتهاء وصلاحية التوقيع، مع طلب التحقق عبر نفاذ، والمورّد مسجّل مسبقاً في جهات الاتصال الخارجية.

7. المتابعة. يُعيَّن تذكير قبل انتهاء العقد، فيظهر الموعد في التقويم، وينبّه قسم «تحتاج انتباهك» في لوحة التحكم عند اقترابه. وأي سؤال لاحق عن بنود العقد يُطرح على سند من محادثة سند حول المستند، وأي بحث عنه يتم من البحث في النص أو وكيل البحث الذكي.

8. القياس. يظهر العقد ومعاملته في مركز التقارير، فتتابع الإدارة أعداد المستندات والمعاملات وحالتها، وتصدّر التقارير أو تجدولها.

9. نهاية الدورة. بعد انتهاء العقد ومدة الاحتفاظ المقررة، تنقله الأرشفة التلقائية إلى الأرشيف الرقمي. وإذا نشأ نزاع مع المورّد، يُوضع على مجلده حجز قانوني يستثنيه من كل مراحل الاحتفاظ حتى يُرفع.

في هذه الرحلة لم يغادر العقد النظام لحظة، وكان لكل خطوة فيها مسؤول، وسجل في الإصدارات وسجل العمليات والنشاط.

من أين تبدأ حسب دورك

الأسئلة الشائعة

ما هو نظام مستند؟

مستند نظام سحابي عربي لإدارة المستندات، يجمع مستندات المنشأة ومعاملاتها ومراسلاتها في مكان واحد، ويستعين بالذكاء الاصطناعي في تحليلها والبحث فيها، مع توقيع وختم موثّقين عبر نفاذ.

كيف أبدأ استخدام مستند؟

أنشئ حساب منشأتك من صفحة التسجيل، وبعد قبول الطلب سجّل دخولك واختر منشأتك وأكمل خطوات «ابدأ الآن»، ثم ابنِ هيكلك التنظيمي وادعُ فريقك.

هل يدعم مستند التاريخ الهجري؟

نعم، يمكنك تفعيل التاريخ الميلادي أو الهجري أو الاثنين معاً من إعدادات «التاريخ والوقت»، ويعرض التقويم الأحداث بالتقويمين.

هل يمكن البحث داخل محتوى المستندات الممسوحة ضوئياً؟

نعم، «البحث النصي» يبحث في أسماء الملفات ومحتواها النصي ويظلل المطابقات في الصفحات، و«البحث الوصفي» يجد المستند من وصفك له بلغتك الطبيعية.

هل التوقيع الإلكتروني في مستند موثّق؟

يمكن ربط التوقيع والختم والاعتماد والرفض بالتحقق عبر نفاذ الوطني الموحّد، فيصبح كل إجراء موثّقاً بهوية صاحبه المؤكدة.

هل يمكن مشاركة مستند مع جهة خارج المنشأة بأمان؟

نعم، من «المشاركة الخارجية» تشارك المستند مع جهة من دليل جهات الاتصال بإشعار بالبريد أو واتساب، مع كلمة مرور وتاريخ انتهاء وصلاحيات محددة، وتحقق عبر نفاذ عند الحاجة.

ما هو «سند»؟

سند هو المساعد الذكي داخل مستند. تكتب له طلبك بلهجتك فيبحث عن المستندات ويلخصها، وينفذ أوامر مثل إنشاء مجلد مع إمكانية التراجع.

كيف تُدار الاعتمادات في مستند؟

تُبنى نماذج سير عمل بخطوات لكل منها نوع عملية ومسؤول ومهلة ومسار عند الرفض، ثم تبدأ المعاملة من النموذج أو من صفحة المستند، وتصل كل خطوة إلى المكلّف بها كمهمة.

هل يمكن ربط مستند بأنظمة أخرى؟

نعم، يتكامل مع Google Drive وOneDrive وتقويم Google وOutlook، ويوفر واجهة برمجية بمفاتيح وقائمة عناوين IP مسموحة، إضافة إلى تكاملات متاحة يُفعّلها فريق مستند.

ماذا يحدث للمستندات القديمة؟

تُنقل وفق سياسة «الأرشفة التلقائية» بمراحل أرشفة ثم مهملات ثم إتلاف نهائي، مع تنبيهات مسبقة وقواعد لكل مجلد وحجوزات قانونية وطلب موافقة قبل الحذف، ويمكن استعادة المؤرشف من الأرشيف الرقمي.

الخلاصة

• مستند يغطي رحلة المستند كاملة: من الوصول والحفظ إلى الاعتماد والتوقيع والإرسال والمتابعة والأرشفة.
• الأساس هو الهيكل التنظيمي والأدوار والصلاحيات، وعليه تُبنى المجلدات والمشاركة والتوجيه.
• صفحة المستند مركز كل الإجراءات، والذكاء الاصطناعي حاضر فيها بالتحليل والبيانات الوصفية والترجمة والمحادثة.
• سير العمل والمهام والمراسلات والتعاميم تحوّل الإجراءات الورقية إلى مسارات موثّقة بمسؤولين ومواعيد.
• الإعدادات تمنحك الحوكمة: الهوية، والترقيم، والعلامة المائية، ونفاذ، والأرشفة التلقائية.
• ابدأ من جدول «من أين تبدأ حسب دورك»، ثم تعمّق في مقالات كل موديول.

جرّب الآن مجاناً: أنشئ حساب منشأتك في مستند